С 1 января 2026 года вступают в силу ключевые положения Федерального закона от 06.12.2021 № 409-ФЗ, которые кардинально меняют правила игры для участников электронного документооборота (ЭДО).
Теперь для компаний, которые используют ЭДО для кадровых документов, процесс ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами, в том числе с Положением об оплате труда, должен быть выстроен по новым, цифровым стандартам. Простая рассылка PDF-файлов по электронной почте или отметка в бумажном журнале больше не имеют юридической силы, если ваша компания работает в ЭДО.
Почему старые методы больше не работают?
До 2026 года широко использовались два метода:
- Бумажный журнал ознакомления. Сотрудник ставил подпись в специальном журнале или на листе ознакомления.
- Электронная рассылка с запросом подтверждения. Сотруднику отправляли файл Положения на email с просьбой ответить «согласен» или поставить галочку в корпоративном портале.
С точки зрения нового закона, оба этих способа, если компания является участником ЭДО, не создают юридически значимого факта ознакомления. Они не гарантируют, что сотрудник получил именно ту версию документа, которую отправил работодатель, и не обеспечивают неизменность и подтверждённость его согласия.
Новый обязательный стандарт
Согласно части 4 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ (в новой редакции, вступивший в силу с 01.01.2026), ознакомление работника с локальным нормативным актом в форме электронного документа считается проведённым, если он подписал этот документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Что это значит на практике?
- Работодатель утверждает и подписывает Положение об оплате труда своей КЭП.
- Положение в виде структурированного электронного документа (как правило, в формате XML) направляется сотруднику через оператора кадрового электронного документооборота (КЭДО), поддерживающего новый стандарт.
- Сотрудник в своем личном кабинете у оператора КЭДО должен не просто открыть и прочитать файл, а подписать его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Проставление любой иной отметки («ознакомлен», «согласен») не будет считаться надлежащим ознакомлением.
Без этой завершающей подписи сотрудника электронный экземпляр Положения не имеет полной юридической силы в отношениях между ним и работодателем.
Пошаговый алгоритм действий на 2026 год
- Действие новых правил обязательно только для участников кадрового ЭДО. Если вы обмениваетесь с сотрудниками кадровыми документами на бумаге, можно продолжать использовать журналы ознакомления.
- Убедитесь, что оператор (например, Nopaper) технически готов работать по новому регламенту и поддерживает процесс двустороннего подписания документов КЭП.
- Каждому сотруднику, которого нужно ознакомить с электронным Положением, необходимо оформить личную квалифицированную электронную подпись.
- Внесите изменения во внутренний документооборот, закрепив новый электронный порядок ознакомления с локальными актами. Обучите сотрудников, особенно HR-специалистов и руководителей.
- Через систему КЭДО направьте подписанное вами Положение сотрудникам и проконтролируйте факт его подписания их КЭП. Система автоматически зафиксирует дату и время, создав неоспоримое доказательство.
Риски и последствия несоблюдения новых правил
Несоблюдение нового порядка ознакомления в условиях работы в ЭДО делает Положение об оплате труда уязвимым. В случае судебного спора (например, о невыплате премии или надбавки) сотрудник может оспорить применение к нему норм Положения, сославшись на то, что он не был с ним надлежаще ознакомлен. Суд может встать на его сторону, обязав работодателя произвести перерасчет.
Для компаний в ЭДО 2026 год становится точкой перехода на полностью цифровой и юридически безупречный кадровый документооборот. Ознакомление с Положением об оплате труда через подписание КЭП — это новая норма, обеспечивающая прозрачность, безопасность и защиту интересов обеих сторон трудовых отношений. Начинать подготовку к этим изменениям стоит уже сегодня.