Какие технологии внедряют УК сегодня
Чаще всего управляющие компании используют ИТ для сбора показаний счётчиков, приёма заявок и начисления квартплаты. Приведем несколько примеров.
Лига ЖКХ (управляет многоквартирными домами в Екатеринбурге)
Компания запустила приложение и личный кабинет, через которые жители вносят квартплату, делают заявки на вызов мастера, оценивают работы. Для прозрачности у каждого дома отдельный счет и публикация расходов на сайте. В сервисе Конструктор подъездов жильцы проектируют ремонт и видят его стоимость. Итог: выросло доверие жителей, потому что им стало проще достучаться до УК, они могут контролировать расходы на содержание дома.
РВК Воронеж (обеспечивает дома питьевой водой)
Чтобы стать прозрачнее и повысить качество услуг, внедрили:
- систему Управление мобильными бригадами (фиксация работ фото/видео/аудио);
- умный учёт воды (дистанционный мониторинг);
- онлайн‑сервисы (личный кабинет, электронная очередь, Электронная приёмная , FAQ);
- онлайн‑заявки на услуги.
Эффект: снижение издержек, бесконтактные услуги, точный учёт, быстрая обработка заявок.
ЖКХ Сиверский (управляет многоквартирными домами в Ленинградской области)
В компании используют:
- мессенджеры (оперативная связь);
- CRM-систему (приём и обработка заявок, статистика);
- видеоконференции (онлайн‑консультации).
Также установлены АИТП с погодным регулированием, за счет которых снизилось потребление ресурса на 15 %, устранены перетопы , улучшилось качество горячего водоснабжения.
Искусственный интеллект в ЖКХ
В ЖКХ очень много рутины. К примеру, обработка сотен обращений от жильцов. Каждое нужно изучить, подготовить ответ и согласовать его. На все уходит от 2 до 6 недель.
А как это происходит, если обращение обрабатывает ИИ?
- В первую очередь технология собирает дополнительную информацию по обращению, которую сотрудник может упустить.
- Затем ИИ классифицирует запрос и передает его в нужное подразделение с определенным сроком исполнения.
- Если запрос типовой, то искусственный интеллект готовит черновик ответа. ИИ может из базы данных поднять историческую справку как раньше решались подобные обращения и на основе этого подготовить вариант письма. Жители быстрее получат ответ, а у сотрудников высвободится время для решения более сложных задач.
Другой пример диспетчерская служба, которой часто не хватает информации для быстрой и эффективной обработки заявок. ИИ автоматизирует процесс, анализируя данные о текущей загрузке и местоположении ремонтных бригад и прочего персонала.
Илья Петухов
руководитель проектов развития AI-продуктов компании Directum
Диспетчеры тратят много времени на ручную сортировку заявок и коммуникацию с различными командами, это задерживает реакцию на инциденты. А система с искусственным интеллектом может распределять обращения жителей на основе приоритета и доступных ресурсов. Применение ИИ в этом бизнес-процессе сокращает сроки реагирования и улучшает качество обслуживания.
Искусственный интеллект незаменим для анализа больших объемов данных, собранных от жителей и систем ЖКХ. Недостаток аналитической информации приводит к частым авариям, неоперативной реакции и жалобам от жильцов. А с помощью предиктивной аналитики УК могут выявлять закономерности в обращениях граждан, прогнозировать возможные сбои в инфраструктуре и принимать меры до возникновения проблем.
Цифровые кадровые процессы в ЖКХ
Технологии помогают не только управлять домами, но и облегчить управление непосредственно самой УК. Например, оптимизировать кадровые процессы. В компаниях ЖКХ сотни офисных и полевых работников, все они ходят в отпуска, пишут заявления, устраиваются на работу и увольняются.
Айрат Сибгатуллин
директор продукта Directum HR Pro
КЭДО позволяет дотянуться до каждого производственного работника мастера, слесаря, уборщицы. Это сотрудники, которых нужно вызывать в офис для подписания внутренних документов. Для небольших УК в этом нет ничего сложного, но для крупных, территориально-распределенных управляющих компаний с большим штатом такое взаимодействие становится проблемой. Найти человека, договориться о визите в офис, подписать кипу накопленных бумаг непростая задача, требующая массы накладных расходов. КЭДО эту проблему с легкостью закрывает.
Также не стоит забывать и об удобстве для самих работников. В условиях кадрового голода, характерного и для сферы ЖКХ, соискатели будут отдавать предпочтение работодателю, обеспечивающему не только должный уровень дохода и условий труда, но и удобство взаимодействия между сотрудником и работодателем. А это уже конкурентное преимущество и прямое влияние на повышение качества обслуживания жилого фона, что в свою очередь является конкурентным преимуществом самих УК на рынке оказания услуг.
Электронный архив с удобным поиском
Кто бывал в управляющей компании, наверняка видел огромные шкафы с договорами, протоколами собраний, обращениями жителей, техническими паспортами домов, реестрами собственников, актами, приказами. Список большой, объем документов огромный, срок хранения немаленький. А чтобы найти необходимую информацию нужно очень много времени.
Другое дело хранение этих документов в электронном архиве. Чем он удобен кроме того, что позволяет постепенно избавиться от бумажных документов и освободить рабочие пространства?
- Централизованное хранение разнородных документов
- объединяет электронные документы, сканы бумажных оригиналов, финансовую отчётность, документы по личному составу, договоры и др.;
- подходит для структур с разветвлённой сетью (например, для УК с филиалами и множеством объектов).
- Систематизация и удобная навигация
- документы группируются по фондам;
- мгновенный доступ к нужному файлу благодаря удобному поиску;
- автоматизированное формирование описей и учётных записей при передаче документов в архив.
- Соблюдение сроков хранения и юридическая защищённость
- сохраняет на десятки лет юридическую значимость документов, подписанных ЭП;
- отслеживает сроки хранения для каждого документа и подсказывает, когда можно инициировать уничтожение;
- исключает случайное или преждевременное уничтожение документов, защищает от изменений;
- обеспечивает читаемость файлов даже при смене форматов и технологий.
Светлана Азарова
методолог-аналитик компании Directum
Предположим, в организации накопилось очень много договоров со сроком хранения 15 лет. Чтобы разобраться, какие можно уничтожить, сотрудник вручную перебирает папки, сверяет даты. Процесс рутинный, но долгий и чреватый ошибками. А электронный архив автоматизирует все действия: система сама отслеживает сроки и подсказывает, когда нужна экспертиза ценности. Потому что документ нельзя уничтожить лишь по истечении срока, нужно оценить его значимость. Например, у доверенности срок хранения 5 лет, а у подписанного на основании этой доверенности договора 15 лет. Уничтожив документ, вы не сможете доказать правомочность подписания контракта.
- Разграничение доступа и защита данных
- права доступа настраиваются по ролям;
- аудит действий: фиксируется, кто и когда обращался к документу.
- Готовность к проверкам и спорам
- мгновенное предоставление документов для инспекций;
- прозрачность передачи документов между подразделениями (с фиксацией ответственности);
- формирование стандартизированных отчётов и статистики по всему архиву.
Любое решение эффективнее в комплексе
Вернемся к цифрам. Если 80% УК уже внедрили те или иные технологии, почему качество работы управляющих компаний все еще вызывает бурную критику собственников жилья? Потому что автоматизация отдельного вида работ не равна цифровой трансформации в целом. Например, тот же электронный архив не будет эффективен без цифровизации всего документооборота и связанных с ним процессов.
Светлана Азарова
методолог-аналитик компании Directum
Нельзя навести порядок в архиве, если в текущих процессах хаос. Поэтому в первую очередь нужно цифровизировать делопроизводство: выстроить работу с входящими, исходящими, внутренними потоками документов компании, отрегулировать весь цикл договорной работы, перейти на кадровый электронный документооборот, регламентировать использование электронной подписи. В этом и суть экосистемного подхода все элементы связаны в единую цепочку: от создания документа до его хранения. Это даёт полный контроль, экономит время на поиск и исключает потерю важной информации.
Но и это еще не все. Можно внедрить решение для одного процесса, потом для другого, и так далее. Если технологии на разных платформах и не могут взаимодействовать друг с другом, получится зоопарк систем , который нивелирует эффект от цифровых перемен.
Илья Сотонин
генеральный директор онлайн-платформы Doma.ai
Для успешной цифровизации в сфере ЖКХ, как и в любой другой, важна интеграция всех со всеми. Никто не может создать универсальный продукт, подходящий под все нужды. Простой пример: умный дом, который включает умные счетчики, зарядные станции, домофоны, шлагбаумы, доски объявлений и прочее. Это становится стандартом для жилых комплексов, но часто отдельные функции не очень хорошо между собой связаны, нет целостности. Так или иначе нужно все коннектить . И те компании, которые это поняли, готовы не закрываться в своей коробочке, а работать с другими, конечно, будут выигрывать
Почему УК не хотят вооружиться преимуществами цифровизации
Эксперты говорят: УК сопротивляются технологиям из‑за финансовых, кадровых, законодательных и технических проблем. Еще одна причина в устоявшейся практике: организации привыкли оперировать бумажными документами и вести учёт вручную.
Юлиан Хакимов
внештатный советник Министра ЖКХ Республики Башкортостан
Руководители высшего и среднего звена часто боятся изменений и не хотят учиться новому. Они предпочитают работать по старым схемам, даже если это менее эффективно. Кроме того, управленцы ЖКХ считают, что внедрение информационных технологий слишком дорогое удовольствие. Действительно, первоначальные вложения могут быть значительными. Но практика показала они быстро окупаются за счет экономии на операционных расходах, повышения эффективности работы и иных показателей.
И все же рано или поздно цифровизация в ЖКХ станет неизбежной государство активно стимулирует переход:
- в 2025 г. утверждены стандарты умного дома и требования к системам управления зданиями;
- с 1 марта 2025 г. документация собраний собственников направляется через Госуслуги, а голосования через ГИС ЖКХ;
- 24 июля 2025 г. принята Концепция цифровизации МКД до 2030 г. она нацелена на единую цифровую экосистему для всех участников рынка.
Да и сами жильцы многоквартирных домов будут предпочитать управляющие компании, которые работают эффективнее благодаря цифровой трансформации.