С 1 января для любой отгрузки товаров или оказания услуг требуется один специальный цифровой документ — универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03. Его использование стало строгим требованием закона. При игнорировании есть огромные риски не только сорвать поставки, но и получить от налоговой отказ в вычетах и финансовые санкции.
Поможем разобраться, кто обязан применять новый УПД, чем он отличается от старых форматов и как бизнесу перестроить свои процессы без потерь.
1). Самое главное и важное о УПД 5.03
1. Роль формата УПД 5.03.
Формат 5.03 УПД является следующим шагом в переводе бизнеса в цифровое пространство. Государство создает единый стандарт, на котором будут «разговаривать» автоматизированные системы компаний. Цель заключается скорее в сокращениеи бумажной волокиты, а не только в контроле.
2. Один документ вместо трех.
Новый УПД окончательно заменяет целый пакет документов из товарной накладной (ТОРГ-12), акта выполненных работ и счет-фактуры. При этом у вас остается выбор: или 1). создать документ только как первичку (например, для УСН без НДС) или 2). как первичку и счет-фактуру одновременно. Больше не нужно оформлять несколько бумаг на одну операцию.
3. Четкие правила применения.
Обязательное требование по использованию обновленного УПД касается только участников электронного документооборота (ЭДО). Компании, которые сохранили полностью бумажный документооборот с контрагентами, пока могут работать по-старому. Государство действует поэтапно, переводя в цифру сначала тех, кто технически готов.
4. Учет для «упрощенки» стал человечнее.
В новом формате появилась графа 7 для указания налоговой ставки. Теперь бизнес на УСН может прямо в документе указать ставку 5% или 7%, без лишних пояснений и уточнений.
5. Как перейти без рисков
Основные сложности возникают не из-за самой формы, а из-за спешки и сбоев в процессах. Компаниям в ЭДО было важно провести внутреннюю проверку, обновить тарифы у операторов, обучить сотрудников и запустить пробный обмен новыми УПД еще до конца 2025 года. Такой подход помогает выявить технические проблемы без риска для текущих поставок.
2). КОГО КАСАЕТСЯ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ
Закон выделил несколько групп, для которых переход был особенно критичным:
- Все, кто работает в ЭДО. Подписали соглашение об электронном документообороте с партнером — готовьтесь к УПД 5.03. И тут без вариантов.
- Участники оборота маркированных товаров. Для строительных материалов, бакалеи или ветпрепаратов использование ЭДО (а значит и УПД) — прямая обязанность. Попытка отгрузить маркированный товар по бумажной накладной в 2026 году ведет к блокировке операций.
- Бизнес с онлайн-кассами. Если у вас настроена цепочка «онлайн-заказ → оплата → отгрузка», УПД становится естественным и единственным звеном в этом процессе.
Проверьте себя по простой схеме:
- Если контрагент требует обмена через оператора ЭДО, то вы обязаны применять УПД 5.03.
- Если вы работаете с маркировкой (Честный ЗНАК), то вы обязаны применять УПД 5.03.
- Все еще на бумаге? Пока можно, но пространство для маневра сокращается.
3). ИЗМЕНЕНИЯ
Формат 5.03 - это не просто «склейка» старых форм, а умное решение.
Два статуса — гибкость.
Можно выставить документ со статусом «1» (первичка и счет-фактура) или «2» (только первичка). Для УСН-щиков статус «2» — спасение от головной боли с НДС.
Упрощение для спецрежимов.
Графа 7 «Налоговая ставка» снимает тонну вопросов при проверках. Больше не нужно изобретать способы указать ставку УСН.
Готовая интеграция.
XML-структура файла заточена под передачу данных в госсистемы. Коды маркировки автоматически встают на свои места. Главное — чтобы ваш оператор ЭДО и ваша 1С это поддерживали. Вот здесь и начинаются основные технические сложности у тех, кто отложил переход «на потом».
4). А ЧТО ДЕЛАТЬ СЕЙЧАС?
Действуйте без паники, но быстро:
- Обновите учетную систему. Старые версии 1С не умеют формировать правильный XML-файл. Без обновления дальше двигаться бессмысленно.
- Назначьте пробный запуск с ключевым партнером. Выберите одного надежного контрагента и проведите тестовую отгрузку. Не страшно, если с первого раза не получится. Страшно — не пробовать.
- На крайний случай — временный откат. Если технические проблемы серьезные, а отгружать нужно срочно, закон пока позволяет временно вернуться к бумажному документообороту. Но зафиксируйте это дополнительным соглашением и рассматривайте как аварийную меру на 2-3 недели, не больше.
5). ИТОГ
УПД формата 5.03 в 2026 году требует настройки и привыкания. Но компании, которые прошли этот путь, получают не просто выполнение закона, а более быстрый, прозрачный и автоматизированный документооборот. Согласитесь, но это стоит многого.
Главное — не откладывать. Каждый день промедления увеличивает риски срыва поставок и проблем с налоговой. Начинайте действовать сегодня, двигаясь шаг за шагом. Система уже работает — осталось в нее грамотно встроиться.