В современном ресторанном бизнесе эффективное управление запасами и взаимодействие с поставщиками играют одну из ключевых ролей в обеспечении бесперебойной работы компании. Заказы поставщикам со стороны складского учета — это важный процесс, который требует тщательного планирования и координации.
StoreHouse Pro - это программный продукт для контроля документооборота на складе, учета производственных процессов, ведения истории взаимозачетов с поставщиками и получателями продукции.
В StoreHouse Pro планирование закупок выведено в отдельный блок – «Логистика».
Формирование нового заказа поставщикам, основывается на заранее заполненном Договоре в системе StoreHouse Pro, в нем же задаются правила работы с поставщиками. Договоры могут быть с расписанием и без расписания. Также в договоре задаются и другие правила:
● Платная доставка — стоимость определяется автоматически с карточки услуги. Так же стоимость можно задать вручную.
● Минимальное количество товаров — наименьшее количество товаров, которую нужно заказать, чтобы заказ был принят к обработке и доставке.
● Минимальная сумма заказа — наименьшая общая стоимость товаров, которую нужно заказать, чтобы заказ был принят к обработке и доставке.
● Процент предоплаты — указывается процент предоплаты, которую покупатель оплачивает заранее, до получения товара.
В договоре с расписанием пользователь будет знать до какого числа нужно будет подтвердить заказ, какая минимальная сумма заказа, сумма доставки и дата доставки для конкретного поставщика.
В договоре без расписания пользователь вручную задает дату доставки и другие условия.
На основе заполненных договоров пользователь делает заказ поставщику. При выборе договора система автоматически рассчитывает все необходимые данные по срокам заказа, что значительно упрощает процесс. После выбора Договора и заполнения параметров заказа, необходимо добавить нужные товары.
При заполнении товаров для заказа можно воспользоваться несколькими способами:
● Выбор товара из словаря.
● Выбор товара по синониму.
● Заполнение списка товаров на основе выбранного договора.
При выборе товаров на основе договора определите правило формирования количества для заказа товаров:
● Не заполнять количество – список товаров заполнится всеми товарами определенными в договоре на закладке «Товары для заказа», количество необходимо проставить вручную.
● Дополнить количество до макс. запаса – список товаров заполняется товарами определенными в договоре на закладке «Товары для заказа», для которых на карточке товара заполнена закладка «Запас» и остаток товара на подразделении меньше максимального товарного запаса. Количеством заказа будет разница между остатком и максимальным количеством.
● Установить количество по последнему приходу - список товаров заполняется товарами определенными в договоре на закладке «Товары для заказа». Количество заполняется по последнему приходу от поставщика заполненного на заголовке заказа.
После заполнения товаров по правилу в список можно добавить недостающие товары вручную, а также изменить количество. Цена товаров берется из Прейскурантов в том случае, если в Договоре прописан прейскурант. При отсутствие Прейскуранта, цена товара подставляется из последнего прихода от поставщика.
После создания и сохранения заказа, его можно отправить прямо из системы StoreHouse Pro на почту поставщику в формате xlsx. Для отправки писем, необходимо выполнить следующие настройки:
● Настроить почтовые сервера для предприятий
● В свойствах КПП указать адрес электронной почты
Все описанные функции и правила существенно упрощают работу с заказами поставщиков. На основе выбора правил, система StoreHouse Pro автоматически заполняем основные параметры для заказа поставщикам, что облегчает работу с заказами и снижает возникновения ошибок при их формировании.
Подробнее о заполнении Договоров и формировании заказа поставщикам читайте в нашей базе знаний.