Теперь проверка со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) может быть инициирована не только по жалобе сотрудника, а по совокупности формальных показателей, которые система находит в вашей же отчётности.
Проведение регулярного внутреннего аудита по ключевым точкам контроля позволяет не только минимизировать вероятность внеплановых проверок, но и выстроить юридически устойчивые, прозрачные трудовые отношения. Ниже - чек-лист для самостоятельной оценки.
1. Контроль уровня оплаты труда
Гарантируется ли, что фактические выплаты каждому сотруднику ежемесячно не опускаются ниже актуального МРОТ?
При ответе на этот вопрос необходимо анализировать не только оклад, указанный в договоре, но и фактические начисления за каждый месяц с учётом всех периодов: больничных, простоев, отпусков за свой счет.
Например, если сотрудник был в неоплачиваемом отпуске пару недель, его зарплата за этот месяц закономерно снизится. Однако система ГИТ может зафиксировать этот факт как «выплату ниже МРОТ». Важно иметь документальное подтверждение причин снижения дохода.
Ежеквартально проводите выборочную сверку данных из расчётных ведомостей, табелей учёта рабочего времени и приказов на отпуска, больничные для сотрудников с минимальными окладами. Всё должно быть на месте:)
2. Анализ договоров ГПХ на признаки трудовых отношений
Отсутствуют ли в практике договоры, которые де-факто регулируют трудовые отношения?
Классический пример: постоянный «подрядчик», который 5-го и 20-го числа получает платежи, работает только на вашу компанию, регулярно посещает совещания и использует ноутбук компании. Фиксированный ежедневный график работы в офисе, подчинение внутренним приказам, использование корпоративной электронной почты и оборудования, регулярные выплаты одинаковых сумм в одни и те же числа месяца - всё это с огромнейшей долей вероятности будет "красным" флагом.
Раз в полгода проводите ревизию всех действующих договоров ГПХ с физлицами. Если перечисленные признаки найдены, необходимо либо переоформить отношения в трудовые, либо скорректировать договор, сместив фокус на конкретный результат работы, а не на процесс.
3. Сверка кадровой и финансовой отчётности
Наблюдается ли полная конгруэнтность данных о численности и ФОТ?
Алгоритмы легко считывают нестыковку между количеством застрахованных лиц в отчёте СЗВ-М (куда включаются все, включая работающих по ГПХ в некоторых случаях), данными по взносам в Фонд социального страхования (ФСС) и показателем фонда оплаты труда в бухгалтерском балансе. Резкое снижение ФОТ при сохранении численности — один из главных индикаторов риска.
Перед сдачей каждой отчётной формы (СЗВ-М, 4-ФСС) назначайте ответственным сотрудникам перекрёстную проверку ключевых цифр.
4. Актуальность системы охраны труда
Являются ли результаты СОУТ актуальными и внесены ли в ФГИС СОУТ?
Специальная оценка условий труда (СОУТ) действительна 5 лет. Однако внеплановую СОУТ необходимо проводить при вводе нового оборудования, изменении технологического процесса, переводе сотрудников на новые рабочие места. Факт проведения оценки обязательно должен отражаться в федеральной системе ФГИС СОУТ — просто иметь отчёт на бумаге недостаточно.
Создайте реестр рабочих мест с указанием дат проведения и сроков действия СОУТ. Назначьте ответственного за мониторинг сроков и своевременное внесение данных в государственную систему.
5. Учёт рабочего времени и переработок
Отражаются ли все случаи работы за пределами нормы в табелях?
Данные системы контроля доступа (СКУД), журналы активности в CRM или корпоративных чатах могут стать доказательством неучтённой переработки. Если сотрудник регулярно проходит через турникет в 20:00, а в табеле у него стоит стандартный 8-часовой день, это прямое нарушение.
Внедрите единый электронный табель, интегрированный с СКУД. Установите чёткий регламент оформления сверхурочных работ через служебные записки и приказы до их фактического выполнения.
Узнать больше про сервисы для автоматизации отдела кадров: что такое КЭДО и как это работает
6. Система премирования
Действует ли прозрачное Положение о премировании с KPI?
Премия «по усмотрению руководства» без чётких критериев может быть расценена проверяющими как скрытая часть оклада, что ведёт к доначислению страховых взносов. Положение должно содержать измеримые показатели (KPI), а в трудовом договоре должна быть корректная ссылка на этот локальный акт.
Убедитесь, что в каждом трудовом договоре в разделе об оплате труда есть фраза: «Стимулирующие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о премировании №... от...». Само Положение должно быть доступно каждому сотруднику.
7. Применение локальных нормативных актов
Применяются ли локальные акты на практике?
Журнал инструктажей — это не пустая формальность, а веское доказательство. Например, если в организации есть Положение о работе с персональными данными, но отсутствуют подписанные сотрудниками обязательства о неразглашении, акт является декларативным.
Каждому внутреннему регламенту должна соответствовать процедура его исполнения и документирования. Проводите выборочные проверки: если есть инструкция по охране труда для офисных работников, должны быть и ежегодные подписанные листы ознакомления с ней.
8. Инструктаж новых сотрудников
Проходят ли все новички вводный инструктаж в первые 30 дней?
Закон отводит на проведение вводного инструктажа по охране труда строго 30 дней с момента фактического начала работы. Пропуск этого срока является нарушением. В условиях возможной проверки инспектор запросит программу инструктажа и журнал с подписью сотрудника.
Внесите проведение вводного инструктажа в стандартный чек-лист и сделайте его обязательным пунктом. Ответственность за соблюдение срока должна быть закреплена за непосредственным руководителем или специалистом по охране труда.
Регулярная сверка с этим чек-листом помогает планово устранять риски вместо того, чтобы лихорадочно исправлять ошибки под давлением инспекции.