Точка в конце сообщения. Для одних — обычный знак препинания, для других — признак пассивной агрессии и токсичности. И это уже не шутка, а часть повседневной реальности, где понять друг друга становится все сложнее.
При этом деловое общение давно вышло за пределы корпоративной почты. Оно практически полностью переехало в мессенджеры, где теперь соседствует с личными чатами — границы между рабочим и приватным стираются окончательно.
Кроме того, деловые переписки — это еще и отклики на вакансии, где каждое слово влияет на впечатление о нас. Это и комментарии к отзывам, которые читают сотни потенциальных покупателей. И везде нужно соблюдать определенные правила.
Только в чем они заключаются? Как избежать конфликта в переписке и что сегодня включает этикет делового общения? Корректно ли использовать стикеры и эмодзи, прибегать к помощи AI, пересылать важные файлы в мессенджерах?
В статье разбираемся, какие правила цифровой коммуникации стоит соблюдать в наступающем 2026 году, чтобы никого не задеть, сохранить репутацию и обезопасить себя от мошенников.
8 правил цифрового общения в бизнес-сфере
Часть приведенных нами правил деловой переписки остается неизменной: они были актуальны пять лет назад и останутся таковыми в ближайшие годы. Но некоторые эволюционируют вместе с появлением новых технологий и форматов общения.
Чтобы не сковывать себя рамками, воспринимайте принципы онлайн-коммуникации как ориентир. Тогда они помогут чувствовать себя уверенно в переписке и с потенциальным работодателем, и с командой, и с клиентом. Главное — понимать логику каждого правила, чтобы адаптировать его под конкретный контекст.
Итак, что действительно важно знать о деловом онлайн-общении в 2026 году?
✅ Заранее согласовывайте звонки
Звонок — уже давно не способ связи по умолчанию*. Собеседник может быть на совещании, в транспорте или просто сосредоточен на срочной задаче. Входящий вызов же требует немедленной реакции и полного переключения внимания — а это не всегда возможно.
→ Поэтому перед звонком спросите, удобно ли собеседнику говорить прямо сейчас. Отправьте короткое текстовое сообщение — что-то в духе: «Можем обсудить проект голосом? Займет минут 10». Это дает человеку возможность подготовиться, найти тихое место или предложить другое время.
То же самое касается голосовых сообщений. Они удобны для отправителя, но не всегда комфортны для получателя. Их невозможно быстро пробежать глазами, нужно включать звук и слушать от начала до конца. К тому же, в шумном месте или на встрече прослушивание аудиосообщений становится проблемой.
→ Если вы все же записываете голосовое, дополните его текстом. Напишите суть одной строкой: «Даю ОС по макету, нужно поправить цвет кнопок и шрифт заголовка». Получатель сразу поймет, срочное ли это сообщение. Так вы сэкономите время и покажете уважение к чужому графику.
Кстати, в мессенджере Битрикс24 в рамках релиза «Космос» появился новый инструмент — мгновенная транскрибация аудио- и видеосообщений. Если у вас нет возможности послушать сообщение, BitrixGPT сделает расшифровку и даже укажет, с какой эмоцией оно было записано.
* У этого правила есть и исключения. Во-первых, это экстренные ситуации, когда звонок — самый быстрый и удобный вариант. Во-вторых, если у вас есть договоренность с собеседником о комфортном обеим сторонам формате, который включает звонки и аудиосообщения без согласования.
✅ Сообщайте, если отправляете созданный ИИ контент
Нейросети используются не только для подготовки презентаций, отчетов или визуальных материалов. Все чаще ИИ участвует в самом процессе коммуникации, помогая писать ответы коллегам и контрагентам. А некоторые пользователи даже используют AI-технологии во время видеоконференций.
Здесь важно провести четкую границу — задействовать ИИ для подмены личности в живом общении недопустимо. Это уже не вопрос удобства или эффективности, а прямой обман, который подрывает доверие и может иметь серьезные репутационные последствия.
→ В остальных случаях стоит придерживаться правила: если контент создан ИИ, об этом нужно сообщать. Особенно когда речь идет о материалах, которые будут использоваться контрагентом в дальнейшей работе независимо от вас. Такая пометка помогает сохранить честность взаимодействия и заранее снимает возможные вопросы.
→ Кроме того, сообщения, созданные с помощью ИИ, требуют обязательной проверки. Их необходимо вычитывать, уточнять факты, адаптировать тон под конкретного адресата и контекст. Непроверенный или формально сгенерированный текст легко считывается как безличный и может вызвать у собеседника раздражение.
✅ Проверяйте аккаунт собеседника перед отправкой важных данных
Методы интернет-мошенников становятся все изощреннее. Например, злоумышленники создают поддельные аккаунты, имитирующие коллег и контрагентов, чтобы получить конфиденциальную информацию. Причем фейки выглядят и общаются настолько убедительно, что отличить их от настоящих профилей почти невозможно.
→ Прежде чем отвечать на сообщение — особенно если собеседник в нем вдруг запрашивает документы, важные данные, комментарии по проекту или предлагает перейти по ссылке, — важно проверить источник сообщения.
Обращайте внимание на имя пользователя, домен электронной почты, историю переписки, а также на то, в каком контексте к вам обращаются. Несоответствие деталей или неожиданная срочность — повод перепроверить, действительно ли этот аккаунт вам знаком.
✅ Пишите кратко и структурируйте сообщения
Умение лаконично излагать мысли — базовый минимум деловых переписок. Если в дополнение к этому вы умеете структурировать сообщения и делаете их удобными для восприятия, то сильно упрощаете коммуникацию всем участникам. Себе — в том числе.
Представьте два письма с одинаковым содержанием. Первое — сплошной текст на полстраницы без абзацев и выделений. Второе разбито на короткие блоки, все ключевые моменты выделены Какое из них вы прочитаете быстрее?
→ Поэтому перед отправкой уберите лишние вводные конструкции и подробности. Один абзац — одна мысль. Важную информацию, пошаговые пункты или перечисления вынесите в списки. Такой текст читается быстрее и проще.
Сократить и структурировать сообщение может ИИ. Например, в Битрикс24 с этим помогает BitrixGPT. Нейросеть на платформе умеет выделять главное, улучшать текст, мгновенно переводить его на несколько языков. Это заметно упрощает постановку задач и коммуникацию.
В целом минимализм и структура в переписке — это проявление уважения к чужому времени и внимания к результату. Чем проще собеседнику будет воспринять информацию, тем быстрее вы сможете добиться цели коммуникации.
✅ Используйте эмодзи и стикеры, но сохраняйте профессионализм
Еще несколько лет назад эмодзи и стикеры в рабочей переписке считались неуместными. Сегодня ситуация меняется. Эти визуальные элементы становятся частью делового общения: они помогают передать интонацию, добавить эмоций и человечности в цифровую коммуникацию.
→ Чтобы смягчить сухой тон в текстовой переписке, эмодзи и стикеры можно использовать не только с коллегами, но в том числе при общении с контрагентами. При этом важно действовать осознанно: если есть риск неоднозначной интерпретации, лучше выразить эмоцию словами.
→ Однако использовать стикеры и эмодзи все еще неуместно при первом контакте. Вы еще не знаете стиль общения конкретного человека и рискуете показаться легкомысленным. Лучше начать с нейтрального тона и ориентироваться на собеседника.
Отдельно отметим, что эмодзи и стикеры появились в мессенджере Битрикс24. Теперь на корпоративном портале есть все форматы для эффективного общения и передачи эмоций. Баланс между профессионализмом и человечностью становится новым стандартом корпоративной культуры.
✅ Отвечайте в течение суток или предупреждайте о задержке
Не все еще воспринимают мессенджеры как полноценный канал деловой коммуникации. Из-за этого сообщения могут днями оставаться без ответа или вовсе игнорироваться. Однако в переписке здесь действуют те же принципы, что и, например, в корпоративной почте.
Конечно, важно учитывать асинхронность современной коммуникации: люди могут работать в разных часовых поясах, участвовать в важных встречах, работать над задачами, которые требуют глубокой концентрации. В таких условиях мгновенный ответ не всегда возможен и не всегда нужен.
→ Поэтому хорошая практика — давать обратную связь в течение рабочего дня или суток. Если ответ требует больше времени, корректно сразу предупредить об этом и обозначить примерные сроки.
→ Если сообщение отправили вы и не получили ответа в течение 24 часов, то можно вернуться с напоминанием. Сделайте это вежливо и без агрессии: «Добрый день! Возвращаюсь к своему вопросу от вчерашнего дня — возможно, сообщение потерялось в потоке»
Важное правило цифровой коммуникации — оставаться предсказуемым. Если люди знают, что вы отвечаете в течение суток, предупреждаете о задержках и уважаете их время — они будут делать то же самое по отношению к вам. Это создает культуру доверия и снижает уровень тревожности.
✅ Обозначайте время своей доступности и уважайте чужие границы
В дополнение к предыдущему пункту. В цифровой среде легко поддаться ощущению, что собеседник доступен всегда: достаточно просто увидеть его онлайн, чтобы получить быстрый ответ. На деле же это часто приводит к размыванию границ, взаимному напряжению и конфликтам.
→ Поэтому указывайте в описании профиля свой рабочий график и часовой пояс. Особенно, если взаимодействуете с клиентами или коллегами из разных регионов. Такие детали создают адекватные ожидания и снижают вероятность получения сообщений в нерабочее время.
Если вам все же пишут вне указанного графика, вы не обязаны отвечать. Конечно, все зависит от контекста: некоторые ситуации действительно требуют срочного участия. В остальных случаях стоит мягко, но четко обозначить свои правила: «Я отвечаю на сообщения с 10:00 до 20:00. Обработаю запрос завтра утром».
→ Не менее важно соблюдать и границы собеседников. Перед отправкой лучше изучить данные в аккаунте: если в описании человек указал конкретное время доступности, то не стоит писать ему вне этого графика — лучше воспользуйтесь отложенными сообщениями.
✅ Воспринимайте видеозвонки так же серьезно, как и очные встречи
Видеоконференции давно стали полноценным форматом делового общения. Даже если они и кажутся менее формальными, то все равно требуют не меньшего внимания к деталям и подготовки к звонку, чем очные встречи.
→ Во время совместной видеоконференции отключайте микрофон, пока не говорите, чтобы не отвлекать других участников. Также следите за своим внешним видом: аккуратное рабочее пространство и опрятная одежда помогают сохранить профессиональный образ.
Удобный инструмент для организации видеозвонков — функция Синк в Битрикс24. Здесь можно одним нажатием кнопки отключать микрофоны и камеры у участников, активировать шумоподавление, записывать разговоры и получать их расшифровку. Кроме того, Синк работает стабильно и позволяет безопасно обмениваться данными.
→ Кроме того, об отмене или переносе встречи сообщайте заранее, ведь онлайн-формат не делает ее менее значимой. Участники заранее составляют календарь, готовятся к разговору и откладывают другие задачи. Поэтому о корректировке планов предупредите минимум за несколько часов, а лучше — за сутки.
Итог
Соблюдение этикета деловой переписки позволяет создать комфортные условия и проявить уважение к собеседнику. Но прежде всего это инвестиция в себя, свою репутацию и профессиональный образ.
Структурированные и грамотно составленные сообщения помогают быстро находить нужные данные. А четкие формулировки экономят ваше время, избавляя от необходимости что-то объяснять повторно.
Умение четко обозначать свои и соблюдать чужие границы также говорит о вас как о надежном профессионале. Люди запоминают, с кем им было удобно работать. И когда появляется новый проект или вакансия, рекомендуют именно таких специалистов.
При этом сегодня одно сообщение может определить исход сделки, неверно выбранный тон письма — испортить отношения с командой, а неудачный эмодзи — поставить под сомнение вашу компетентность.
Поэтому в мире, где переписка в мессенджерах стала основным форматом коммуникации, умение общаться грамотно — не просто софт-скил, а конкурентное преимущество, которое помогает строить карьеру.