Правильно настроенная МИС (медицинская информационная система) — это не просто «электронная карточка пациента». Это инструмент, который экономит десятки часов работы в месяц, снижает финансовые потери, увеличивает выручку и делает управление прозрачным.
Но реальность такова: в 70% частных клиник МИС внедрена формально — и… не работает, то есть деньги на неё уходят, а деньги благодаря ей не возвращаются.
В этой статье — полное руководство, как настроить МИС так, чтобы она приносила прибыль, а не хаос.
Почему клиники теряют деньги из-за неправильно настроенной МИС. Если кратко, потому что процессы живут отдельно, МИС живёт отдельно.
Вот самые частые провалы:
1. Нет ограниченных прав доступа
Администратор видит лишнее. Врач видит не всё, что нужно. Маркетолог видит только цифру записей, не может оценить конверсию.
Результат: ошибки, путаница, сливы данных, человеческий фактор.
2. Не настроены обязательные поля
Если врач может закрыть приём без указания услуги, клиника теряет деньги.
Если администратор может записать пациента без источника обращения, маркетинг становится «слепым».
Если оборудование не привязано к услуге, может быть конфликт из-за одного и того же оборудования
3. Нет интеграции со складом
Это главная финансовая воронка. Если расходники не списываются автоматически — клиника не знает реальные остатки в моменте и не планирует заказы , не учитывается реальная себестоимость услуги, а значит, не будет прибыли.
4. Не настроены отчёты
Клиника продолжает вести всё вручную, хотя МИС может автоматически считать:
- ФОТ
- выручку по врачам, отделениям, услугам и т.д.
- кол-во выполненных процедур по периодам, видам, специалистам и т.д.
- кол-во повторных записей, визитов, курсов и др.
- выполнение различных KPI
Если отчёты не настроены, клиника работает на «ощущениях».
5. Врачи не обучены работать в МИС
Даже идеальная система превращается в хаос, если врач:
- забывает закрывать назначение
- не фиксирует рекомендации
- не отмечает повторный визит
- не указывает материалы
Итог: потеря данных = потеря качества и денег.
Шаг 1. Настройте роли и права доступа
Это фундамент. Каждая должность должна иметь свой уровень доступа:
Администратор
- записывает пациента
- оформляет обязательную документацию, включая финансовые
- видит историю записей
- видит только свои показатели
- НЕ видит медицинскую документацию пациента
Врач
- ведёт медицинскую документацию
- оформляет ИДС
- закрывает приём и отмечает выполненные услуги
- Не видит финансовые показатели других врачей
Маркетолог
- источники обращений
- показатели разных уровней воронки продаж
- Данные для определения ROI
Руководитель
- полная картинка: выручка / расходы / воронки
❗ Ошибка: врач видит зарплаты коллег или ФОТ.
Это всегда провоцирует конфликты.
Шаг 2. Обязательные поля — ваша защита от финансовых дыр
Настройте так, чтобы невозможно было завершить приём, пока не заполнены ключевые параметры:
- услуга
- код услуги
- расходники
- рекомендации
- диагноз по МКБ
- следующая планируемая запись
- источник пациента (для первичных)
Это устраняет человеческий фактор. Именно из-за незаполненных полей клиники теряют от 10 до 50 % выручки в месяц.
Шаг 3. Настройте автоматическое списание материалов
Склад — это боль многих клиник, но именно тут прячутся реальные потери.
Настройте так:
- Каждой услуге привязывается набор расходников.
- При закрытии услуги списание происходит автоматически.
- Ответственный получает пуш-уведомления, если остатки на складе ниже запланированной нормы.
- Ответственный получает пуш-уведомления, если препараты на складе подходит срок истекающей годности.
Это позволит:
- видеть реальные остатки в шт и деньгах
- исключить воровство и потерю препаратов
- не допускать остановку процесса лечения из-за отсутствия препарата или его дефицита
Клиники, внедрившие связку «МИС + склад», увеличивают выручку на 15–20%.
Шаг 4. Настройте отчёты, которые руководитель может видеть ЕЖЕДНЕВНО
МИС должна автоматически выдавать:
1. Выручку за день / неделю / месяц. В разрезе врачей, услуг, направлений.
2. План-факт по KPI. Чтобы видеть, кто выполняет план, а кто нет.
3. Конверсию
- запись → визит
- врач → повтор
- администратор → повторная запись
4. Рентабельность услуг
Это ключевой показатель. Без него клиника может продавать процедуры себе в убыток и даже не знать об этом.
5. Окупаемость рекламы
Сегмент:
- откуда пришёл пациент
- сколько принёс денег
- сколько стоило его привлечение
МИС обязана считать это автоматически. Если все это до сих пор считает бухгалтер, то вы живёте в далеком 2010 году.
Шаг 5. Обучите весь персонал работать в МИС
Хорошая система = 50% успеха.
Обученный персонал = ещё 50%.
Все должны знать и уметь :
- как правильно формировать и закрывать услугу
- как отмечать возвраты и напоминания
- как вести медицинскую документацию и вносить рекомендации
- как работать с отложенными визитами
- как проверять свои показатели
Совет: проводите ежемесячную ревизию ошибок и корректируйте процессы. Постоянно обучайте сотрудников работе с МИС
Шаг 6. Подключите возможности ИИ к работе с вашей МИС
Сегодня МИС может работать как полноценный помощник, а не как архив данных.
Что можно автоматизировать:
- анализ повторных визитов
- прогноз выручки
- выявление убыточных услуг
- поиск ошибок сотрудников
- составление разных отчётов
- анализ сезонности
- выявление «узких мест» и зон потерь и точек роста в клинике
Например, ИИ может подсказать:
«У врача X снизилась конверсия на 30%, выдвинуть гипотезы почему это произошло и дать рекомендации как это исправить. Это экономит недели анализа.
Какие финансовые потери уйдут после правильной настройки МИС.
После грамотного внедрения МИС клиники отмечают:
- +10–30% к выручке
- снижение потерь расходников на 20–40% из-за прозрачности контроля
- повышение повторных визитов на 15–25%
- экономию времени администраторов до 2 часов в день
- Грамотное распределение мощностей
- контроль и распределение нагрузки работников
- снижение ошибок и-за “человеческого фактора” до 70%
МИС — это не «затраты», это самый недооценённый источник роста прибыли.
Вывод: МИС приносит деньги только тогда, когда работает в настроенной системе.
Если система не настроена:
- врачи делают, как привыкли
- администраторы забывают отмечать данные
- руководство живёт на «интуиции»
— и вся клиника управляется хаотично.
Настроенная МИС позволяет руководителю видеть клинику в цифрах, а не догадках, принимать решения быстро и точно и главное, она делает прибыль предсказуемой.