Веб-студия MakeShop.pro столкнулась с проблемой растущего бизнеса — старые инструменты перестали справляться с задачами. Команда искала решение, которое объединило бы управление проектами, финансами и клиентами в одном месте.
Результат внедрения Аспро.Cloud превзошел ожидания: компания полностью автоматизировала рабочие процессы, сократила время адаптации новых сотрудников с недель до трех дней и создала эффективную экосистему для ведения бизнеса.
Специализация и вызовы бизнеса
MakeShop.pro создает интернет-магазины и маркетплейсы. Компания также предоставляет полный спектр услуг: SEO-продвижение, настройку рекламы, дизайн и аудит.
Изначально мы брались за любые проекты, но после успешного запуска первого интернет-магазина поняли — это наше направление.Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Сегодня портфель клиентов включает магазины разных товарных категорий: зоомагазины, технику, продукты питания, косметику и другие.
Ограничения старой системы
До перехода на Аспро.Cloud команда работала в простом инструменте для управления задачами. Та система не позволяла:
- Учитывать рабочее время сотрудников.
- Управлять клиентской базой.
- Контролировать финансовые потоки.
- Настраивать сложные бизнес-процессы.
Когда прежний сервис закрыли, студия проанализировала альтернативы, но не нашла решения с полным функционалом в удобном интерфейсе.
Мы случайно наткнулись на Аспро.Cloud и поняли — здесь есть абсолютно все, что нам нужно. Причем в одной связке.Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Быстрое внедрение без сложностей
Миграцию на новую платформу провели всего за день. Команда из двух человек — руководитель студии и менеджер по продажам — самостоятельно настроила все процессы.
Интерфейс настолько интуитивный, что мануалы даже не понадобились. Все максимально современно и понятно.Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Гибкое управление проектами
В зависимости от специфики заказа MakeShop.pro использует классические проекты или Agile-методологию.
Работа с клиентами внутри проектов
Процесс взаимодействия выстроен следующим образом:
- Решение вопросов с договором.
- Приглашение клиента в аккаунт с ограниченными правами.
- Совместная работа над задачами.
Функционал групп пользователей позволяет настроить права доступа в два клика. Для каждого типа участников создается отдельная группа с готовым набором разрешений.
В проектах активно используются списки для ведения таблиц с паролями и доступом. Клиенты получают всю необходимую информацию прямо из карточки проекта.
Автоматизация через шаблоны проектов
Весь процесс создания интернет-магазина «от А до Я» структурирован с помощью шаблонов проектов. Каждый шаблон включает:
- Список этапов с четкими вехами.
- Задачи для каждого этапа.
- Автоматическое назначение ответственных.
При поступлении нового заказа проект создается за считанные секунды, и команда сразу приступает к работе.
Революция в обучении сотрудников
Особое внимание заслуживает шаблон для адаптации новичков. Весь процесс обучения автоматизирован внутри системы — новый сотрудник получает персональный проект с пошаговыми задачами.
Раньше адаптация занимала недели, теперь — всего три дня, и человек полностью включается в работу.Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Отдельный шаблон посвящен изучению CMS. Уроки разбиты на этапы, доска проектов показывает прогресс каждого сотрудника и соблюдение сроков.
Полный контроль финансов
Финансовый учет полностью переведен в Аспро.Cloud. Настроенная интеграция с банком автоматически синхронизирует все транзакции.
Компания использует встроенные инструменты для:
- Выставления счетов и актов.
- Создания коммерческих предложений.
- Учета времени по задачам и проектам.
- Контроля превышения запланированных часов.
Для проектов с регулярными платежами настроены автоматические счета, но чаще документы формируются вручную после согласования отработанного времени с клиентом.
CRM как центр клиентского сервиса
Модуль CRM трансформирован в полноценный helpdesk. Когда клиент сталкивается с проблемой, он заполняет веб-форму на сайте или отправляет email.
Готовая веб-форма автоматически создает заявку в специальной воронке «HelpDesk» со всеми контактными данными и описанием проблемы. Дальнейшая коммуникация ведется непосредственно в карточке заявки.
Визуализация через ментальные карты
Функционал ментальных карт помогает решать разнообразные задачи:
- Описание структуры организации с бюджетами отделов.
- Демонстрация архитектуры модулей CMS.
- Составление семантического ядра для SEO.
Визуальное представление сложной информации упрощает понимание как для сотрудников, так и для клиентов.
База знаний для всех участников
MakeShop.pro ведет две базы знаний:
Внешняя база — опубликована на корпоративном сайте, содержит инструкции по администрированию интернет-магазинов. Клиенты самостоятельно находят ответы на возникающие вопросы.
Внутренняя база — описывает корпоративные процессы, особенно полезна новичкам. Включает информацию о системе оплаты труда, должностных обязанностях, местах хранения файлов и полезных ресурсах.
Результаты внедрения
Аспро.Cloud помог автоматизировать работу, ускорить обучение сотрудников, упорядочить внутренние процессы и упростить взаимодействие с клиентами. Сейчас мы не представляем деятельность без этой системы.Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Ключевые достижения:
- Ускорение адаптации новых сотрудников с недель до 3 дней.
- Автоматизация всех ключевых бизнес-процессов.
- Централизация управления проектами, финансами и клиентами.
- Повышение качества клиентского сервиса через helpdesk.
Система продолжает развиваться — регулярно появляются новые функции, ошибки оперативно устраняются, новый функционал тщательно тестируется перед релизом.
Мы наконец-то достигли главной цели — все необходимое для комфортной работы находится в едином месте и образует экосистему важнейших бизнес-инструментов.Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.