Просроченные дедлайны, эмоциональное выгорание и хаос в задачах... как всего этого избежать? Ответ: используя лишь один навык — приоритизацию.
Скилл или талант?
Талантом можно считать, например, врождённую способность к быстрой оценке ситуации или хорошую интуицию, но вот умение расставлять приоритеты — это скилл, который вполне можно развить и улучшить через практику. Этот навык связан с дисциплиной, самоконтролем и осознанием своих целей.
Расстановка приоритетов нужна не для того, чтобы сделать как можно больше, а для того, чтобы сделать то, что имеет значение, не растрачивая свой ресурс попусту.
С чего начать прокачку? Здесь на помощь приходит Матрица Эйзенхауэра.
Возможно, ты даже уже слышал про неё: это, наверное, самый известный способ для расстановки приоритетов. Она помогает разделить задачи на четыре категории:
- Важно и срочно — делаем сразу.
- Важно, но не срочно — планируем.
- Не важно, но срочно — делегируем.
- Не важно и не срочно — откладываем или вообще забываем.
Этот метод помогает сосредоточиться на действительно значимых задачах, а не на тех, которые просто «пожирают» время.
Но если срочность задачи определяется сроками выполнения, то как тогда выявить важность? Она зависит от того, каким будет конечный результат: насколько задача приближает тебя к достижению основной цели проекта? Устраняет ли она какие-то существующие препятствия, решает ли имеющиеся ошибки?
Оценить важность задачи можно по методу RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort):
- Reach (Охват): Насколько много людей или процессов будет затронуто при выполнении задачи?
- Impact (Воздействие): Какую ценность принесёт задача? Будет ли она иметь значительное влияние на результат?
- Confidence (Уверенность): Насколько уверены в ценности или сложности задачи?
- Effort (Усилия): Сколько ресурсов (времени, команды) потребуется для выполнения этой задачи?
Чем выше Reach, Impact и Confidence и чем ниже Effort, тем выше важность задачи.
Ну и, наконец, посмотри, какую бизнес-ценность принесёт решение задачи:
- Увеличится ли доход?
- Снизятся ли риски?
- Повысится ли удовлетворённость клиентов?
- Укрепится ли безопасность системы?
Предположим, в проекте есть 2 задачи:
- Починить баг с безопасностью.
- Добавить новую функцию.
Как думаешь, какая будет важнее? Вероятнее, баг с безопасностью, потому что его игнорирование может привести к утечке данных. Функциональность важна, но эту задачу можно отложить, пока не будет обеспечена безопасность.
ПриорИТетность: почему в IT без этого не обойтись
В IT приоритизация задач зависит от профессии, так как у разных специалистов есть свои фокусы и области ответственности.
- Разработчик больше всего фокусируется на багфиксе и реализации функциональности.
- Тестировщик — на поиске и устранении ошибок.
- Продуктовый менеджер — на бизнес-ценности и потребностях пользователей.
- Системный администратор и ДевОпс — на безопасности и стабильности системы.
Каждая роль имеет свой подход к приоритизации, и важно учитывать их в рамках общего процесса разработки и эксплуатации.
IT-команды часто работают над множеством задач одновременно: новые фичи, улучшения, баги, тестирование и т.д. Если не расставлять приоритеты, можно сбиться с пути к главной цели проекта.
В условиях жёстких сроков приоритизация задач позволяет правильно распределить усилия, чтобы уложиться в тайминг, выполнив самые важные задачи в первую очередь.
Важно уметь реагировать на запросы и проблемы пользователей в реальном времени. Приоритизация помогает понять, какие функциональности или баги нужно устранить в первую очередь, чтобы повысить удовлетворённость клиентов. Стандартное деление багов включает:
- Critical — баги, которые полностью блокируют работу системы или создают угрозу безопасности (например, утечка данных, сбой в основной функциональности).
- High — важные баги, которые нужно исправить в ближайшее время (например, ошибки, затрудняющие использование продукта).
- Medium — баги, которые не блокируют работу, но ухудшают опыт (например, небольшие проблемы с интерфейсом).
- Low — незначительные баги, которые не имеют большого влияния на работу системы.
Приоритетность позволяет команде быстро адаптироваться к новым условиям, пересматривая важность текущих задач и переключаясь на новые, более актуальные, чтобы эффективно управлять ресурсами, минимизировать риски, достигать целей проекта в срок, сохранять фокус на важнейших аспектах продукта и удовлетворять потребности клиентов. Это помогает сделать работу команды более организованной, результативной и с минимальными потерями времени и усилий.
Частые ошибки
Кажется, вот вроде приоритеты расставлены, а результаты всё равно далеки от ожидаемых? Возможно, ты допускаешь одну из ошибок:
- Ставишь приоритеты только по срочности.
Одной из самых распространённых ошибок является расставление приоритетов только по тому, насколько задачи срочные, а не важные. Можно стать заложником задач, которые требуют немедленного внимания, но не влияют на конечный результат проекта или бизнеса. Это приводит к ситуации, когда срочные, но не важные задачи забирают слишком много времени, оставляя мало ресурсов для более значимых дел. - Не замечаешь взаимосвязь между задачами.
Задачи часто связаны между собой, и игнорирование этих связей может привести к ступору всего процесса. Например, если задача, зависящая от другой, будет поставлена в низкий приоритет, то последующие задачи не смогут быть выполнены: появятся задержки, и проекты будут тормозиться. - Перегружаешься.
За двумя зайцами погонишься — ни одного не поймаешь. Пытаясь выполнить как можно больше задач за короткий срок, можно столкнуться с перегрузкой и снижением качества работы. Из-за нехватки здорового перерыва внимание будет рассеяно, а фокус — потерян. - Не читаешь обратную связь.
Иногда о важности задачи даже не нужно гадать: пользователи сами укажут, на что обратить внимание. Игнорирование их запросов может привести к недовольству, негативным отзывам и, как следствие, переходу к продукту конкурента. - Ставишь нереалистичные сроки.
Некоторые задачи могут быть неверно оценены по сложности, и, как следствие, на их решение будет заложено меньше времени. Это приводит к перегрузке и срыву сроков, так как задачи, которые должны быть приоритетными, фактически оказываются более сложными и трудоёмкими, чем их первоначальная оценка.
Как этого избежать?
- Оценивай задачи и по важности, а не только по срочности. Регулярно пересматривай приоритеты, чтобы они соответствовали долгосрочным целям.
- Учитывай зависимость между задачами.
- Разделяй и делегируй задачи, чтобы из-за количества не проседало качество.
- Не игнорируй обратную связь от пользователей и команды, чтобы корректно оценить приоритетность задач.
- Закладывай больше времени на решение. Лучше перестраховаться и сделать раньше, чем прыгнуть выше головы и сорвать сроки.
Корректная приоритизация задач — ключ к успеху не только в работе, но и в жизни. Этот навык помогает сохранять фокус, концентрироваться на достижении долгосрочных целей и чётче видеть свой прогресс :)
Какие ещё навыки помогут тебе в работе? Читай больше в нашем ТГ-канале.