Веб-студия RANX столкнулась с классической проблемой растущего бизнеса — когда инструментов становится слишком много. Постоянные переключения между сервисами съедают время и усложняют контроль финансов.
Разберем, как компания решила эту задачу, вернувшись к работе в единой системе Аспро.Cloud.
Задача: хаос в разрозненных системах
RANX — команда, которая создает сайты и выстраивает системы для онлайн-бизнеса. Парадоксально, но сами они долгое время работали в разрозненных сервисах.
Изначально компания использовала Аспро.Cloud для формирования документов. Но когда бизнес вырос, руководству потребовался детальный контроль финансовых показателей в реальном времени.
«Обычно мы отслеживаем рентабельность услуг раз в квартал в отчете по прибыли и убыткам. Проблема была в том, что эти показатели мог просматривать только бухгалтер. Поэтому оперативно контролировать финансы компании и влиять на них руководители не могли».
Константин Султанов, руководитель компании RANX
Команда инвестировала в отдельный сервис финучета — купили полугодовую подписку и заказали разработку финансовой модели.
Решение: возврат к единой платформе Аспро.Cloud
Этап 1: Осознание проблемы многосервисности
Решение использовать отдельный сервис для финансов казалось логичным, но на практике создало новые сложности:
- В сервисе финучета не было возможности создавать счета и акты, поэтому команда продолжала использовать Аспро.Cloud для документооборота.
- Выяснилось, что синхронизировать данные между системами можно только через бухгалтерскую программу, которой у компании не было.
- Образовалась трехуровневая система: один сервис для финансового учета, второй для документооборота, третий для синхронизации данных.
«Когда начал пользоваться этим сервисом финучета, я понял, как неудобно, что счета и акты находятся в другом сервисе. Поэтому требовалась дополнительная платформа, чтобы синхронизировать счета с финансами».
Константин Султанов, руководитель компании RANX
Этап 2: Болевая точка — ручная работа с транзакциями
Самая болезненная задача — отнесение каждого платежа к правильной статье доходов:
- Руководителю приходилось вручную сопоставлять транзакции в финансовом сервисе со счетами в Аспро.Cloud.
- Процесс занимал много времени и создавал риски ошибок в финансовом учете.
- Для сложных проектов (разработка сайтов, SEO-оптимизация) одну транзакцию нужно было разделять на несколько статей вручную.
Этап 3: Миграция на обновленную платформу Аспро.Cloud
Команда RANX приняла решение консолидировать все процессы в Аспро.Cloud, когда в платформе появились необходимые финансовые инструменты.
«В Аспро.Cloud вернулись, когда появилась возможность работать с выручкой. Приятно, что платформа развивается и появляются новые, нужные возможности. Для нас важно вести финансовый учет и счета с актами правильно подгружать в систему».
Константин Султанов, руководитель компании RANX
Процесс миграции:
- Шаблоны документов уже были готовы в Аспро.Cloud.
- Оставалось только перенести финансовые настройки.
- Настройка автоматического отслеживания статусов оплаты.
- Конфигурация напоминаний клиентам о платежах.
Результаты внедрения
Количественные результаты:
- В 4 раза ускорен процесс выставления счетов и их привязки к финансовым статьям.
- Ликвидирована ручная работа по сопоставлению транзакций.
- Устранены риски ошибок в финансовом учете.
Качественные улучшения:
- Руководитель получил возможность контролировать денежные потоки в реальном времени.
- Исчезла необходимость постоянного переключения между разными сервисами.
- Все финансовые операции и документооборот сосредоточены в единой системе.
Отзыв клиента:
«Сейчас мы работаем в двух системах параллельно, одна из которых — Аспро.Cloud. Но хотя бы с финансами и счетами работаем в одном сервисе. Могу дать совет: если вы только выбираете CRM-систему, позаботьтесь, чтобы она покрывала все потребности. Присмотритесь к Аспро.Cloud: в системе есть финансы, счета и акты, проекты можно вести, и, само собой, CRM».
Константин Султанов, руководитель компании RANX
Выводы и рекомендации
История RANX демонстрирует важные принципы выбора бизнес-систем:
- Ценность единой платформы — интеграция разных функций в одной системе экономит время и снижает количество ошибок.
- Важность масштабируемости — система должна расти вместе с бизнесом и добавлять новые функции по мере необходимости.
- Экономическая целесообразность — первоначальная экономия на интеграции инструментов часто оборачивается повышенными затратами в будущем.
Ключевые уроки для бизнеса:
- Тщательно оценивайте полный функционал системы перед внедрением.
- Учитывайте не только текущие, но и будущие потребности бизнеса.
- Отдавайте предпочтение платформам, которые развиваются и добавляют новый функционал.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.