Релиз Битрикс24 – «Гравитация», выпущенный в ноябре 2024 года, привнес в систему много функций, реально помогающих бизнесу и клиентам. Одной из таких фишек стала онлайн-запись на прием к специалистам. Эта функция особенно пригодится компаниям, работающим в сфере услуг.
Что такое онлайн-запись в Битрикс24
Битрикс24 имеет функционал онлайн записи – инструмент, который помогает записывать клиентов заочно и при личной встрече на визит к врачам, парикмахерам и т. д., а также сдавать в аренду технику, транспорт, недвижимость или организовывать консультации по юридическим вопросам.
Кроме того, эта функция позволяет автоматизировать бронирование и тем самым повышать посещаемость заведений, а также контролировать загруженность персонала и устанавливать напоминания. Все данные из онлайн-записей сохраняются в карточках CRM.
С точки зрения Битрикс24, люди, оборудование и недвижимость – это ресурсы. Сотрудник может добавить их в нужный раздел, а затем настроить подходящие параметры. Напоминания для клиентов могут сохраняться в виде шаблонов, чтобы последние можно было быстро задействовать. Ещё одна особенность онлайн-записи в Битрикс24 – это возможность записи клиента на несколько последовательных приёмов.
Как выглядит этот раздел
Данные в этом разделе отображаются в виде столбчатого наглядного расписания. В заголовках колонок отображаются доступные для бронирования ресурсы, а также общая выручка по ним. Нижняя часть выглядит примерно так же, как календарь в Битрикс24 в режимах «День» и «Неделя». Сеансы записи показываются в виде прямоугольных блоков. Их цвет зависит от статуса:
• светло-зеленый – клиент подтвердил запись;
• в противном случае – голубой.
Если клиент опаздывает, то в правом верхнем углу блока появляется счётчик в красном кружочке. Уже состоявшиеся действия отмечаются легким затемнением блока. Кроме того, можно менять вертикальный масштаб таблицы и открывать её в увеличенном виде в новой вкладке. Таким образом, этот инструмент отличается хорошей наглядностью и удобством, что позволяет легко отследить все записи и не затеряться в них.
Дополнительные возможности
Ещё одна фишка онлайн-записи в Б24 – это средство отслеживания статистики и загруженности работников. С его помощью можно узнавать количество занятых слотов, то есть, сколько специалистов сейчас работает с клиентами.
А модуль статистики отобразит количество записавшихся клиентов, выручку от каждого исполнителя, а также общий доход за день. Кроме того, расписание можно фильтровать по типам ресурсов, чтобы легче находить нужный элемент. Сочетание этих характеристик делает онлайн-запись в Битрикс24 отличным решением для салонов красоты, частных клиник и т.п.
Настройка онлайн-записи в Битрикс24
Перед тем, как настроить онлайн-запись в Битрикс24, надо обновить свой тариф до «Профессионального» и выше. Кроме того, по умолчанию соответствующий пункт меню скрыт. Чтобы он появился, достаточно ввести слово «запись» в строке поиска и нажать на подсказку. Инструмент закрепится в самом низу меню.
В первую очередь надо добавить новый ресурс, щёлкнув по соответствующей кнопке. Появится меню выбора сферы деятельности, позволяющее определить, кто или что будет фигурировать в онлайн-записи. Среди представленных вариантов:
• медицинские услуги;
• аренда оборудования, транспорта или недвижимости;
• услуги специалистов (таких, как врачи, мастера, косметологи).
Можно также указать свой вариант, если в перечне нет подходящего (скрин 3).
Чтобы создать новый ресурс для онлайн-записи, потребуется:
• Выбрать или прописать сферу деятельности.
• В поле для названия ввести ФИО специалиста, марку и модель транспортного средства или адрес помещения. Эти данные должны быть корректными и актуальными, так как они передаются клиенту через напоминание.
• Выбрать тип ресурса из списка (врач и т.п.) или создать новый, если необходимо.
• Выбрать способ отображения ресурса из 2-х вариантов: в колонках расписания или при пересечении. В первом случае ресурс виден всегда, а во втором – в специальном разделе пересечений.
• Выбрать время, в течение которого ресурс будет доступен. Можно использовать рабочее время компании или же назначить отдельный режим.
• Задать длительность записи (1, 2, 24 часа, 7 дней или свое значение). Нажать на «Продолжить».
• Включить или отключить напоминания клиенту о записи или опоздании. Кроме того, можно настроить сообщение, содержащее наименование ресурса, дату и время.
• Нажать на кнопку «Создать ресурс».
Режим пересечения ресурсов будет полезен, например, для разных врачей, работающих посменно в одном кабинете. В этом случае надо создать основной ресурс (врача) и дополнительный (кабинет). В настройках второго следует указать, чтобы он отображался при пересечении. После возврата в расписание нужно нажать на соответствующую кнопку и выбрать дополнительный ресурс.
Шаги по подключению и интеграции
Когда будет создан один или несколько ресурсов, можно выполнить собственно онлайн-запись клиента к врачу, косметологу и т. д. Это действие могут выполнить все сотрудники, пользующиеся Битрикс24. При этом клиент необязательно должен находиться в разделе CRM – данные о посетителе можно внести во время разговора.
Чтобы сделать это, потребуется:
• В интерфейсе Битрикс24 открыть раздел «Онлайн-запись».
• Навести мышь на подходящий по времени свободный слот под требуемым ресурсом, чтобы появился бледно-голубой блок. Кликнуть на «Создать».
• Добавить данные о клиенте. Для этого нажать кнопку «+ клиент» или на стрелку в правой части блока. Затем щёлкнуть на «Добавить или выбрать» во всплывающем окне. В ещё одном окошке ввести имя и фамилию клиента, когда он представится, и нажать на «Создать новый контакт». Он сохранится в CRM-системе.
• Если необходимо, добавить пояснительную заметку. Сохранить изменения.
Когда все данные будут внесены, клиенту автоматически отправится сообщение с данными о специалисте и его должности, кабинете (если доступно), а также о дне и времени посещения. По умолчанию в конце послания приводится просьба сообщить об изменении планов, а также пожелание и данные о компании. А чтобы клиент не забыл о посещении, можно отправить в заданное время напоминание. Оно будет лишь содержать данные о том, во сколько специалист будет ждать визита. Все сообщения могут отправляться через СМС или Ватсап.
Кроме того, создать онлайн-запись можно и через CRM. Для этого надо в карточке клиента нажать на «Добавить» (если надо привязать запись к конкретной сделке) или на «+» (если надо создать новую сделку).
Интеграция с сайтом и другими инструментами
Так как «Онлайн-запись» – это довольно новый инструмент, в нём предусмотрена интеграция только с модулем CRM. Для расширения возможностей, например, для получения формы онлайн-записи на сайте или для подключения дополнительных каналов, лучше использовать специальные отраслевые приложения для медицины и салонов красоты, например, Dent CRM24 или «Запись в салон красоты».
Сравнение онлайн-записи в Битрикс24 с Yclients и Rubitime
Yclients и Rubitime – это российские сервисы для онлайн-записи клиентов в разных сферах услуг. Сравним подробнее эти платформы с аналогичным сервисом от Битрикс24.
Различия в функционале и удобстве
Так как Rubitime и Yclients больше сфокусированы на записи клиентов, эти площадки предлагают больше возможностей, например, приём платежей и чаевых, финансовый учёт, ведение клиентской базы и т. д. Кроме того, у Битрикс24 интерфейс добавления нового клиента выглядит более перегруженным, чем у конкурентов, из-за наслоения окон.
Стоимость и масштабируемость решений
В Битрикс24 онлайн-запись доступна только на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз». В обоих случаях функциональность инструмента идентична. При этом тарифы довольно дороги – 9 793 и 23 793 руб. в месяц за всех пользователей.
Yclients же отличается тем, что вместо тарифных линеек с возрастающими возможностями предлагает оплату за определённый период и количество сотрудников. Например, за лицензию на 5 сотрудников на 2 года нужно платить по 1280 руб. в месяц. При этом будет открыт доступ сразу ко всем инструментам. Такая же система тарифов у RubiTime. Все цены действительны на май 2025 года.
Заключение
Таким образом, инструмент онлайн-записи в Битрикс24 упростит работу медикам, косметологам и арендаторам. Оперативная отправка оповещений позволяет клиентам не опоздать на прием. Кроме того, наглядная визуализация поможет точно определить занятость специалистов, и тем самым повышать посещаемость заведений, а также контролировать загруженность персонала и устанавливать напоминания. Все данные из онлайн-записей сохраняются в карточках CRM.
8 (800) 551 80 55
1@crmacademy.ru