Внешние изменения могут кардинально менять отрасли, требуя от бизнеса быстрой перестройки. Особенно это касается сферы услуг, где ключевую роль играют управление проектами и эффективная координация команд.
Компания DEEPSOUND, с 2009 года занимающаяся техническим обеспечением мероприятий, столкнулась именно с такой ситуацией. Их опыт показывает, как адаптация внутренних процессов с помощью современных инструментов помогает не просто выжить, но и оптимизировать работу в новых условиях.
Вызов: когда привычные процессы больше не работают
После значительных изменений на рынке DEEPSOUND столкнулась с необходимостью кардинальной перестройки подхода к работе. Изменилась и специфика деятельности: компания практически перестала вести активные продажи, клиенты стали обращаться за услугами самостоятельно.
В таких условиях прежние методы управления заказами стали неэффективными. Команда DEEPSOUND обратилась к специалистам Аспро.Cloud за помощью в выстраивании новых, более эффективных бизнес-процессов.
Решение: проекты вместо сделок
После комплексного аудита бизнес-процессов было предложено ключевое решение — полностью перенести весь цикл работы с заказами в модуль «Проекты».
Почему именно проекты?
Специфика деятельности компании — это комплексное техническое обеспечение мероприятий. Каждый заказ включает множество этапов: от согласования стоимости до подписания актов выполненных работ. Проектный подход позволил объединить все эти процессы в едином рабочем пространстве.
Раньше сотрудники сталкивались с двойной работой: сначала создавали сделку в CRM, а затем переносили все в проект. Мы устранили эту проблему, доработав функционал так, чтобы коммерческие предложения можно было создавать прямо в проектах.
Настройка шаблонов проектов
Ключевым элементом нового подхода стала настройка шаблона проекта. Мы отказались от излишней детализации, которая была у компании ранее, и объединили множество мелких задач, добавив к ним подробные чек-листы.
В описание каждой задачи встроили шаблон отчета, который сотрудники заполняют в процессе работы. Это обеспечивает единый стандарт выполнения задач и полную прозрачность процессов.
Шаблон настроили универсально — он подходит для обоих видов услуг компании: мероприятий «под ключ» и простой аренды оборудования.
Теперь процесс стал максимально простым: получил звонок от клиента — сразу запустил проект по шаблону. Автоматически подгружается весь список необходимых задач, назначаются ответственные. В два клика формируются КП и счета, которые отправляются клиенту прямо из системы.
Оптимизация финансового учета
Второй важной задачей было выстраивание прозрачного учета финансов по проектам. Мы провели консультации с руководителями проектов и бухгалтером, помогли настроить корректное разнесение затрат.
Бухгалтер теперь заносит все поступления и затраты в разделе «Деньги» и сразу разносит их по статьям. Это обеспечивает точный учет план-факта по каждому проекту.
Бюджетирование происходит в рамках каждого отдельного проекта. Менеджеры указывают плановые поступления и затраты, затем добавляются фактические данные. Система автоматически показывает все отклонения от графика, если фактические даты не совпадают с плановыми.
Учет договоров через пользовательские списки
Для учета договоров мы настроили шаблон списка — гибкий конструктор таблиц, позволяющий создавать любые структуры данных под специфику бизнеса.
Теперь каждый договор привязывается одновременно к клиенту и проекту. В карточке контрагента отображаются все договоры в отдельной вкладке, а на странице проекта сразу видно, по какому соглашению ведется работа.
Интеграция с телефонией и дополнительные возможности
Мы помогли настроить интеграцию с системой телефонии. Все звонки автоматически фиксируются в системе с записью разговоров. Это особенно важно для компании, поскольку руководитель находится в другом городе. Телефония позволяет удаленно контролировать работу команды.
По запросу клиента добавили в карточку контрагента поле для социальных сетей. Эти данные компания использует для формирования целевой аудитории в рекламных кампаниях.
Координация через календарь
Для предотвращения пересечений по оборудованию сотрудники активно используют календарь, отмечая даты мероприятий и необходимость предоставления техники в аренду.
В личных календарях руководители проектов ставят напоминания о звонках и письмах клиентам, что исключает потерю важных коммуникаций.
Результаты трансформации
«В результате внедрения мы смогли привести к единому стандарту ведение всех проектов и сделать работу команды максимально прозрачной», — отмечает руководство DEEPSOUND.
Ключевые достижения проекта:
- Создание единого стандарта ведения проектов.
- Устранение дублирования процессов между разными системами.
- Настройка автоматизированных шаблонов для типовых операций.
- Выстраивание прозрачного финансового учета по проектам.
- Обеспечение удаленного контроля качества работы сотрудников.
Команда прошла комплексное обучение, включавшее онлайн-консультации в процессе настройки и итоговую встречу для демонстрации всех возможностей системы.
Выводы для других компаний
Кейс DEEPSOUND показывает, что даже в условиях значительных изменений на рынке компания может не просто адаптироваться, но и оптимизировать свои процессы. Главное — готовность пересмотреть привычные подходы и найти решения, точно соответствующие новым реалиям бизнеса.
Аспро.Cloud предоставляет достаточную гибкость для адаптации под специфику любой отрасли. Важно не пытаться «втиснуть» свои процессы в стандартные шаблоны, а найти оптимальную конфигурацию под конкретные задачи.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.