Вы определили проблему, но боитесь, что подрядчик сделает «не то»? Рассказываю, как директору или главному инженеру составить техническое задание, которое сэкономит нервы, время и бюджет. Простой алгоритм из 4 шагов, понятный без IT-образования.
В прошлой статье мы разобрали, почему промышленники и IT-специалисты часто говорят на разных языках.
Но вот дилемма: проблему выявили, а как передать её подрядчику, чтобы он не наваял вам цифрового франкенштейна? Ответ — в грамотном Техническом Задании (ТЗ). Не в тридцатистраничном документе с водяными знаками, а в понятной инструкции «что, зачем и как проверить».
Сегодня — только практика. Алгоритм, который превратит вашу боль в конкретные пункты ТЗ.
Часть 1: Забудьте слово «автоматизация». Опишите боль в рублях и минутах
Плохое ТЗ начинается так: «Нам нужно автоматизировать участок фасовки».
Хорошее ТЗ начинается так: *«Из-за ручного учёта на участке фасовки мы теряем 3% сырья ежемесячно, что эквивалентно 450 000 рублей. Кроме того, ежедневные отчёты занимают у мастера 1,5 часа».*
Шаг 1. Переведите проблему в цифры.
- Что мерить? Время простоя, объём потерь сырья, количество ошибок, штрафы за срыв сроков.
- Как узнать? Данные из бухгалтерии, табеля учёта рабочего времени, актов о браке.
- Итог: Вы получаете конкретную цель не «внедрить систему», а «сократить ежемесячные потери на 450 тыс. руб.». Это ваш главный KPI.
Часть 2: Процесс «как есть»
Подрядчик должен понять контекст. Но не грузите его терминами.
Шаг 2. Опишите процесс «как есть» простым языком.
Составьте таблицу на 5 столбцов:
- Кто (должность)
- Что делает (действие)
- С чем работает (бумажный журнал, Excel, станок)
- Какие проблемы возникают (ошибка, задержка)
- Как проблема фиксируется (нигде, в чате, в отчете)
Пример для участка приемки сырья:
- Кто: Кладовщик Иванов.
- Что делает: Взвешивает партию муки, записывает вес в бумажный журнал, звонит технологу.
- Проблемы: Неразборчивый почерк, забывает позвонить, журнал теряется.
- Фиксация: Проблема обнаруживается, когда бухгалтерия не может свести остатки.
Это не техзадание, это — экскурсия для подрядчика в вашу реальность. Без этого шага он предложит абстрактное «решение».
Часть 3: Придумайте правила игры «как должно быть»
Теперь опишите идеальную картину, но на уровне действий людей, а не кнопок в программе.
Шаг 3. Спроектируйте процесс «как будет».
Продолжите таблицу, добавив столбец «Как должно быть».
Для того же кладовщика:
- «Как должно быть»: Кладовщик сканирует штрих-код партии на планшете, вносит вес с электронных весов (данные передаются автоматически). Система сама отправляет уведомление технологу и бухгалтеру. Вес фиксируется в digital-журнале, доступном всем.
Обратите внимание: мы ещё не сказали ни слова про «базу данных» или «мобильное приложение». Мы описали новые правила работы. Именно это — ядро ТЗ.
Часть 4: Определите, как вы поймёте, что всё работает
Самый болезненный момент — приемка. Чтобы не было споров «а мы думали, вы хотели не это», пропишите критерии успеха ДО начала работ.
Шаг 4. Сформулируйте критерии приёмки (чековый список).
Они должны быть измеримыми и проверяемыми за 15 минут.
Плохо: «Система должна быть удобной».
Хорошо: «Мастер участка подтверждает, что формирование сменного отчёта занимает не более 5 минут после окончания смены».
Отлично: «Количество ошибок из-за неразборчивого почерка в журнале приёмки сырья — 0».
Ваш итоговый документ — это шаги 1-4. Это и есть основа ТЗ, которую поймут и в цеху, и в IT-компании.
Чего НЕ должно быть в вашем ТЗ (спойлер: того, что там есть всегда)
- Конкретные названия систем или железок. Не «хочу на 1С» или «с датчиками Siemens». Вы нанимаете эксперта, пусть он предложит решения под ваши задачи.
- Требования к «красивому и современному интерфейсу». Вместо этого — «информация на экране должна быть читаема с расстояния 1 метра при освещении цеха».
Расплывчатые глаголы: «оптимизировать», «улучшить», «повысить». Только конкретику: «сократить время с 40 до 20 минут», «увеличить процент выхода годного с 92% до 95%».
Практикум: Проверьте себя
Вернитесь к своей самой болезненной проблеме, которую вы описали в комментариях к первой статье.
Попробуйте прямо сейчас выполнить для неё Шаг 1 и Шаг 2.
Опишите в комментариях:
- Проблема: «У нас на [участке] происходит [что], из-за этого теряем [сколько денег/времени]».
- Процесс «как есть»: «Сейчас сотрудник [Имя] делает [что], записывает в [где], и тут возникает [проблема]».
Я выберу несколько самых показательных комментариев и в следующем материале покажу, как превратить этот скелет в полноценное ТЗ. Это будет разбор живых примеров от вас.
В следующей статье цикла мы возьмём готовое ТЗ и разберём, как по нему выбрать подрядчика, задать правильные вопросы и не утонуть в десятке одинаковых коммерческих предложений.
Держите руку на пульсе технологий — подписывайтесь на канал «Цифровая Промышленность» в Telegram, где мы разбираем такие кейсы в режиме реального времени.