Получить «письмо счастья» из ИФНС сегодня легче, чем лайк в соцсетях. Камералка только началась – уже прилетело требование о пояснениях. Сдали декларацию по НДС – ждите запрос документов. Причём теперь налоговая всё чаще работает через ЭДО, меняет форматы, обещает убрать неформализованную переписку и параллельно штрафует за каждую задержку.
В итоге бухгалтер, директор или ИП сидит перед монитором и думает: «Это требование вообще ко мне? Как на него отвечать? Можно ли просто отправить письмо через оператора или уже нельзя? А если я ошибусь в формате, считается, что я не ответил?»
Разбираемся спокойно и по-взрослому: когда и как давать пояснения, чем отличаются бумага и ЭДО, что делать с НДС и как выстроить процесс так, чтобы требования из налоговой перестали быть ночным кошмаром.
Почему требования ФНС стали ежедневной реальностью
Современная налоговая живёт в цифре: АСК НДС-3, ЕНС, онлайн-кассы, банки, ЭДО – всё стягивается в одну большую систему. Любой разрыв в этих данных автоматически рождает «подозрение», а подозрение – требование пояснить.
Для бизнеса это означает две вещи:
- Требований стало больше. Даже мелкое расхождение между декларацией по УСН и 6-НДФЛ, «странный» вычет по НДС или нулевая декларация на фоне активного движения по счёту – и в ЛК появляется запрос.
- Ошибки в ответах стали дороже. Формально штраф за непредставление пояснений – 5 000 рублей. Но на практике неправильный или несвоевременный ответ запускает цепочку: повторные запросы, углублённая камералка, блокировка операций по счёту, выездная проверка и доначисления.
Поэтому главная задача бухгалтера сегодня – не просто «что-то ответить», а выстроить управляемый процесс работы с требованиями ФНС по всем каналам: бумага, электронный документооборот, НДС-форматы.
Бумага против ЭДО: где какие правила
Закон даёт бизнесу две официальные дорожки для ответов:
- по большинству отчётов (УСН, 6-НДФЛ, РСВ, имущество, прибыль и т. д.) пояснения можно отправить и в бумажном виде, и электронно;
- по НДС – только электронно и строго по установленному формату.
Бумага – это те же классические варианты: заказное письмо по почте или личная подача в инспекцию. Срок на пояснения – пять рабочих дней с момента получения требования. На представление документов по требованию при камеральной или выездной проверке – десять рабочих дней.
На бумаге всё вроде бы привычно. Основной риск здесь другой: письмо потерялось, опись составили не так, на копиях нет подписи/печати – и в деле уже нет ваших подтверждений. А через пару месяцев, когда пойдёт спор о штрафе или доначислениях, доказать своевременный ответ бывает сложно.
Именно поэтому налоговая последовательно переводит общение в электронный формат – ЭДО.
Неформализованная переписка по ЭДО: отменили или нет?
ФНС уже несколько лет говорит, что откажется от «свободных» писем в электронке. План был такой:
- с 1 октября 2025 года – не принимать по ЭДО неформализованные письма с вложениями;
- с 1 ноября 2025 года – полностью прекратить неформализованную переписку.
Бизнес успели напугать, программы переписали инструкции, а затем ФНС притормозила и отложила запрет на неопределённый срок. Операторы ЭДО получили официальные письма: формат пока остаётся прежним, но окончательное решение будет объявлено дополнительно.
Что это значит для бухгалтера на практике:
- формально вы по-прежнему можете отправлять обычное исходящее письмо через ЭДО, прикрепив PDF с пояснением;
- но безопаснее использовать формализованный ответ, который система привяжет к конкретному требованию и нужной декларации.
Неформализованные письма теряются, висят «в общем ящике», их дольше ищут и пересылают между отделами. В спорной ситуации доказать, что именно этим письмом вы ответили на конкретное требование, намного сложнее.
Как выглядит идеальный ответ по ЭДО
Представьте: вы открыли программу сдачи отчетности, видите во входящих письмо «Требование о представлении пояснений» с ссылкой на форму КНД 1165013. Стандартная реакция – паника. Правильная – действуем по алгоритму.
- Открываем карточку требования. Сразу проверяем реквизиты: ИФНС, номер, дату, к какой декларации привязано, по какому периоду задают вопросы. Если видите очевидную ошибку (перепутали дату счёта-фактуры, реквизиты декларации, указали не ваш ИНН) – в ответе на это указываем, а не молчим.
- Нажимаем кнопку «Ответить» прямо в карточке. В большинстве программ (СБИС, Такском, 1С-Отчётность, Контур и др.) после этого автоматически формируется формализованный ответ.
- Прикрепляем документы. Сканы договоров, УПД, актов, счетов-фактур, расчёты, пояснительную записку. Программа сама сформирует опись, но ваша задача – для каждого файла указать номер и краткое описание так, как это сделано в требовании ФНС. Это важно: инспектора сверяют опись с запросом, а не с вашим внутренним названием файла.
- Отправляем пакет. В ЭДО уходит комплект из XML-файла (формализованный ответ) и приложенных PDF. В ЛК ФНС позже появится статус о приёме и результат камеральной проверки.
Такой пакет попадает напрямую в «зону ответственности» инспектора, который ведёт вашу камеральную. А сроки, формат и факт отправки легко подтвердить протоколами оператора.
Особый случай: пояснения по НДС
С НДС всё строже. По этому налогу любые пояснения и документы подаются только электронно и только по утверждённому формату КНД 1160200. Просто письмо с вложенным PDF здесь уже не работает – налоговая его юридически не увидит.
С 1 января 2026 года формат 5.03 обновили: появились дополнительные таблицы, в том числе новая таблица 4.64.1 с реквизитами документа, подтверждающего уплату налога. То есть камеральная проверка НДС теперь требует не только бухгалтерских объяснений, но и чёткой «привязки» платежей к конкретным доначисленным суммам.
Для бухгалтера это означает:
- нужно заранее убедиться, что ваш оператор ЭДО и программа отчётности обновили формат;
- в ответах по НДС важно не только написать, почему вы заявили вычет или не отразили реализацию, но и предоставить документы строго в структуре, которую ждёт ФНС: договор – в одну таблицу, счёт-фактура – в другую, платёжка – в третью.
Иначе вы формально «ответили», но XML не прошёл контроль – и система посчитает, что требования остались без ответа.
Пример: чем грозит неправильный ответ
Предположим, компания на УСН получила требование пояснить расхождение между РСВ и 6-НДФЛ по взносам. Бухгалтер за два дня находит ошибку: в 6-НДФЛ не попала премия за квартал 120 000 ₽.
Если промолчать – инспекция доначислит НДФЛ и взносы, плюс штраф за непредставление пояснений 5 000 ₽ и пени.
Если отправить формализованный ответ по ЭДО, приложить корректный расчёт 6-НДФЛ и письмо с описанием ошибки, ИФНС ограничится камералкой и предложит подать уточнёнку. Вариант доначислений останется, но штрафа за молчание уже не будет, а позиция компании будет выглядеть как добросовестная.
Бумажные пояснения: когда всё ещё имеет смысл не ЭДО
Несмотря на цифровизацию, бумага не умерла. Есть ситуации, когда проще и надёжнее отвезти ответы лично:
- у компании нет ЭДО и небольшой документооборот;
- требование касается старых периодов, часть документов хранится в архиве и проще собрать бумажную папку;
- нужно передать большой массив документов, который тяжело «упаковать» в электронные файлы.
В этом случае важно:
- подготовить сопроводительное письмо с перечислением всех приложений;
- пронумеровать и прошить документы, поставить печать и подпись;
- получить отметку инспекции о приёме пакета с датой и входящим номером.
Так вы зафиксируете факт и дату ответа. Если подаёте по почте, заказывайте опись вложения и сохраняйте чек – это ваш спасательный круг в случае спора.
Где проходит тонкая грань между «пояснениями» и «лишней информацией»
Одна из типичных болей бухгалтеров – страх «наговорить лишнего». Одни отправляют в налоговую все возможные документы и комментарии – на всякий случай. Другие, наоборот, пишут одно предложение: «Нарушений не допущено».
Верная стратегия – отвечать ровно в том объёме, который позволяет снять вопрос, но не открывает новых тем.
Например, инспекция просит пояснить, почему в декларации по НДС заявлен вычет по поставщику «Альфа» на 1 200 000 ₽.
Бухгалтер может:
- приложить договор, счёт-фактуру, УПД, платёжное поручение и короткое письмо с описанием хозяйственной операции – этого достаточно, чтобы подтвердить реальность сделки;
- или отправить ещё и всю картотеку по поставщику, копии актов сверки с десятком контрагентов, внутренние приказы и положения – и дать инспектору лишний материал для дополнительных вопросов.
Баланс прост: отвечаем по сути требования, а не по всей жизни компании за последние пять лет.
Как выстроить внутри компании систему работы с требованиями
Чтобы требования ИФНС перестали выбивать из рабочего ритма, важно оформлять работу с ними как отдельный процесс:
- назначить сотрудника (или двух) ответственными за мониторинг входящих сообщений в ЛК и ЭДО;
- завести внутренний журнал требований: номер, дата, вид, связанная декларация, срок ответа, статус;
- прописать в учётной политике и внутренних регламентах, в каком формате компания отвечает по разным видам налогов;
- подготовить шаблоны пояснительных писем – по НДС, 6-НДФЛ, прибыли, УСН, РСВ.
Так любая проверка перестанет быть пожаром «на весь отдел», а станет рабочей задачей с понятными сроками и ответственными.
Почему бухгалтеру стоит научиться «разговаривать» с налоговой профессионально
Сегодня ФНС – не только проверяющий, но и информационный партнёр: через требования она тонко намекает, где видит риск и какие операции её настораживают.
- снижает вероятность выездной проверки;
- экономит десятки и сотни тысяч рублей на штрафах и пенях;
- защищает директора и ИП от претензий по личной ответственности.
И этому можно научиться. Не за одну ночь и не по обрывочным публикациям в интернете, а системно – с кейсами, образцами ответов, реальными требованиями из практики и подробным разбором, что и как писать.
Что дальше: где прокачать навык ответов на требования ФНС
Если вы бухгалтер, главный бухгалтер, финансовый директор или ИП и чувствуете, что требования из налоговой приходят всё чаще, а времени разбираться во всех новых форматах и нюансах всё меньше, – вам нужен понятный, практический алгоритм.
Перестаньте бояться писем из ИФНС – превратите их в управляемый процесс.
Перейдите на сайт образовательного центра РУНО и запишитесь на курс. Один правильно подготовленный ответ на требование зачастую экономит бизнесу больше, чем стоит любое обучение.