Автор: Роман Выборнов, учредитель компании ВЫБОРНОВ-КОНСАЛТИНГ, эксперт по внедрению CRM-систем, автоматизации бизнес-процессов и построению коммерческих отделов. Почему проектным компаниям критично важно внедрять CRM?
Проектный бизнес — один из самых сложных сегментов B2B. Здесь нельзя «просто продать и забыть».
Каждый проект — это:
- переговоры,
- техническое задание,
- проектирование,
- согласование,
- производство,
- доработка,
- завершение,
- гарантии,
- изменения,
- конфликты,
- претензии.
И на каждом этапе — десятки документов, ответственных и сроков.
Если процесс не управляется системно — бизнес становится заложником ошибок, хаоса и человеческого фактора.
И почти каждая проектная компания живет по одному сценарию:
- растут продажи,
- растут затраты,
- падает прибыль,
- растет операционный хаос.
Система нужна не «для галочки», а чтобы бизнес был:
- управляемым,
- прогнозируемым,
- прибыльным.
В этом кейсе мы разберем, как внедрение Битрикс24 трансформировало проектную компанию (НДА), работающую в сложном сегменте B2B услуг, и привело к заметным экономическим и организационным результатам.
Что было ДО: бизнес работал, но система разрушалась
Компания пришла с запросом:
«Мы растем, но теряем управление, деньги и клиентов. Нам нужен порядок, прозрачность и контроль».
В диагностике были выявлены четыре ключевые проблемы:
продажи, операционка, документооборот и экономика.
Проблемы в продажах: хаос, зависимость от людей и потеря заявок
Это классика проектного бизнеса.
- не было воронки продаж
- не было прогнозов
- заявки терялись в почте и мессенджерах
- менеджеры «забывали» перезванивать
- сроки не контролировались
- сделки затягивались до 6–9 месяцев
- руководитель не видел общую картину
Продажи были «случайными», неуправляемыми и не прогнозируемыми.
Маркетинг наращивал трафик — а компания не могла его обработать.
Проблемы с документооборотом: хаос версий, дубли, потеря данных
Документы — это кровь проектного бизнеса.
И она постоянно «вытекала»:
- файлы хранились на разных дисках
- версии документов не отслеживались
- никто не понимал, что актуально
- клиент получал неправильные данные
- ошибки стоили денег
Потери и переделки приводили к прямым затратам и репутационным рискам.
Проблемы в операционке: «все горит»
- задачи ставились устно
- ответственность не фиксировалась
- сроки срывались
- информация терялась
- сотрудники тонули в ручной работе
Руководитель работал «пожарным».
Проектные менеджеры — «героями».
Но бизнес не был системой — он был набором героических усилий.
Проблемы в экономике: рост оборота — падение прибыли
Компания росла.
Штат рос.
Проекты становились больше.
Но при этом:
- прибыль падала
- расходы росли
- себестоимость не считалась
- проектная маржа не отслеживалась
Это классический синдром:
«Мы зарабатываем, но не понимаем, куда всё пропадает».
Цели внедрения: из хаоса — в систему
Руководитель сформулировал задачу просто:
«Сделайте так, чтобы бизнес был управляемым и зарабатывал больше».
Мы перевели это в измеримые цели:
В продажах:
- рост выручки на 25–35%
- снижение потери лидов до нуля
- прогнозирование доходов
В операционке:
- контроль сроков
- контроль загрузки
- контроль задач
В документах:
- единое хранилище
- контроль версий
- безопасность данных
В экономике:
- повышение маржинальности
- прозрачность затрат
Главная цель:
создать управляемую бизнес-модель, а не «клуб тех, кто успевает тушить пожары».
Как проходил проект: методология внедрения
Мы используем подход, основанный на управлении продуктом и организационным изменением:
- Диагностика
- Проектирование
- Реализация
- Обучение
- Сопровождение
Это не «поставить CRM».
Это перестроить бизнес под систему.
Диагностика: понять, что происходит на самом деле
Мы провели интервью со всеми ключевыми ролями:
- собственник
- продажники
- проектировщики
- инженеры
- финансовый отдел
Цель: найти корневые причины хаоса, а не бороться с симптомами.
Результат диагностики показал:
- 61% времени менеджеры тратили на рутину
- 37% задач не фиксировались
- 46% документов имели ошибки
- 18% коммерческих предложений отправлялись поздно
Это не проблема людей.
Это проблема отсутствия системы.
Проектирование: создание управляемой модели бизнеса
Мы создали архитектуру будущей системы:
- воронки продаж
- карточки сделки
- процессы согласования документов
- проектные шаблоны
- автоматизации
- отчеты
Главный принцип:
не усложнять, а упростить и стандартизировать.
Внедрение: трансформация процессов, а не «галочка»
Была реализована коробочная версия Битрикс24 с интеграцией:
- 1С
- телефонии
- почты
- каталогов файлов
- API-скриптов
Логика была выстроена на ключевых принципах:
- автоматизация рутинных действий
- фиксация всех коммуникаций
- контроль сроков и ответственности
- прозрачность данных
Обучение: внедрение новой модели поведения
CRM без обучения — мертворождённый проект.
Мы провели:
- обучающие сессии
- корпоративные регламенты
- контроль выполнения
- наставничество
Цель: чтобы команда начала работать по системе, а не «как всегда».
Что было реализовано: системные решения
1. Воронка продаж
Полный цикл от входящего лида до завершенного проекта.
Для каждого этапа:
- задачи
- сроки
- ответственные
- автоматизация
- отчеты
Продажи стали процессом, а не хаосом.
2. Централизованный документооборот
- единая база документов
- контроль версий
- роли и доступы
- шаблоны документов
- электронный архив
Дубли и ошибки исчезли.
Компания перестала терять данные.
3. Управление проектами
Созданы проектные шаблоны с:
- этапами
- задачами
- сроками
- нагрузкой
Теперь руководитель видит:
- где риски
- где задержки
- кто перегружен
4. Автоматизация
Система сама:
- создаёт задачи
- отправляет письма
- собирает документы
- уведомляет ответственных
- формирует отчеты
Освобождено до 90 часов в месяц ручной работы.
5. Аналитика
Созданы отчеты:
- по продажам
- по проектам
- по марже
- по загрузке
Компания впервые увидела
реальную экономику бизнеса.
Результаты: что изменилось после внедрения
Рост продаж
- +28% выручка за 9 месяцев
- +31% конверсия
- +47% обработанных лидов
Причина:
ничего не теряется, всё доводится до результата.
Документы
- уменьшение ошибок на 63%
- снижение конфликтов с клиентами
- сокращение времени согласования
Причина:
структура и контроль версий.
Операционка
- снижение задержек сроков с 38% до 19%
- снижение перегрузок сотрудников
- рост скорости исполнения
Причина:
система задач и нагрузок.
Экономика
- рост маржи на 12,5%
- прогнозируемость прибыли
- прозрачность затрат
Причина:
управляемость процессов.
Как мы решаем задачи
Наш подход основан на работе с корневыми причинами:
- не «ставим CRM», а меняем бизнес-процессы
- не «обучаем кнопкам», а формируем поведение
- не «делаем вид», а работаем до результата
Как мы работаем с неопределённостью
Проектный бизнес — мир постоянных изменений.
Мы внедряем систему управления, которая:
- быстро адаптируется
- учитывает риски
- контролирует изменения
- сохраняет данные
Компания становится устойчивой.
Можем ли мы повторить результат
Да — если бизнес хочет:
- управляемость
- прозрачность
- рост прибыли
И готов:
- участвовать
- менять процессы
- внедрять регламенты
CRM — не кнопки.
CRM — модель управления бизнесом.
Вывод: CRM — не инструмент, а инфраструктура роста
После внедрения Битрикс24 компания получила:
- системные продажи
- управляемые проекты
- безопасные документы
- прогнозируемую экономику
- контроль и прозрачность
И главное:
бизнес перестал зависеть от хаоса и героизма сотрудников.
Если вам нужен такой же результат
Мы внедряем CRM не ради «галочки», а ради:
- роста выручки
- роста маржи
- управляемости компании
Контакты для сотрудничества
Если вы хотите внедрить ИИ-продавца + AmoCRM в HR-агентство, увеличить конверсию и скорость обработки кандидатов, мы готовы помочь:
📩 Email: ceo@rvybornov.ru | i@romanvybornov.ru
📱 Telegram: https://t.me/roman_monaco
🌐 Сайт: https://vyb-consulting.ru/
Напишите:
- в какой сфере работаете
- какие проблемы мешают расти
Мы предложим решение, которое изменит систему, а не интерфейс.