«Серёж, сделай что-нибудь по проекту «Феникс», и чтобы было красиво». Знакомый стиль? Если ваши сотрудники постоянно переспрашивают, делают не то или срывают сроки, проблема не в них, а в том, как вы ставите задачи. Хорошая постановка задачи — это 90% ее успешного выполнения.
Десятая статья цикла возвращает нас к инструментам операционного управления. После «мягких» навыков пора отточить ключевой «жесткий» навык — искусство ясной постановки целей.
Специалист в роли менеджера: формулирует задачи размыто, полагая, что сотрудники обладают телепатическими способностями. Он бросает фразы вроде «Надо бы это порешать» или «Займись тем отчетом» и удаляется, считая миссию выполненной. Результат — несоответствие ожиданий и реальности, раздражение и постоянные переделки.
Менеджер-специалист, проходя мимо, говорит: «Сереж, там по клиенту Иванову надо кой-чего подшаманить, и чтобы побыстрее». Сережа пытается угадать, что значит «кой-чего» и «побыстрее», и в итоге делает не то и не в те сроки.
Опытный менеджер: использует четкие методологии постановки задач (например, SMART). Он не просто отдает приказ, а убеждается, что сотрудник понял суть, и «продает» ему задачу, объясняя ее ценность и место в общих целях. Финальный шаг — проверка понимания.
Опытный менеджер ставит задачу так: «Сергей, до пятницы, 17:00, тебе нужно подготовить коммерческое предложение для клиента «Иванов». Акцент — на условиях постгарантийного обслуживания. Это критично, чтобы перевести их в категорию постоянных. Пожалуйста, кратко озвучь своими словами, какой будет план действий и итоговый результат».
11 способов поставить задачу сотруднику, чтобы он её выполнил.
Три совета, чтобы ваши задачи всегда выполнялись правильно:
1. Следуйте правилу «Пятиминутки на задачу». Если вы не можете четко объяснить суть задачи, ее цели и критерии успеха за пять минут — вы сами ее не до конца понимаете. Уделите время формулировке, прежде чем ставить задачу команде.
2. Всегда завершайте постановку задачи проверкой понимания. Задавайте вопрос: «Пожалуйста, повтори своими словами, что тебе нужно сделать, какие ключевые моменты и к какому сроку?». Это мгновенно выявляет расхождения в восприятии.
3. Четко озвучивайте критерий успеха. Начинайте или заканчивайте постановку задачи фразой: «Работа будет считаться выполненной, когда…» (например, «…когда документ будет согласован юристом и отправлен клиенту с уведомлением о прочтении»). Это снимает все вопросы о качестве результата.
Если сотрудник не понял задачу, виноват не он, а вы. Ваша речь — это чертёж. Чем он чётче, тем точнее результат.