В сфере онлайн-образования важно оперативно обрабатывать входящие заявки и фиксировать их в CRM. Однако, если данные из форм на сайте (например, Tilda) приходится переносить в Bitrix24 вручную, это замедляет процесс и увеличивает риск ошибок. Чтобы оптимизировать работу, используют интеграционные решения, позволяющие настроить передачу заявок автоматически. Такие инструменты, как Vakas-tools, исключают необходимость в ручной обработке данных и минимизируют временные затраты на технические задачи, обеспечивая быстрый и надёжный обмен данными между Tilda и CRM без программирования.
Какие задачи онлайн-школы можно автоматизировать?
Автоматизация интеграции Tilda и Bitrix24 помогает онлайн-школам оптимизировать процессы обработки заявок. Это особенно актуально при увеличении количества заявок в период активных рекламных кампаний или запуска нового курса. Рассмотрим основные задачи, которые можно автоматизировать с помощью интеграции.
1. Создание сделок
Когда клиент заполняет форму на сайте, данные автоматически передаются в CRM. В Bitrix24 создается новая сделка или лид, что позволяет менеджеру сразу видеть свежую заявку без ручного ввода данных. Это особенно удобно при высокой посещаемости сайта: ни одна заявка не теряется.
Пример: клиент оставил заявку на бесплатный вебинар по ландшафтному дизайну. Сразу после отправки формы в CRM появляется новая сделка с именем клиента и выбранной программой. Менеджеру не нужно вручную копировать данные - система делает это автоматически.
2. Назначение ответственных лиц
После создания сделки система автоматически распределяет ответственных менеджеров и ставит задачи по обработке заявки. Это исключает человеческий фактор при назначении и позволяет каждому менеджеру видеть свои задачи в CRM.
Пример: если школа проводит несколько курсов одновременно, можно настроить автоматическое назначение менеджеров в зависимости от темы заявки. Например, заявки на курс "Рисование для новичков" передаются менеджеру по работе с клиентами этого направления.
3. Уведомления о новой заявке
Bitrix24 уведомляет менеджера через CRM, email или чат о поступлении новой заявки. Это помогает оперативно реагировать на лидов и повышает конверсию в продажу. Если заявка поступила вне рабочего времени, уведомление может быть отправлено сразу нескольким менеджерам или дежурному сотруднику.
4. Передача UTM-меток и аналитики
Для маркетинговой аналитики важно отслеживать, откуда пришла каждая заявка. В CRM передаются utm_source, utm_medium, utm_campaign и другие метки. Это позволяет связать заявку с конкретным источником трафика и анализировать эффективность рекламных кампаний.
Пример: если клиент пришёл с Вконтакте, CRM фиксирует это в карточке сделки. Впоследствии можно оценить конверсию заявок именно с этого канала и сравнить с другими источниками.
5. Сбор аналитики и отчётность
Все данные по заявкам сохраняются в CRM, что упрощает построение отчётов и оценку конверсии. Руководитель отдела продаж может увидеть, сколько заявок поступило с каждого рекламного канала и какие кампании показали лучший результат.
Какие данные важно передавать?
Для эффективной интеграции важно учитывать следующие данные:
- Имя и контактные данные клиента (телефон, email);
- Источник заявки (например, лендинг «Вебинар по дизайну»);
- UTM-метки (utm_source, utm_campaign и т.д.);
- Информация о рекламной кампании (канал, креатив);
- Дата и время заявки;
- Тема или название курса, на который записался клиент.
Эти данные помогают не только идентифицировать клиента, но и оценить эффективность маркетинговых каналов. Например, если большая часть заявок приходит с одного канала, это сигнал к увеличению бюджета на данный источник.
Пример автоматизации: как школа ландшафтного дизайна перестала терять заявки и начала эффективно работать с лидами
Онлайн-школа запустила серию бесплатных вебинаров по ландшафтному дизайну, чтобы привлечь новых клиентов на платные курсы. Рекламные кампании активно продвигались через социальные сети и контекстную рекламу, а лендинги для регистрации создавались на платформе Tilda.
Проблема:
При запуске рекламных кампаний количество заявок резко возросло. Менеджеры ежедневно обрабатывали более 50 заявок, вручную копируя данные из Tilda в CRM. Это приводило к следующим проблемам:
- Потеря заявок. Не все данные были корректно перенесены, часть лидов просто терялась.
- Сбои в учёте источников трафика. Менеджеры не всегда указывали UTM-метки, и маркетолог не мог понять, какие каналы приводили больше всего заявок.
- Задержка в обработке. Время от получения заявки до звонка клиенту составляло до 2 часов. За это время потенциальные ученики могли потерять интерес или уйти к конкурентам.
Задача:
Руководитель отдела продаж поставил цель: автоматизировать процесс передачи заявок с лендингов Tilda в CRM Bitrix24 и настроить аналитику по источникам трафика. Важно было сделать это быстро, без привлечения разработчиков и без изменения текущей структуры лендингов.
Решение:
Школа выбрала платформу Vakas-tools для интеграции. Это позволило избежать написания кода и настроить передачу данных через визуальный интерфейс.
Сценарий автоматизации
1. Создание сделки в CRM:
Сразу после отправки формы на лендинге данные автоматически передаются в Bitrix24. В CRM создаётся новая сделка с данными клиента: имя, телефон, email и выбранный курс.
Пример сделки:
- Название: «Заявка – Иванов Иван – Вебинар Ландшафтный дизайн»
- Ответственный: менеджер по продажам (определяется автоматически на основе распределения заявок).
- Поля сделки: контактные данные клиента, выбранный курс, дата регистрации.
- UTM-метки: система автоматически фиксирует utm_source, utm_medium и utm_campaign. Например, заявка может содержать данные:
- utm_source: Vk
- utm_medium: CPC
- utm_campaign: Spring2025_Landscape
2. Назначение задачи менеджеру:
Вместе с созданием сделки автоматически создаётся задача на менеджера.
Задача формируется по шаблону: «Связаться с клиентом Иваном Ивановым и уточнить дату вебинара».
- Срок выполнения: в течение 1 часа после поступления заявки.
- Уведомление о новой задаче поступает менеджеру в CRM и дублируется в корпоративный чат.
- В задаче также фиксируются данные по источнику заявки. Это позволяет менеджеру подготовиться к звонку, зная, откуда клиент узнал о курсе (например, из рекламного объявления в Vkontakte).
3. Сохранение аналитики:
Школа активно использует сквозную аналитику, чтобы отслеживать эффективность рекламных каналов.
- В карточке сделки отображаются данные о рекламном источнике. Если клиент пришёл из Вконтакте, это фиксируется как отдельное поле.
- Дополнительно записываются все UTM-метки, чтобы маркетолог мог видеть, какие кампании и объявления приводят больше всего заявок.
- Менеджер также отмечает, на каком этапе воронки находится клиент: «Ожидает звонка», «Назначена консультация», «Отказ» и т.д.
4. Напоминание о вебинаре:
За сутки до вебинара система автоматически отправляет напоминание клиенту.
- Формат: SMS и email с указанием времени вебинара и ссылкой на трансляцию.
- Содержание сообщения: «Здравствуйте, Иван! Напоминаем, что завтра в 15:00 состоится вебинар «Ландшафтный дизайн: от идеи до реализации». Присоединиться можно по ссылке: [Ссылка на вебинар]».
- Уведомление о предстоящем мероприятии также поступает менеджеру.
5. Формирование отчёта:
После завершения вебинара менеджер отмечает в CRM статус заявки: «Принял участие», «Не явился», «Заинтересован в курсе».
- CRM автоматически формирует отчёт по итогам вебинара. В отчёте отображается количество заявок, источники трафика и количество лидов, перешедших в статус «Готов к покупке».
- Руководитель отдела продаж анализирует данные и принимает решение о корректировке рекламной стратегии. Например, если большинство заявок пришло из Вконтакте, бюджет на этот канал может быть увеличен.
Результаты интеграции:
После внедрения автоматизации с помощью Vakas-tools школа за первый месяц зафиксировала следующие результаты:
- Время обработки заявки сократилось с 2 часов до 15 минут. Менеджеры сразу видят новые заявки в CRM и быстро реагируют на них.
- Снизилось количество потерянных лидов. Теперь каждая заявка фиксируется в CRM и автоматически назначается ответственному менеджеру.
- Увеличилась точность аналитики. Все данные по заявкам и рекламным каналам аккумулируются в одном месте. Это позволяет маркетологам оперативно корректировать рекламные кампании.
- Сокращены временные затраты на ручную обработку данных. Освободившееся время менеджеры направили на консультации и продажу курсов.
Когда подключать интеграционную платформу?
Если настроить интеграцию вручную не представляется возможным или это требует значительных временных ресурсов, стоит обратить внимание на решения без кода. Платформа Vakas-tools позволяет быстро связать Tilda и Bitrix24, настроить сценарии передачи данных и добавить правила для создания задач и уведомлений.
Когда это оправдано?
- Онлайн-школа работает с несколькими курсами и потоками заявок.
- Важно отслеживать эффективность рекламных кампаний и источников трафика.
- Есть необходимость сократить ручную работу и ускорить обработку заявок.
- Требуется быстрое обновление сценариев без привлечения программистов.
Вывод
Автоматизация передачи заявок из Tilda в Bitrix24 помогает онлайн-школам оптимизировать работу с лидами, ускоряя процесс обработки заявок и минимизируя риски потери данных. Интеграция позволяет исключить ручной ввод, снизить вероятность ошибок и настроить аналитику по источникам трафика.
Использование платформы Vakas-tools обеспечивает реализацию интеграции без написания кода, что делает процесс быстрым и доступным даже для команды без технического бэкграунда. Такой подход позволяет не только экономить ресурсы, но и повышать эффективность работы отдела продаж, особенно в условиях увеличения количества заявок на образовательные продукты.