Представьте: вы 20 лет производите торговое оборудование, построили процессы, наработали клиентскую базу. И вдруг понимаете — рынок изменился, спрос упал, бизнес не приносит прибыли. Что делать? Можно медленно угасать, а можно решиться на радикальные изменения.
Именно такой выбор сделала компания из нашего кейса. Руководители приняли смелое решение — полностью сменить сферу деятельности с производства на дизайн рекламной продукции. В этой истории мы покажем, как правильно организованные бизнес-процессы помогли команде быстро адаптироваться к новой реальности.
История трансформации: от производства к креативу
Компания начинала работу в 2001 году, специализируясь на изготовлении сетчатого торгового оборудования. Стойки, стеллажи, промостолы — всё, что помогает красиво выкладывать товары в магазинах. За два десятилетия работы команда освоила производственные технологии и завоевала доверие десятков клиентов.
«Можно смело заявить, что за 20 лет работы на рынке торгового оборудования мы завоевали доверие нескольких десятков компаний. Мы постоянно развивались и совершенствовали технологию производства. Но экономические условия вносят свои коррективы в работу бизнеса», — рассказывает руководитель компании.
К концу 2021 года ситуация кардинально изменилась:
- Спрос на торговое оборудование резко снизился
- Выручка упала
- Появились проблемы с выплатой зарплат сотрудникам
Осенью 2022 года руководство приняло непростое решение — кардинально сменить направление деятельности.
«Такое решение далось нам непросто. Все-таки посвятить столько лет этому направлению, вложить в него огромное количество ресурсов и вот так в моменте все взять и бросить. Но мы знали, что наше стремление к эффективному бизнесу и полученные знания за все время работы помогут нам найти верное решение этой проблемы», — вспоминает руководитель.
Стратегия быстрого перезапуска
Новой сферой деятельности стал дизайн рекламной продукции — область, кардинально отличающаяся от производства. Пришлось полностью обновить команду и выстроить принципиально новые рабочие процессы.
«Начали мы с организации бизнес-процессов. Мы хотели, чтобы новые сотрудники работали сразу эффективно. При этом действовать нужно было быстро и четко: времени на раскачку и ошибки не было», — объясняет руководитель.
Опыт использования специализированных систем в производстве подсказал правильное решение. Команда понимала: для эффективной работы в новой сфере необходим инструмент, который поможет быстро настроить процессы и контролировать выполнение задач.
После анализа рынка CRM-систем выбор пал на Аспро.Cloud — платформу, которая позволяла быстро адаптировать функционал под специфику дизайнерского агентства.
Внедрение с учетом отраслевой специфики
Четырнадцатидневный пробный период дал возможность протестировать все функции системы и понять, как адаптировать их под задачи дизайнерского бизнеса.
«Несмотря на то что мы заранее убедились в том, что система закрывает потребности, нам предоставили бесплатный пробный период на 14 дней. В течение этого времени у нас был доступ к полному функционалу», — отмечает руководитель.
После тестирования команда записалась на консультации со специалистами по внедрению. Основные вопросы касались модулей «Проекты» и «Задачи»:
- Контроль затраченного времени сотрудников и фиксация почасовых ставок
- Выставление счетов по отработанному времени
- Использование шаблонов проектов
- Добавление инициаторов в проекты
- Настройка виджетов рабочего стола
«Мы хотели использовать систему на все 100%. Но с некоторыми модулями возникли проблемы: было непонятно, как их настроить под наши задачи. Еще нам были необходимы доработки», — рассказывает руководитель компании.
Индивидуальные доработки под бизнес-модель
Специфика дизайнерского агентства требовала нестандартных решений. Клиенты платили не за готовый продукт по фиксированной цене, а за плановое время работы дизайнеров. Переработки компания покрывала за свой счет.
«У нас заказчики платят не за готовый продукт по фиксированной цене, а за затраченное время. При этом у нас есть прайс-лист с временным регламентом и ставкой для дизайнера. То есть, клиент оплачивает плановое время, а не фактическое. Переработки сотрудников покрывает компания», — объясняет руководитель.
Разработчики Аспро.Cloud создали несколько важных доработок:
Поле «Сумма» в списке задач — позволяет видеть стоимость каждой задачи и проекта в целом, отслеживать расхождения между планируемой и фактической прибылью.
Фильтр оплачиваемых задач — помогает разделять задачи, за которые платит клиент, и внутренние задачи компании (например, проверка работы новых сотрудников наставниками).
Контроль выставленных счетов — руководитель может одним кликом увидеть, по каким задачам уже выставили счета, а по каким забыли.
«Задач в проекте может быть очень много. И вручную сложно отследить, выставлен по ним счет или нет. Но надо понимать, что делать это очень важно. Иначе дизайнеры могут остаться без зарплаты», — подчеркивает важность этой функции руководитель.
Ключевые инструменты ежедневной работы
Автоматизация выставления счетов
Система позволяет создавать счета по затраченному времени автоматически. Менеджер настраивает оплачиваемое время в проекте, и при выставлении счета система сама рассчитывает сумму исходя из плановых показателей.
Работа с инициаторами задач
В компании-клиенте есть сотрудники-инициаторы, которые ставят задачи дизайнерам. Для учета их активности создали пользовательское поле с группой инициаторов.
Теперь в каждой задаче можно выбрать инициатора, связаться с ним для уточнения деталей и сформировать сводную таблицу по количеству поставленных задач.
Контроль эффективности сотрудников
Руководитель анализирует работу дизайнеров через отчеты по показателям:
- Количество завершенных задач
- Задачи в работе
- Соотношение план/факт по времени выполнения
Особенно важно отслеживать превышение плановых сроков на стадии выполнения задач — это помогает вовремя выявить проблемы и устранить их.
Интеграция с электронной почтой
Все заявки поступают по электронной почте. Интеграция с Аспро.Cloud решила проблему потери важных писем среди общего потока корреспонденции.
Система автоматически создает карточки клиентов, сохраняет всю историю переписки и позволяет отвечать на письма прямо из CRM.
Результаты трансформации
Компания успешно адаптировалась к новой сфере деятельности и выстроила эффективные процессы работы с клиентами.
«Аспро.Cloud мы используем больше как систему для планирования, нежели как CRM. Мне, как руководителю, очень удобно следить за работой сотрудников: что делали вчера, что будут делать сегодня. Это помогает быть уверенным в том, что наш клиент получит качественный результат вовремя», — резюмирует руководитель.
«Нам понравилось, что с помощью Аспро.Сloud мы не только перестроили рабочий процесс, но и сделали это максимально быстро. Нам не пришлось искать систему, которая бы была разработана для сферы дизайна. Ведь все, в чем мы нуждались, специалисты доработали или подсказали, как это получить», — добавляет он.
Выводы для других компаний
Этот кейс показывает: даже кардинальная смена бизнес-модели не обязательно означает хаос и потерю эффективности. Правильно выбранные инструменты и грамотно настроенные процессы помогают быстро адаптироваться к новым условиям.
Ключевые факторы успеха:
- Быстрое принятие решений в критической ситуации
- Фокус на выстраивании процессов с первого дня
- Выбор гибкой системы, которую можно адаптировать под специфику бизнеса
- Готовность к доработкам и настройке инструментов
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.