Смена главного бухгалтера — серьёзное событие для любого бизнеса. Даже при плановой ротации кадров важно оперативно проверить ключевые документы, чтобы исключить риски претензий со стороны налоговой, контрагентов и трудовых инспекций.
В этой статье — чёткий план действий для предпринимателя: какие документы проверить в первую очередь и на что обратить особое внимание.
Почему это важно?
По данным ФНС, более 60 % налоговых проверок выявляют ошибки, связанные с некорректным ведением бухгалтерского и налогового учёта. При смене бухгалтера именно руководитель несёт ответственность за полноту и достоверность отчётности (ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»).
5 ключевых документов для проверки
1. Бухгалтерская отчётность за последние 3 года
Что проверять:
- соответствие показателей баланса и отчёта о финансовых результатах;
- наличие всех обязательных форм (баланс, отчёт о финансовых результатах, приложения);
- даты сдачи в налоговую.
На что обратить внимание:
- расхождения между учётными данными и отчётностью;
- «висящие» дебиторские и кредиторские задолженности;
- необъяснимые колебания прибыли/убытков.
2. Налоговые декларации и расчёты
Какие декларации проверить:
- по налогу на прибыль (КНД 1151006);
- по НДС (КНД 1151001);
- по НДФЛ (6‑НДФЛ);
- по страховым взносам (РСВ).
Что сверять:
- контрольные соотношения между разделами деклараций;
- соответствие данных первичным документам;
- сроки сдачи и уплаты налогов.
Риски: Несвоевременная сдача или ошибки в декларациях ведут к штрафам (ст. 119, 122 НК РФ).
3. Первичные документы за последний год
Что взять в работу:
- акты выполненных работ;
- товарные накладные (ТОРГ‑12);
- универсальные передаточные акты (УПД),
- счёт‑фактуры;
- кассовые ордера;
- банковские выписки.
Критические моменты:
- наличие подписей и печатей;
- корректность реквизитов контрагентов;
- соответствие сумм в первичных документах и учёте.
Важно: Отсутствие первичных документов — основание для отказа в учёте расходов (ст. 252 НК РФ).
4. Кадровые документы бухгалтерии
Что проверить:
- трудовой договор с бывшим бухгалтером;
- приказ об увольнении;
- акт приёма‑передачи дел;
- описи переданных документов.
Нюансы:
- В акте приёма‑передачи должны быть перечислены все регистры учёта, ключи ЭЦП, доступы к программам.
- Проверьте, передал ли бухгалтер электронные подписи и пароли от систем отчётности.
Нормативная база: Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1).
5. Регистры бухгалтерского и налогового учёта
Какие регистры взять:
- главная книга;
- оборотно‑сальдовые ведомости;
- аналитические карточки счетов 60, 62, 76;
- книги покупок и продаж.
Что искать:
- непроведённые операции;
- расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом;
- некорректные проводки.
Риск: Ошибки в регистрах ведут к искажению отчётности и доначислениям налогов.
План действий: 7 шагов после увольнения бухгалтера
- Издать приказ о временном исполнении обязанностей — назначить ответственного за учёт или привлечь внешних специалистов-аутсорсеров.
- Провести инвентаризацию активов и обязательств (ст. 11 Закона № 402‑ФЗ).
- Запросить сверку с налоговой — убедиться в отсутствии недоимок.
- Проверить электронные подписи — отозвать ЭЦП бывшего сотрудника.
- Сменить пароли от бухгалтерских программ и банков‑клиентов.
- Организовать передачу дел — составить акт с перечнем документов.
- Заказать аудит — для комплексной проверки учёта (особенно при сомнительных моментах).
Что делать, если нашли ошибки?
- Не паниковать. Ошибки — не криминал, если их исправить до проверки ФНС.
- Подать уточнённые декларации с доплатой налогов и пеней (ст. 81 НК РФ).
- Провести внутренний разбор — выяснить причины ошибок.
- Усилить контроль — внедрить регулярные сверки и аудиты.
Вывод
Смена бухгалтера — не повод для тревоги, а возможность навести порядок в учёте. Проверьте 5 ключевых блоков документов, следуйте плану действий и минимизируйте риски. Если сомневаетесь в своих силах — привлеките бухгалтерскую аутсорсинговую компанию: это дешевле, чем штрафы и судебные разбирательства.
Помните: ответственность за учёт лежит на руководителе. Проактивный контроль сегодня — гарантия спокойствия завтра.
Мы рады, что вы дочитали до конца статьи. Подтвердите её полезность - поставьте лайк и оставьте комментарий.
---------------------
«1С:Бухобслуживание.Ленбаланс» - Санкт-Петербург: 8 (800) 222-21-75
Успешный бизнес требует внимания к деталям, но не к рутинным операциям. Узнайте, как делегирование бухобслуживания высвобождает время для масштабных решений — переходите к статье.