Каждый из нас проходил период внезапного всплеска продуктивности: мы покупали специальные блокноты и маркеры, в интернете смотрели инструкции по ведению bullet-jornal (что бы это ни значило), а также видеоролики с секретами о том, как всегда, быть продуктивным. Одним из главным пунктов этих «списков производительности» было… составление списков. Признавайтесь, было? Список чтения, список фильмов, список дел на день, на неделю, месяц и год… странно, что нам не пришлось составлять список со списками, чтобы ничего не забыть.
Да, планирование — это действительный важный инструмент личного менеджмента. Умение структурировать поставленные задачи, сформировать план их выполнения, распределить время — все это необходимо нам не только для того, чтобы быть «продуктивными», но и для того, чтобы держать ситуацию под контролем.
Увы, но у всего есть оборотная сторона. Оказывается, что на кого-то скрупулезное планирование влияет прямо противоположным образом — усиливает тревогу, а также переживания из-за неспособности идеально придерживаться имеющегося списка дел. Так люди становятся заложниками списков дел — до тех пор, пока не выполню идеально все запланированное — не остановлюсь. И вот, на сцену снова выходят они — тревога, перфекционизм и выгорание.
Как сделать так, чтобы списки задач все-таки имели позитивное влияние?
- Вносите в список только те дела, которые соответствуют вашим нынешним целям и ценностям. Стремление внести все дела, да еще и раздробленные на несколько шагов (выйти из дома — дойти до ПВЗ любимого маркетплейса — забрать заказ — вернуться домой) способствуют нашей фрустрации — создается впечатление, что дел слишком много, и не всегда понятно, с чего начать.
- Приоритизируйте задачи. Стоит ранжировать выписанные пункты плана по важности их выполнения — все «горящие» дела стоит отнести в начало списка (так они будут перед глазами), а менее приоритетные — ниже.
- Группируйте задачи. Иногда мы можем обнаружить в списке очень похожие задачи (ответить на письмо тому-то, написать письмо с задачами туда-то, отправить отчеты тем-то). Все эти дела похожи друг на друга, и проще всего выполнить их в один подход — таким образом вы оптимизируете собственное время. Ну и здесь срабатывает принцип «заодно» — выполняя несложные задачи одного типа, сложная уже решается чуточку быстрее!
- Выделяйте конкретное время под конкретные задачи. Только вы знаете, как работают ваши личные биологические часы — продуктивнее вы сразу после пробуждения, или после полудня. Исходя из этого, раскидайте группы задач на конкретные временные промежутки, ориентируясь на то, сколько, на ваш взгляд, времени потребуется на их выполнение.
Итак, если коротко: 1) выписывай только основные дела, 2) составляй список в соответствии с приоритетностью дел, 3) группируй схожие дела, 4) выделяй конкретное время под конкретные задачи.
Эти правила планирования позволят объективно смотреть на объем выполняемых задач (так как мы стараемся ограничиться конкретными временными блоками и одним рабочим днем), а также продвигаться к намеченной цели, а не тонуть в тревогах и переживаниях из-за не выполненных дел.