Внедрение CRM “Битрикс24” в компании ОАНО Школа “НИКА”

Отрасль: частное общеобразовательное учреждение.

ОАНО «Ника» — образовательное заведение, которое объединяет детский сад, начальную и среднюю школу. Основано в 1995 году, имеет государственную лицензию и аккредитацию на все ступени обучения.

За годы работы школа накопила огромный педагогический опыт, создала свои традиции и приобрела много друзей. Сочетание доброжелательной атмосферы, уникальные программы обучения и идеальные условия для интеллектуального, духовного и физического развития делают школу «НИКА» одной из ведущих частных школ Москвы.

Цели и задачи проекта:

На момент обращения в ГК СофтБаланс работа с клиентами уже велась в Битрикс24, но только те процессы, которые касались продаж и приема учеников в школу. У клиента был запрос на внедрение нового участка CRM-системы, который позволит организовать процесс ведения регистраций на мероприятия.

Целью внедрения участка CRM-системы являлось:

• Разработка CRM-форм для сбора регистраций;
• Учет всех регистраций в одном месте;
• Структурирование этапов и контроль обработки заявок;
• Прием онлайн платежей;
• Автоматизация рутинной деятельности;
• Обучение сотрудников экспорту данных по регистрациям.

Для решения поставленных задач, компанией "СофтБаланс" было предложено, в рамках CRM-системы «1С-Битрикс24», настроить CRM-формы, дополнительную воронку и автоматизацию по ней. А также провести обучение для сотрудников по работе с новым участком системы.

Ход проекта:

На первоначальном этапе проекта мы провели несколько встреч с клиентом по уточнению требований. Затем провели моделирование и в результате была произведена настройка программы "Битрикс24" с учетом функциональных требований.

Для работы использован типовой функционал облачной редакции с использованием подписки на приложения «Маркет плюс». После настройки системы было проведено обучение в группах по ролям и подготовлены подробные рабочие инструкции.

Реализованные процессы:

Работа сотрудников по обработке заявок на участие в мероприятиях сведена в единое пространство Битрикс24. Задействованы различные инструменты CRM, в том числе формы, роботы и функционал оплаты. Процесс работы был поделен на пять основных блоков:

• Настройка воронки и карточки;
• Настройки для приема оплаты онлайн: создание товаров, подключение мессенджеров;
• Настройка CRM-форм;
• Настройка автоматизации
• Обучение сотрудников.

Нами были настроены стадии с учетом ключевых этапов процесса и автоматизации. Созданы новые поля и общий вид карточки.

Рис. 1 - Поля карточки сделки в воронке “Конференции”

Далее мы настроили CRM-формы для ожидаемых мероприятий. Регистрация и процесс обработки заявки от юридического и физического лица будет разный, поэтому и форм было создано несколько. Это были как обычные формы, так и многостраничные. В самих формах мы использовали передачу параметров через скрытые поля, заменили сообщение после отправки заявки и дизайн формы (цветовое оформление). Были добавлены свои соглашения для клиента. Вот примеры некоторых форм:

Рис. 2 - CRM-форма регистрации для юридического лица

Создание сделки в воронке “Конференции” возможно менеджером самостоятельно вручную, или автоматически из CRM-формы. На этапах сделки настроена различная автоматизация с помощью роботов:

• Автоматическая смена названия и источника;
• В зависимости от значения поля “Мероприятие” и “Формат участия” в сделку автоматически добавляется нужный товар;
• Если обращается физ. лицо, то стадия автоматически меняется на “Отправить ссылку на оплату”;
• Если обращается как юр. лицо, то стадия автоматически меняется на “Ручная обработка”;
• Если онлайн-оплата не поступила в течение 120 минут, то выставляется автоматическая задача на ответственного.

На стадии “Оплата получена” установлен триггер “Отследить оплату”. Когда клиент оплатит заказ по ссылке, которая была сгенерирована в бизнес-процессе - стадия сделки сменится на эту стадию.

Рис. 6 - Настроенные роботы и триггеры в воронке “Конференции”

На стадии “Отправить ссылку на оплату” используется настройка в дизайнере бизнес-процессов:

• Добавлена возможность применения промокода: товар добавляется по цене, к которой применена скидка. (Если используется данная конструкция, то робот добавления товара на стадии “Новая регистрация” выключается);
• Активити генерирует ссылку на оплату;
• В зависимости от значения поля “Куда отправить ссылку на оплату?”, отправляем ссылку в нужный канал;
• После отправки меняем стадию на “Ссылка на оплату отправлена”.

Рис. 7 - Автоматизация в редакторе бизнес-процессов на стадии “Отправить ссылку на оплату”

Для удобного экспорта и просмотра успешных регистраций, нами был преднастроен фильтр “Участники”. В нем необходимо выбрать мероприятие, по которому нужно сделать отбор. Также фильтр позволяет выбрать ответственного сотрудника.

Рис. 8 - Преднастроенный фильтр “Участники”

Также нами была подготовлена пошаговая инструкция для сотрудников, как сделать экспорт данных. Каждый шаг сопровождают скриншоты с портала заказчика и указатели, что делает данное руководство очень понятным и простым для пользователя.

Результаты проекта:

• Структурирован и автоматизирован процесс обработки регистраций на мероприятия;
• Появилась актуальная информация о количестве регистраций;
• Стало возможным принимать оплату онлайн, это позволило сократить время обработки заказов и улучшить сервис;
• Сокращение “рутинной” работы для менеджеров.