Для большинства бизнесов документооборот – это ежедневная рутина с огромным количеством документов, которые нужно отслеживать, обрабатывать и хранить. Счет-фактуры, накладные, акты – если их много, то часто приходится тратить часы на поиск нужного файла или его проверку. Каждое несоответствие или ошибка могут стать причиной задержки, штрафов или дополнительных затрат.
К счастью, существуют решения, которые позволяют управлять документами быстро и эффективно.
Потоковый ввод документов: что это и как работает?
Потоковый ввод документов – это процесс, который позволяет обрабатывать несколько документов одновременно, значительно ускоряя рабочие процессы.
1. Сканирование документов: Сначала все документы сканируются и преобразуются в цифровой формат, чтобы исключить ошибки.
2. OCR (оптическое распознавание текста): Система извлекает все ключевые данные из документов, такие как дата, сумма, номер контрагента, и передает их в систему.
3. Интеграция с системой учета: После того как данные извлечены, они автоматически попадают в систему учета, где их можно сразу привязать к нужной записи.
Преимущества потокового ввода:
· Ускорение процессов: Документы обрабатываются быстро, без необходимости вручную вводить данные.
· Минимизация ошибок: Все данные обрабатываются автоматически, что исключает вероятность человеческой ошибки.
· Упрощение работы: Система помогает отслеживать все документы и их статусы, что упрощает управление.
Штрихкодирование: как ускорить поиск документов?
Для ускорения работы с документами часто используется штрихкодирование. Каждый документ получает уникальный штрихкод, который сканируется для привязки к учетной записи в системе. Это позволяет моментально получить доступ к информации о документе, минимизируя время на его поиск.
Как работает штрихкодирование?
1. Присвоение штрихкодов: Каждый документ получает уникальный штрихкод.
2. Сканирование: Документ можно мгновенно привязать к нужной записи, просто сканируя штрихкод.
3. Отслеживание движения: Благодаря штрихкодированию можно отслеживать местоположение документа и его статус в любой момент.
Преимущества штрихкодирования:
· Мгновенный поиск документов: Просто сканируя штрихкод, можно быстро получить всю информацию о документе.
· Точность: Исключает ошибки при вводе данных вручную.
· Удобный контроль: Всегда под контролем, где и в каком статусе находится каждый документ.
Совмещение технологий: как штрихкодирование и OCR работают в связке?
Когда штрихкодирование и OCR работают вместе, бизнес получает мощную систему для обработки и учета документов. Сканирование штрихкодов помогает быстро найти нужный документ, а технология OCR извлекает важные данные из него и передает в систему. Это исключает возможные ошибки, ускоряет обработку и повышает точность.
Преимущества совмещения технологий:
· Ускорение работы: Процесс обработки документов становится намного быстрее.
· Минимизация ошибок: Исключение человеческого фактора повышает точность.
· Полный контроль: Учет всех документов и их статусов становится простым и быстрым.
🔗 Хотите узнать, как автоматизация может помочь вашему бизнесу? Мы подготовили материалы – из презентации вы узнаете, как можно повысить эффективность работы вашей компании.