Рост бизнеса — это не только новые возможности, но и серьезные вызовы для команды. Когда количество одновременных проектов переваливает за несколько десятков, даже опытные специалисты начинают терять контроль. Срываются сроки, страдает качество, клиенты выражают недовольство.
Именно с такой ситуацией столкнулась инжиниринговая компания «ГеоКорп». Успешный рост привел к организационному кризису: 100+ параллельных проектов превратились в неуправляемый хаос. Как команде удалось восстановить контроль и выйти на новый уровень эффективности?
О компании «ГеоКорп»
Компания специализируется на проектировании и инженерных изысканиях. Основная экспертиза — комплексное изучение природных условий и техногенных факторов при создании объектов строительства, энергетики и транспорта.
Ключевые направления:
- Проектирование линий электропередач и связи
- Газоснабжение
- Экологические изыскания
За 12 лет работы компания выстроила партнерские отношения с крупнейшими заказчиками: «Газпром», «Газпром межрегионгаз», «Газпром газораспределение».
Команда из 70 специалистов структурирована по функциональному принципу:
- Сбор исходных данных и кадастровые работы
- Проектирование и техническая документация
- Изыскания (геодезия, экология, геология)
- Сопровождение клиентов и координация проектов
Критическая точка: когда рост становится проблемой
Успех обернулся серьезными трудностями. Резкое увеличение заказов привело к организационному коллапсу — команда физически не справлялась с управлением множественными параллельными проектами.
«У нас был полный хаос. Некоторые главные инженеры хранили всю информацию по проектам и финансам в блокнотах. Даже до Excel не доходили», — рассказывает Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп».
Ситуацию усугубляло активное расширение штата. Новым сотрудникам требовалось больше времени на адаптацию из-за отсутствия единых стандартов и процессов.
Поиск решения: первые попытки и разочарования
Руководство попробовало внедрить популярный сервис для управления задачами. Однако четыре месяца использования показали критические недостатки выбранного инструмента.
«Нас не устраивал интерфейс. Он был неудобным, даже, можно сказать, недружелюбным. А это, между прочим, очень важно: когда открываешь программу, и она тебе визуально нравится. Также мы не могли посмотреть, что происходит по всем проектам», — объясняет Ксения Голубева.
Требования к новой системе:
- Интуитивно понятный интерфейс
- Комплексное планирование проектов
- Интеграция финансового учета
- Эффективная коммуникация между отделами
Внедрение Аспро.Cloud: системный подход к хаосу
Процесс перехода на новую платформу начался в июле 2023 года. Команда выбрала поэтапную стратегию: сначала руководящий состав освоил функционал, затем подключились исполнители.
«Впервые о системе Аспро.Cloud рассказал наш заместитель генерального директора. Затем в сервисе начал работать весь руководящий состав. Уже после этого мы добавили в систему исполнителей и провели для них обучение», — описывает процесс Ксения Голубева.
Месяц потребовался для полной адаптации всех инструментов под специфику бизнеса. Специалисты Аспро.Cloud провели два обучающих сессии: ознакомительную и по финансовому учету.
Ключевые инструменты для управления проектами
Шаблоны: стандартизация без потери гибкости
Основой эффективности стали настроенные шаблоны проектов. Изначально команда создала единый линейный процесс, но практика показала необходимость более гибкого подхода.
«Сначала мы зацепились за линейный принцип закрытия вех и задач в системе. Но потом поняли, что это неважно, и отказались от последовательного выполнения. Все-таки проекты — это про творчество. Рабочий процесс может быть цикличным и даже хаотичным», — объясняет Ксения Голубева.
Обновленный шаблон включает этапы «Приостановка» и «Выпуск», позволяет выполнять задачи в произвольном порядке и адаптироваться к реальным условиям работы.
Распределение ответственности
Каждый проект закрепляется за конкретным главным инженером через функцию «менеджеры проекта». При нагрузке до 30 проектов на специалиста это критически важно для персонализации рабочего пространства.
Руководители получают полную прозрачность распределения нагрузки и могут оперативно вмешиваться при необходимости.
Документооборот и контроль договоров
Модуль «Списки» централизует работу с документацией и контрактами. Команда создала специальную статистику по направлениям деятельности, исключив избыточную финансовую информацию для большинства сотрудников.
«Нам очень удобно работать с этим модулем. Еще мы создали список по всем нашим проектам. Не всем сотрудникам интересна финансовая часть, поэтому мы сделали статистику по направлениям и этапам работы, например, инженерному изысканию», — отмечает Ксения Голубева.
Корпоративная база знаний
Адаптация новых сотрудников ускорилась благодаря структурированному «курсу молодого бойца» в базе знаний. Информация о компании, рабочих процессах и административных вопросах доступна в любое время.
«Если придет новый сотрудник, мне достаточно отправить ему ссылку на руководство по сервису. Не нужно знать каких-то специальных терминов, чтобы разобраться в системе», — подчеркивает Ксения Голубева.
Мобильность и оперативность
Постоянные командировки и выездные работы требуют мобильного доступа к системе. Приложение Аспро.Cloud позволяет контролировать проекты, ставить задачи и получать уведомления независимо от местонахождения.
«Иногда так бывает, что в процессе работы совсем забываешь заходить в систему и следить за выполнением проекта. Мобильное приложение в этом плане спасает. На телефон приходит уведомление, и ты сразу понимаешь, что нужно зайти в Аспро.Cloud», — делится опытом Ксения Голубева.
Централизованная база контактов
Все взаимодействия с клиентами и подрядчиками структурированы через единую контактную базу с возможностью привязки к конкретным проектам.
«Мы очень активно пользуемся списком контактов. В нем у нас уже много контрагентов: и клиенты, и подрядчики. Удобно, что любой контакт можно привязать, например, к проекту», — отмечает Ксения Голубева.
Результаты трансформации
Внедрение системного подхода кардинально изменило операционные возможности компании. Команда уверенно управляет 100+ параллельными проектами без потери качества и контроля.
Ключевые достижения:
- Устранение хаоса в рабочих процессах
- Безболезненная передача проектов при смене ответственных
- Ускоренная адаптация новых сотрудников
- Масштабирование без потери эффективности
«С помощью Аспро.Cloud мы избавились от хаоса в рабочих процессах. Теперь мы не боимся вести параллельно больше 100 проектов. Это позволяет компании расти», — резюмирует Ксения Голубева.
Особую ценность представляет преемственность проектов:
«Если человек уходит в отпуск или увольняется, вся информация по его проектам остается в системе. Тот, кто выходит на замену, не испытывает вообще никаких проблем. Это очень удобно», — подчеркивает главный инженер.
Уроки и перспективы развития
Команда продолжает оптимизировать рабочие процессы, отказываясь от избыточной детализации в пользу практичности.
«Конечно, сейчас все настроено неидеально. Например, раньше мы сильно конкретизировали задачи, расписывали каждую мелочь. Проект превратился в мусор. Сейчас от этого отходим. Также вначале мы воспринимали систему как нечто официозное, но сейчас я понимаю, что для удобства нужно использовать тот же язык, что и в жизни», — анализирует опыт Ксения Голубева.
Для других компаний этот кейс демонстрирует:
- Важность системного подхода при масштабировании
- Необходимость гибкости в настройке процессов
- Ценность поэтапного внедрения новых инструментов
- Критичность пользовательского опыта для принятия системы командой
Наведите порядок в проектах с системой Аспро.Cloud
Создавайте проекты, распределяйте задачи, контролируйте исполнение и формируйте отчеты. Работайте в едином пространстве вместо десятков файлов и чатов.