Сотрудник теряется в задачах, не видит, что за чем идет, какие у поручений сроки и какая у них приоритетность? Диаграмма Ганта в Google Sheets поможет наглядно выстроить последовательность работ и контролировать дедлайны. В этой статье разберём по шагам, как её создать.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это формат представления плана работ в виде таблицы с временной шкалой, где видно порядок выполнения задач и их длительность. В более продвинутых системах управления проектами в диаграмме также отображают ответственных исполнителей, ссылки на карточки с подробным описанием задач, а также связи между родительскими и дочерними задачами.
Зачем использовать диаграмму Ганта
Диаграмма Ганта помогает команде и руководителю эффективно работать с проектами, обеспечивая прозрачность сроков, задач и загрузки сотрудников. Она превращает разрозненный список задач в наглядный план, по которому легко ориентироваться.
- Визуализация всего плана. Вместо «плоского» списка сотрудники видят цельную картину: какие задачи есть, когда они выполняются и в каком порядке идут. Сразу понятен общий объём работ.
- Понимание сроков и загрузки. Руководитель может увидеть пересечение задач у одного сотрудника, выявить перегрузку или, наоборот, свободное «окно» для новых поручений. Это помогает грамотно распределять нагрузку.
- Приоритетность. Исполнители сразу понимают, какие задачи нужно выполнять в первую очередь, чтобы не нарушить сроки последующих этапов.
- Координация команды. Диаграмма показывает, кто за что отвечает и когда коллеги смогут передать результаты дальше — это улучшает синхронизацию внутри команды.
- Контроль прогресса. Видно, идёт ли проект по плану, есть ли отставание или кто-то работает с опережением графика.
- Коммуникация с руководством и заказчиком. Вместо длинных созвонов и обсуждений статусов команда может показать диаграмму Ганта стейкхолдерам и быстро пройтись по ключевым этапам.
Что должно быть на графике
Чтобы диаграмма Ганта действительно помогала команде и давала полное представление о ходе проекта, на ней должны присутствовать следующие элементы:
- Список всех задач слева. Названия поручений позволяют сотрудникам быстро ориентироваться в структуре проекта.
- Временная шкала сверху. Отображается в днях, неделях или месяцах — выбор зависит от длительности и масштаба задач.
- Полоски задач. Они визуализируют длительность каждого этапа и помогают понять объём работы.
- Привязка начала и окончания задач к датам. Полоски должны совпадать с реальными сроками на временной шкале.
- Вертикальная линия «Сегодня». Показывает текущее положение дел относительно исходного плана.
- Зависимости между задачами. Связи между родительскими и дочерними этапами позволяют понять, какую работу нужно завершить раньше, чтобы приступить к следующей.
- Контрольные точки (вехи). Они выделяют ключевые события проекта — начало важных этапов или их завершение.
- Информация об ответственном исполнителе. Помогает команде быстро определить, кто отвечает за конкретный результат.
- Процент выполнения задачи. Визуализирует прогресс работы.
- Сравнение плановых и фактических сроков. Даёт понимание, где проект идёт по графику, а где есть отклонения.
Диаграмма Ганта в Google Sheets предоставляет только базовые элементы — сроки и последовательность задач. Более продвинутые возможности доступны в специализированных системах управления проектами.
💡 Самым функциональным инструментом для работы с диаграммами Ганта считался GanttPRO, но после ухода сервиса из России в 2022 году появились аналоги. Мы собрали ТОП-10 сервисов, которые включают все необходимые возможности для управления проектами любого масштаба.
Так может выглядеть диаграмма Ганта в профессиональной системе управления проектами:
Как построить диаграмму Ганта в Google-таблицах
Рассмотрим два способа создания диаграммы Ганта в Google Sheets. Первый вариант — использование встроенного шаблона.
В Google-таблицах доступно 27 шаблонов для разных задач, и один из них — готовая диаграмма Ганта. Чтобы воспользоваться ею, откройте галерею шаблонов и найдите нужный вариант в разделе «Управление проектами».
Так выглядит блочная диаграмма в Google Sheets:
Какие данные можно добавить в готовый шаблон
- название задачи;
- разделение задач на блоки;
- ответственный сотрудник (столбец «Куратор»);
- дата начала и завершения задачи;
- длительность задачи;
- процент выполнения.
В шаблоне, который содержит даты и блоки, по умолчанию предусмотрено четыре этапа. Каждый из них длится три недели и включает только рабочие дни: понедельник–пятницу. Выходные в график не попадают.
Автоматизации в таком шаблоне нет. Даже если вы укажете даты начала и окончания задачи, Google Sheets не заполнит полоску автоматически — её нужно прорисовывать вручную, как и процент выполнения.
Теперь рассмотрим второй способ — создание диаграммы Ганта с автоматическим построением полосок по введённым данным.
Шаг первый: собрать данные
Для начала создайте таблицу, на основе которой Google Sheets построит диаграмму. В качестве примера возьмём процесс подготовки презентации для выступления эксперта.
В таблице обязательно укажите:
- Номер и название задачи.
- Ответственного сотрудника.
- Плановые даты начала и завершения задачи.
- День после старта. Этот столбец показывает, на какой день от начала проекта начинается работа по задаче. Значение можно вводить вручную или рассчитать формулой:
=int(Дата старта текущей задачи) - int(Дата старта первой задачи) + 1
Прибавляем единицу, чтобы система учитывала первый день работ. - Чтобы не прописывать вручную ссылку на первую задачу, используйте знак $ перед буквой и цифрой ячейки — так формула будет копироваться корректно.
- Длительность задачи. Рассчитывается по формуле:
= Дата окончания – Дата старта
В этой формуле знак $ не нужен.
В результате получается таблица, по которой система сможет автоматически построить диаграмму Ганта.
Шаг второй: настроить диаграмму Ганта в Google-таблицах
Для построения диаграммы понадобятся три столбца:
- задача;
- день после старта;
- длительность.
Остальные колонки нужны только для расчётов. Выделите три нужных столбца, удерживая Ctrl (Windows) или Command (macOS). Затем откройте меню «Вставка».
В появившемся списке выберите пункт «Диаграммы».
Сначала Google Sheets автоматически создаст столбчатую диаграмму. Чтобы преобразовать её в диаграмму Ганта, в правом «Редакторе диаграмм» выберите тип — линейчатая диаграмма с накоплением.
Убедитесь, что:
- задачи отображаются на вертикальной оси;
- число дней — на горизонтальной.
По умолчанию в диаграмму попадут не только сами задачи, но и накопленные дни (как правило, синим цветом). Чтобы убрать лишние полоски, дважды кликните по диаграмме, откроется панель редактирования.
В меню выберите «Серии», затем в выпадающем списке поменяйте «Применить ко всем параметрам» на «День после старта» и установите прозрачность в значение 0%.
После этого диаграмма приобретёт полноценный вид диаграммы Ганта.
Все изменения в график вносятся через исходную таблицу — достаточно изменить даты, длительность или добавить новую задачу. График обновится автоматически.
Например, если на согласование презентации ушло не 2 дня, а 3, измените дату завершения в таблице. Однако сроки последующих задач придётся корректировать вручную.
Минусы диаграммы Ганта в Google-таблицах
Google-таблицы предлагают базовые возможности для построения диаграммы Ганта, но их функциональности часто недостаточно для сложных проектов. Основные ограничения:
- Редактирование сроков только через таблицу. Даты и длительности задач нельзя менять прямо на графике — все изменения вносятся вручную в исходные ячейки.
- Отсутствие вех и ответственных. На диаграмме не отображаются ключевые точки проекта и исполнители задач.
- Нет зависимостей между задачами. Нельзя визуально обозначить связи между родительскими и дочерними задачами.
- Необходимость ручной подготовки данных. Исходную таблицу с датами, длительностями и расчётами нужно составлять самостоятельно.
- Нет карточек задач. В Google Sheets невозможно создать карточку с подробностями и прикреплёнными файлами, как в специализированных PM-системах.
Какие функции специализированных инструментов делают работу эффективнее
Системы управления проектами предлагают расширенные возможности, которые существенно облегчают работу команд и руководителей:
- Канбан-доски, связанные с диаграммой Ганта. Например, в Kaiten можно создать канбан-доску с задачами-карточками, а система автоматически построит диаграмму Ганта на основе этих данных.
- Редактирование задач прямо на диаграмме. Все изменения сроков и статусов синхронизируются с карточками и рабочими пространствами.
- Ресурсное планирование по часам. Руководитель может назначать время работы каждого сотрудника над задачами, чтобы выстроить оптимальную нагрузку.
- Простая настройка взаимосвязей. В Kaiten и аналогичных системах зависимости между задачами задаются прямо на диаграмме, а в карточках автоматически появляются ссылки на связанные этапы.
- Открытие карточки в один клик. Пользователь может перейти из диаграммы Ганта в любую задачу без переключения между инструментами.
Как диаграмма Ганта в Kaiten помогает ТОП-1 застройщику России управлять проектами и масштабировать процессы — читайте в статье.
Заключение
В статье мы рассмотрели два способа создания диаграммы Ганта в Google-таблицах: использование готового шаблона и построение графика вручную. Разобрали, какие элементы делают диаграмму полезной и максимально приближенной к реальным процессам бизнеса: сроки выполнения, последовательность задач, зависимости, ответственные исполнители, вехи проекта и процент выполнения.
Продвинутые инструменты для построения диаграмм Ганта со всеми необходимыми функциями можно посмотреть по ссылке. Базовых возможностей Google-таблиц часто недостаточно для управления крупными и сложными проектами.
Даже в самом простом виде диаграмма Ганта помогает увидеть текущее состояние дел, оценить загрузку команды и спрогнозировать сроки будущих этапов. Это наглядный и понятный инструмент, который делает управление проектами более прозрачным и эффективным.
Смотрите также:
