Тема авансов кажется простой ровно до того момента, пока в компанию не приходит проверка или первый сотрудник не пишет жалобу в инспекцию. Бухгалтеры спорят, директора нервничают, сотрудники возмущаются: почему в одном месяце аванс больше, в другом меньше, можно ли платить «ползарплаты» фиксом, что делать с НДФЛ и как не нарушить Трудовой кодекс.
С 2023 года, когда НДФЛ начали удерживать с каждой выплаты, ситуация стала ещё напряжённее. Во многих компаниях прочно закрепился миф: раз налог удерживаем дважды, фиксированный аванс платить больше нельзя. На самом деле это не так. Фиксированный аванс законен, но только если вы понимаете правила игры и правильно их оформляете.
Давайте разберёмся, как по закону считать аванс и вторую часть зарплаты, почему «50 % от оклада» — это нормально, а «30 % по просьбе сотрудника» уже риск, и как бухгалтеру защитить и компанию, и себя.
Что реально требует Трудовой кодекс: не «первая и вторая половины», а две выплаты в месяц
Многие до сих пор убеждены, что аванс — это строго зарплата за первую половину месяца, а окончательный расчёт — за вторую. Но Трудовой кодекс формулирует иначе.
В статье 136 ТК РФ сказано всего две ключевые вещи:
- зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца;
- окончательный расчёт за месяц должен быть не позднее 15-го числа следующего месяца.
Нигде не написано, что работодатель обязан делить месяц ровно на две части «с 1 по 15» и «с 16 по конец месяца», и уж тем более нет фразы «аванс = обязательно ровно за первую половину месяца».
При этом действуют общие требования статей 129 и 132 ТК: зарплата должна зависеть от количества отработанного времени и результата труда. А значит, размер выплаты за первую часть месяца должен быть связан с заработком, а не взят «с потолка».
Именно из этого противоречия родился главный страх: раз аванс должен учитывать отработанное время, значит фиксированная сумма незаконна. Но закон сложнее — важно не только «что платите», но и как вы обосновываете размер аванса.
Аванс и НДФЛ: как изменились правила и почему это всех запутало
Сегодня работодатели удерживают НДФЛ с каждой выплаты дохода работнику. Это значит, что налог считается и при выплате аванса, и при окончательном расчёте.
На практике многие бухгалтеры стали делать так: посчитали за период с 1 по 15 числа фактический заработок, удержали с него НДФЛ — выдали «чистый» аванс. В конце месяца повторили процедуру за весь месяц с учётом удержанного ранее налога.
На этом фоне некоторые решили: раз налог удерживается с фактического заработка, фиксированный аванс теперь незаконен. Но это ошибка.
НДФЛ влияет лишь на то, сколько сотрудник получит «на руки», а не на сам принцип расчёта аванса. Важен другой критерий: может ли компания обосновать, что выбранный размер аванса соотносится с заработком за первую часть месяца.
Когда фиксированный аванс — это безопасно и законно
Трудовая инспекция и Роструд в своих разъяснениях прямо говорят: фиксированный аванс допустим, если он установлен как доля от зарплаты, а не произвольная сумма.
Безопасным считается размер аванса в пределах 45–50 % от оклада. То есть работодатель может в локальных актах и трудовых договорах прописать, что:
- аванс выплачивается в размере 50 % от оклада;
- или, например, в сумме, эквивалентной 0,47 оклада.
Представим, что у сотрудника оклад 100 000 руб. Компания закрепляет в положении об оплате труда:
«Аванс выплачивается работнику в размере 47 % от оклада, окончательный расчёт — оставшаяся часть заработка с учётом фактически отработанного времени и удержания НДФЛ».
В этом случае аванс 47 000 руб. не будет нарушением. Почему?
Потому что при нормальном графике работы сумма аванса примерно соответствует заработку за первую часть месяца. При пятидневке в обычном месяце с 20 рабочими днями за период с 1 по 15 число работник отрабатывает около половины нормы. Да, конкретные дни могут сдвигаться, но порядок величины совпадает.
Важно, чтобы фиксированный аванс был установлен как часть зарплаты, а не как случайная цифра.
Где начинается нарушение: 30 % для всех и одна сумма на всех
Проблемы начинаются там, где работодатель:
- устанавливает аванс в размере, например, 30 % от оклада, и эта часть явно меньше того, что сотрудник успевает заработать за первую половину месяца;
- или придумывает единую сумму для всех — по 20 000 руб. независимо от оклада, должности и графика;
- или соглашается на «личную просьбу» работника: «запишите мне в договоре аванс 30 %, мне так удобнее».
Даже если сотрудник сам пишет заявление с просьбой о меньшем авансе, это не спасает работодателя. При проверке инспекция будет смотреть не на желание работника, а на соответствие выплат требованиям закона. Если аванс стабильно меньше, чем заработок за рассматриваемый период, это трактуют как нарушение сроков и полноты выплаты зарплаты.
Итог — предписание, штраф, а иногда и конфликт с персоналом, который внезапно узнаёт, что «давно недополучал».
Расчётный способ: «живой» аванс за реально отработанное время
Второй популярный подход — расчётный способ, когда аванс считается исходя из реально отработанных дней (или часов) за первую часть месяца. Именно так по умолчанию работают большинство бухгалтерских программ.
Алгоритм здесь простой:
берём оклад, делим его на количество рабочих дней в месяце по графику, умножаем на фактически отработанные дни с 1 по 15 число. Из полученной суммы удерживаем НДФЛ и выдаём остаток на руки.
Например, у сотрудника оклад 60 000 руб., в месяце 20 рабочих дней, с 1 по 15 число он отработал 10 дней.
Начисленный заработок за первую часть месяца:
60 000 / 20 × 10 = 30 000 руб.
Если ставка НДФЛ 13 %, налог составит 3 900 руб., на руки сотрудник получит 26 100 руб.
Во второй части месяца при тех же условиях он заработает ещё 30 000 руб., с них удержат НДФЛ с учётом общей суммы дохода. Итого за месяц сотрудник получит полный оклад за вычетом всего НДФЛ.
При таком подходе аванс каждый месяц может отличаться. Там, где много праздничных дней (январь, май, ноябрь), сумма аванса будет ниже, а окончательная часть зарплаты — выше. Это нормально и полностью соответствует ТК РФ, но вызывает у сотрудников вопросы, если их заранее не предупредить.
Пример: как выглядит разница между фиксированным и расчётным авансом
Представим двух сотрудников с одинаковым окладом 80 000 руб.
В компании А действует расчётный способ, в компании Б — фиксированные авансы 50 %.
В «длинном» месяце с 22 рабочими днями с 1 по 15 число отработано 11 дней.
В компании А аванс составит:
80 000 / 22 × 11 ≈ 40 000 руб. (до НДФЛ).
В компании Б аванс — фиксированные 40 000 руб. (50 % от оклада).
Фактически суммы совпали, и никто ничего не заметил.
Теперь февраль с 19 рабочими днями, с 1 по 15 число отработано 9 дней.
В компании А:
80 000 / 19 × 9 ≈ 37 895 руб. до НДФЛ.
В компании Б всё те же 40 000 руб.
В расчётном варианте аванс «просаживается» по отношению к обычному месяцу, во фиксированном варианте — остаётся стабильным. Зато во второй половине месяца расчётный способ «догонит», а при фиксированном авансе уже в окончательной части зарплаты бухгалтер подравняет общую сумму с учётом отработанного времени и налогов.
Главное — чтобы в итоге за месяц сотрудник получил не меньше, чем заработал по нормам времени и окладу, а сроки выплат соблюдались.
Нюанс с периодом аванса: почему лучше не экспериментировать с датами
Трудовой кодекс не говорит, за какой именно период нужно считать первую часть зарплаты. По умолчанию большинство работодателей берут с 1 по 15 число, а окончательную часть — за оставшиеся дни.
Попытки «поиграть» с периодами — например, считать аванс с 1 по 10, а вторую часть с 11 по конец месяца — выглядят как стремление переместить нагрузку и фактически сократить аванс. Для инспекции это лишний повод задать вопросы.
На практике безопаснее:
- закрепить в локальных актах, что аванс считается и выплачивается за период с 1 по 15 число;
- для февраля, где меньше дней, можно отдельно прописать особенность, но так, чтобы не ущемлять права работников.
Типичные проблемы бухгалтеров и директоров из-за аванса
Бухгалтера жалуются, что:
- от них требуют «красивый, ровный аванс», чтобы сотрудники не задавали лишних вопросов;
- директор настаивает на фиксированной сумме, которая не дотягивает до реально заработанного;
- сотрудники недовольны, что аванс в праздники меньше, считают, что их «обманули»;
- руководитель предлагает «оформить всё заявлением работника», не понимая, что это не снимает ответственность с работодателя.
Директора переживают, что:
- ФНС и трудовая инспекция в любой момент могут обратить внимание на расчёт зарплаты;
- из-за жалоб сотрудников компания получит штраф за нарушение сроков и полноты выплаты зарплаты;
- непонятно, как правильно настроить 1С или другую программу под аванс с НДФЛ.
На самом деле решить этот вопрос можно, если однажды сесть и прописать понятную модель: какой способ расчёта аванса выбирает компания, как он соотносится с заработком, как это отражается в локальных актах, трудовых договорах и настройках зарплатной программы.
Как подстраховать себя: документы, коммуникации и экспертная поддержка
Чтобы аванс не превратился в источник постоянного риска, бухгалтеру важно:
- согласовать с руководством прозрачный принцип расчёта аванса — фиксированный в процентах от оклада или расчётный по фактическим дням;
- настроить зарплатную программу так, чтобы аванс считался автоматически, а НДФЛ удерживался корректно;
- объяснить сотрудникам, почему размер аванса может меняться и как он связан с рабочими днями и праздниками;
- регулярно проверять, чтобы общая сумма начислений за месяц не была ниже положенной по окладу и графику.
Как РУНО помогает разобраться с расчётом аванса и зарплаты без ошибок
Ошибки в расчёте аванса — это не только недовольные сотрудники. Это риск штрафов, претензий инспекции, «сигналов» в контролирующие органы и удар по репутации компании и главного бухгалтера.
Если вы хотите быть тем бухгалтером, которого не пугают ни проверки, ни вопросы по зарплате 👉 переходите на сайт образовательного центра РУНО и знакомьтесь с программой курса "Старший бухгалтер по оплате труда и кадровому делу + 1С"
Правильный расчёт аванса — это не мелочь. Это фундамент вашей зарплатной системы и вашей профессиональной репутации.
