Многие маркетинговые агентства сталкиваются с одной проблемой: приходится жонглировать десятком разных сервисов, чтобы вести клиентские проекты. CRM для лидов, таск-трекер для задач, 1С для финансов, мессенджеры для общения — и все это параллельно.
Агентство интернет-маркетинга Directline с 15-летним стажем решило кардинально изменить подход к управлению проектами. Компания, которая работает с такими крупными клиентами как 2GIS, Borjomi и Lazurit, искала единое решение для комплексного ведения бизнеса. Рассказываем, как им удалось заменить более пяти различных платформ одной системой.
Проблема: хаос из множества систем
В Directline использовали целый «зоопарк» сервисов для:
- постановки и контроля задач
- работы с клиентскими заявками
- финансового учета
- внутренней коммуникации
- фиксации различной информации
- клиентского кабинета
- базы знаний на отдельном сайте
Такое разнообразие инструментов создавало больше проблем, чем решало. Информация была разбросана по разным платформам, сложно было отследить общую картину по проекту.
Мы можем оказывать одному заказчику параллельно несколько услуг, то есть одновременно у нас идет несколько процессов. Поэтому требовалось контролировать работу не только в разрезе предоставляемых возможностей, но и цельно по проекту. При этом большая часть услуг абонентская из-за неточной даты завершения работы, поэтому важно было организовывать работу спринтами по одному месяцу, — Наталья Штанюк, технический директор Directline.
Что искали: единая экосистема управления
Команда провела внутренний опрос сотрудников и сформулировала четкие требования к новой системе:
Управление проектами:
- Единое пространство для хранения всей клиентской информации
- Возможность связывать данные о ходе работ, статусах, задачах и документах
- Инструменты для личного и командного планирования
Финансовый контроль:
- Учет доходов и расходов по проектам
- Расчет рентабельности каждого направления работы
- Интеграция с бухгалтерскими системами
Клиентский сервис:
- Предоставление заказчикам доступа к их проектам
- Прозрачность процессов для клиентов
Техническая гибкость:
- Возможности для интеграций и автоматизации
- Удобный интерфейс для всех участников процесса
Благодаря такому функционалу, мы также хотели облегчить жизнь новым специалистам, чтобы им было проще включаться в работу. В перспективе это позволит нам масштабироваться и не потерять в качестве работы, — Наталья Штанюк, технический директор Directline.
Выбор решения: почему Аспро.Cloud
Команда рассматривала несколько вариантов. Плагины для Redmine казались логичным продолжением, но требовали сложной доработки и не решали проблему неудобного интерфейса. Другая CRM-система привлекла внешним видом, однако не хватало готовых модулей под специфику агентства — контроля почасовой ставки, бюджетов проектов.
Когда мы обратились к Аспро.Cloud, то обратили внимание на интуитивно понятный интерфейс. После оценки инструментов и функционала мы поняли, что CRM-система на 90% соответствует нашим ожиданиям, и в ней можно организовать работу сразу после внедрения, — Наталья Штанюк, технический директор Directline.
Ключевые преимущества, которые повлияли на выбор:
- Понятный интерфейс без долгого обучения
- Готовые интеграции с почтой и телефонией
- Подключение банков и 1С для автоматизации документооборота
- Развитые инструменты управления проектами с шаблонами
- Контроль бюджетов и временных затрат в реальном времени
- Разделение оплачиваемых и неоплачиваемых часов
- API для подключения внешних сервисов
Процесс внедрения: поэтапный переход
Миграция заняла три месяца и проходила в два основных этапа.
Этап 1. Базовая настройка и перенос данных
Настройка CRM-модуля
Перенесли все сделки из предыдущей CRM-системы, подключили телефонию, почту и веб-формы с сайта. Менеджеры по продажам первыми начали работать в новой системе.
Организация проектов и задач
Объединили все направления работы на общей доске, используя теги для сегментации. Создали шаблоны типовых проектов и добавили пользовательские поля под специфику агентства.
Интеграция с 1С
Настроили автоматическую выгрузку счетов и актов из Аспро.Cloud в 1С:Бухгалтерия, что существенно упростило работу финансового отдела.
Общий календарь
Перенесли планирование встреч, отпусков и личных мероприятий в единую систему.
Этап 2. Автоматизация и интеграции
Выгрузка данных через API
Построили дополнительные отчеты и дашборды в внешней дата-студии на основе данных из Аспро.Cloud.
Планирование ресурсов
Доработали систему контроля загрузки технического отдела и отслеживания выполнения задач.
Клиентский доступ
Организовали для заказчиков доступ к информации об их проектах через API в личном кабинете.
В планах компании — создание системы онбординга новых сотрудников и базы знаний на базе платформы.
Результаты: единая экосистема вместо хаоса
Система Аспро.Cloud удовлетворила большинство наших запросов, которые были необходимы в нашей работе. Функционал системы позволил быстро закрыть ключевые задачи с помощью настройки модулей, которая не составила большого труда. Отдельно хочу отметить важный плюс — это техническая поддержка, где можно задавать уточняющие вопросы для исправления ошибок в системе. В дальнейшем планируем более глубокое использование платформы для автоматизации процессов, — Наталья Штанюк, технический директор Directline.
Что изменилось в работе агентства:
- Вся информация о клиентах и проектах сосредоточена в одном месте
- Упростилось планирование ресурсов и контроль загрузки команды
- Автоматизирован документооборот с бухгалтерией
- Повысилась прозрачность проектов для клиентов
- Сократилось время адаптации новых сотрудников
Directline продолжает развивать использование платформы, постепенно автоматизируя новые процессы и адаптируя систему под растущие потребности бизнеса.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.