Цель: обеспечение актуальной информации о статусе заказа в реальном времени
Исходная ситуация и задача
В компании “Станков Групп” процессы продаж и производства завязаны на статусах заказов (сделки в CRM и производственные заказы).
Проблема заключалась в том, что обновление статусов происходило с задержкой — менеджеры не успевали вручную фиксировать переходы стадий, клиенты не видели реального прогресса, возникали вопросы и недоверие.
Цель проекта — внедрить систему QR-кодов и автоматизацию для своевременного обновления статусов заказов:
- сократить ручные операции сотрудников,
- ускорить актуализацию статусов,
- обеспечить прозрачность для клиентов.
Задачи решения
— Создание уникального QR-кода для каждой сделки
— Добавление QR-кода в карточку заказа в CRM
— Встраивание QR-кода в документы заказа
— Сканирование QR-кода ответственными сотрудниками для изменения статуса
— Автоматическое продвижение заказа по стадиям на основе сканирования
— Уведомление клиента о движении заказа через мессенджеры
— Ограничение прав на сканирование — только авторизованные сотрудники могут менять статусы
Ожидаемые результаты
- Сокращение задержки обновления статусов (данные в CRM максимально приближены к реальному времени)
- Уменьшение количества обращений клиентов “Как продвигается мой заказ?”
- Прозрачная история движения заказа по производству и логистике
- Меньше ручного ввода со стороны менеджеров
- Повышение доверия и лояльности клиентов благодаря прозрачному трекингу
Итог
Для “Станков Групп” была внедрена система генерации и сканирования QR-кодов, связанных с каждым заказом. На этапе подтверждения заказа CRM автоматически создает уникальный QR-код, который сохраняется в карточке сделки и интегрируется во все ключевые документы (заказ-наряд, счет, сопроводительные документы).
QR-код размещается на печатных документах, которые сопровождают заказ на всех этапах производства и логистики. При сканировании авторизованные сотрудники (производство, склад, логистика, менеджеры) попадают на защищённую страницу заказа и могут изменить его статус с помощью преднастроенных кнопок. Каждое сканирование фиксируется в CRM, автоматически переводит заказ по стадиям и запускает соответствующие бизнес-процессы (задачи, внутренние уведомления).
Параллельно клиент получает автоматические уведомления о ключевых изменениях статуса (запуск в производство, готовность к отгрузке, отправка заказа).
Доступ к изменениям статуса ограничен авторизацией и ролевой моделью: только сотрудники с соответствующими правами могут обновлять стадии заказа, что предотвращает несанкционированные изменения и делает процесс актуализации максимально приближенным к реальному ходу работ.