Массовый переход на удаленный формат работы поставил перед HR и руководителями новые вызовы, и один из самых сложных — процедура увольнения.
Как правильно ее провести на расстоянии, избежав судебных разбирательств? В этом материале — разбор основных сценариев увольнения и практические рекомендации, основанные на судебной практике.
Все примеры и сложные случаи, описанные в статье, легко решаются с надежными юридическими и техническими знаниями. Получить их вы можете на курсе “Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников”.
Вы научитесь не просто следовать ТК РФ, а выстраивать безупречные кадровые процессы: правильно направлять уведомления, запрашивать объяснения через разрешенные каналы связи и оформлять все документы так, чтобы их не оспорили в суде, даже при работе с удаленными сотрудниками.
1. Ключевое правило: документальная фиксация
Главный риск при увольнении дистанционного сотрудника — отсутствие доказательств того, что он был уведомлен о ключевых решениях.
Любая коммуникация (уведомления, запросы, приказы) должна быть зафиксирована так, чтобы при необходимости вы могли подтвердить это в суде.
2. Увольнение по сокращению: дублируйте сообщения
Процедура увольнения по сокращению штата регламентирована ст. 180 ТК РФ и едина для всех сотрудников. Ключевое отличие — способ уведомления.
Правильная тактика: используйте все доступные каналы связи. Направьте уведомление:
- Заказным письмом с уведомлением о вручении на домашний адрес сотрудника.
- Продублируйте его на корпоративную электронную почту.
Важно знать!
Датой ознакомления будет считаться тот способ, который указан в ваших локальных нормативных актах или трудовом договоре как приоритетный. Если таких указаний нет, ориентируйтесь на наиболее позднюю дату получения.
Пример из практики: Сотрудница оспорила увольнение, заявив, что не получала уведомления. Однако в локальных актах компании было прописано, что вся корреспонденция дублируется на корпоративную почту, которую сотрудник обязан проверять дважды в день. Суд встал на сторону работодателя, так как было доказано, что письмо было отправлено и получено в почтовой системе.
Четко прописанные в договоре или правилах компании обязанности сотрудника по проверке почты (как электронной, так и бумажной) не позволят ему сослаться на незнание. Срок увольнения в этом случае будет отсчитываться с момента, когда сотрудник должен был ознакомиться с уведомлением.
Повысьте свою квалификацию в области кадрового делопроизводства!
Образовательный центр “РУНО” предлагает курсы, которые помогут вам безупречно проводить любые кадровые процедуры, включая увольнение в дистанционном формате:
- Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3 — комплексное обучение для уверенной работы с персоналом и кадровыми документами.
- Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам — углубленное изучение делопроизводства и автоматизации учета.
- Воинский учет в организации + 1С ЗУП 8.3 Выпускников: 919 Отзывы: 28 — для специалистов, которым необходимы дополнительные знания в сфере составления правильной отчетности по воинскому учету.
3. Увольнение за проступок: без объяснений не обойтись
Самая частая ошибка работодателей — несоблюдение процедуры запроса письменных объяснений (ст. 193 ТК РФ). Этот этап обязателен и для удаленных сотрудников.
Как правильно запросить объяснения
- Направьте требование в письменной форме. Это можно сделать как на бумаге, так и электронно.
- Подтвердите факт отправки. При бумажной отправке — используйте заказное письмо. Срок для предоставления объяснений (2 рабочих дня) начинает течь с даты получения письма сотрудником. Если письмо не получено, отсчет начинается после истечения 30-дневного срока хранения на почте.
- При электронной коммуникации убедитесь, что в ваших локальных актах четко прописано: сообщение, отправленное на корпоративную почту, считается полученным сотрудником с момента его доставки (или, например, через 24 часа после отправки).
Если суд установит, что работник не получил запрос на объяснения из-за ненастроенных в компании каналов связи, увольнение признают незаконным.
4. Увольнение по соглашению сторон: идеальный сценарий для «удаленки»
Это самый гибкий и безопасный вариант для обеих сторон. Все условия (сроки, выплаты, обязанности) фиксируются в соглашении.
Преимущества для «удаленки»:
- документ можно подписать с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) с обеих сторон;
- процесс проходит быстро и без обязательных по другим статьям сроков;
- стороны договариваются о взаимовыгодных условиях, что минимизирует риск споров.
5. Какие документы обязательно оформлять на бумаге?
Несмотря на развитие ЭДО, некоторые документы по требованию законодательства или для собственной безопасности лучше оформить в бумажном виде и получить оригиналы:
- заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию;
- соглашение об увольнении (если не используется ЭДО с УКЭП);
- трудовая книжка. Если сотрудник не перешел на электронную трудовую, оригинал нужно отправить ему заказным письмом с описью вложения. Уведомление о вручении будет доказательством передачи.
6. Проактивные меры: как подготовиться к увольнению заранее
Лучший способ избежать проблем — заложить правильные процедуры в момент найма.
- Детально прописывайте в трудовом договоре:
- какие каналы связи (email, мессенджеры, корпоративный портал) являются официальными;
- обязанность сотрудника регулярно их проверять (например, раз в рабочий день);
- адреса для отправки бумажной корреспонденции;
- порядок подписания документов (бумажный или с помощью ЭДО).
- Закрепите эти правила в локальных нормативных актах и ознакомьте с ними всех сотрудников под подпись.
7. Можно ли уволить удаленного сотрудника на основании статистики активности его компьютера?
Этот вопрос волнует многих руководителей, которые ищут способы объективно оценивать продуктивность удаленных сотрудников. Однако прямое увольнение лишь на основании низкой статистики активности (например, количества кликов мыши или нажатий клавиш) — незаконно.
Почему это так?
- Отсутствие основания в законе. Трудовой кодекс РФ не содержит такой статьи для увольнения, как «низкая активность за компьютером». Это не является дисциплинарным проступком или иным предусмотренным законом основанием для расторжения трудового договора.
- Позиция Роструда. Регулятор прямо разъясняет, что работодатель не вправе уволить сотрудника только потому, что он «стал меньше работать на компьютере, чем прежде». Программы для мониторинга активности не могут считаться единственным и бесспорным доказательством невыполнения трудовых обязанностей.
Однако это не значит, что с недобросовестным сотрудником ничего нельзя сделать.
Ключевое значение имеет не абстрактная «активность», а факт невыполнения конкретных трудовых обязанностей. Если удаленный сотрудник систематически нарушает рабочий процесс, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.
Как правильно действовать работодателю:
- Фиксируйте конкретные нарушения. Основанием для увольнения может стать не «низкая активность», а документально подтвержденные факты:
- Невыполнение поставленных задач в установленные сроки.
- Игнорирование требований выйти на связь в рабочее время (например, в корпоративном чате или по видеосвязи).
- Неучастие в обязательных планерках и совещаниях.
- Отсутствие ответов на электронные письма и сообщения в течение всего рабочего дня.
- Соблюдайте стандартную процедуру увольнения за проступок.
- Запросите письменное объяснение по факту конкретного нарушения (например, «не предоставил отчет в установленный срок»).
- Если объяснение неуважительное или сотрудник его не предоставил, составьте акт об отказе.
- Издайте приказ о применении дисциплинарного взыскания — замечания или выговора.
- Увольнение (по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) возможно только при систематическом неисполнении обязанностей, то есть при наличии у сотрудника неснятого дисциплинарного взыскания и совершении нового проступка.
Данные мониторинга активности могут служить для вас сигналом к тому, чтобы более пристально проверить работу сотрудника и зафиксировать уже реальные, а не технические, нарушения трудовой дисциплины. Но выступать в суде в качестве единственного доказательства для увольнения «статистика кликов» не сможет. Суд потребует от вас доказательств именно нарушения трудовой функции, а не низкой активности в программе.
В целом, увольнение удаленного сотрудника требует от HR-специалиста повышенного внимания к документам и процедурам. Дублируйте ключевые уведомления, фиксируйте все действия и заранее создавайте юридически безупречные правила взаимодействия в компании.