Многие компании сталкиваются с необходимостью вести точный учет рабочего времени сотрудников. Особенно актуально это для бизнеса, где оплата труда зависит от количества отработанных часов. Фрилансеры, консалтинговые агентства, IT-студии, дизайн-бюро — все они нуждаются в прозрачной системе подсчета времени и справедливом расчете заработной платы.
Ручной учет времени превращается в настоящий кошмар, когда в команде работает больше пяти человек. Ошибки в расчетах, недовольство сотрудников, потерянные часы и споры с заказчиками — знакомые проблемы?
В статье разберем, как автоматизировать процесс учета рабочего времени и избавиться от головной боли при расчете зарплат.
Почему автоматизация учета времени критически важна
Когда Вы считаете отработанные часы в Excel или даже на бумаге, возникает множество сложностей:
- Сотрудники забывают фиксировать время начала и окончания работы
- Трудно учесть перерывы и переработки
- Разные ставки специалистов создают путаницу в расчетах
- Необходимость делать начисления дважды в месяц отнимает огромное количество времени
Мы предлагаем решение этих проблем через комплексную автоматизацию в Аспро.Cloud. Система не только упрощает расчет оплаты, но и обеспечивает полную прозрачность расходов на заработную плату.
Основные возможности платформы:
1. Встроенный таймер для отслеживания времени — запускайте и останавливайте учет одним кликом
2. Гибкие алгоритмы расчета — по факту, по плану или фиксированная сумма
3. Автоматические налоговые расчеты — система сама добавляет все необходимые начисления
4. Раздельные ставки — одна для сотрудника, другая для выставления клиенту
5. Интеграция с финансовой отчетностью — все данные автоматически попадают в ДДС и ПиУ
6. Анализ рентабельности проектов — видите прибыльность каждого заказа
Такой подход особенно эффективен в сферах:
- IT-разработки и программирования
- Графического дизайна и веб-дизайна
- Маркетинговых и рекламных услуг
- Консалтинга и бизнес-аналитики
- Образовательных услуг
- Копирайтинга и контент-маркетинга
- Юридического сопровождения
Три модели оплаты труда для разных ситуаций
Модель 1: Оплата по запланированному времени
Когда использовать: Вы знаете точную стоимость часа работы специалиста и можете оценить время выполнения задачи.
В данной модели Вы заранее определяете временные рамки каждой задачи и устанавливаете часовую ставку. Если сотрудник работает дольше запланированного, переработка фиксируется, но не влияет на размер оплаты.
Ключевые преимущества:
- Предсказуемость бюджета — точно знаете размер трудозатрат заранее
- Эффективное планирование ресурсов — можете давать клиентам реалистичные сроки
- Дисциплина в команде — сотрудники учатся укладываться в установленные временные рамки
- Оптимизация загрузки — освободившееся время направляется на другие задачи
Эта модель идеально подходит для типовых задач и работы с опытными специалистами.
Настройка в системе предельно проста: указываете ставку сотрудника при создании проекта и добавляете планируемое время для каждой задачи.
Аспро.Cloud автоматически рассчитывает итоговую стоимость. Например, при ставке 1000 рублей в час и планируемом времени 5 часов сотрудник получит ровно 5000 рублей.
Модель 2: Оплата по фактически отработанному времени
Когда использовать: Известна стоимость часа, но сложно предсказать объем работ.
Здесь действует принцип «сколько отработал — столько получил». От Вас требуется только установить часовую ставку, а сотрудник самостоятельно отслеживает время через встроенный таймер.
Основные выгоды:
- Справедливая оплата — платите только за реальную работу
- Мотивация к эффективности — сотрудники заинтересованы работать продуктивно
- Гибкость при изменениях — легко учесть дополнительные требования клиента
- Прозрачная отчетность — детальные данные для клиента
- Доверие в команде — справедливая система оплаты
Главный риск — возможное злоупотребление со стороны сотрудников. Поэтому важно объяснить правила использования таймера и при необходимости применять санкции.
Для контроля можете добавлять планируемое время к задачам и затем сравнивать с фактическими показателями. Система автоматически формирует сравнительные отчеты.
Каждую запись времени можно дополнить комментарием, что повышает прозрачность рабочего процесса.
Отчеты доступны как по отдельным проектам:
Так и в разрезе всех задач и проектов:
Значительные расхождения между планом и фактом — повод для обсуждения с сотрудником. Но помните, что проблема может быть в неточной оценке времени на этапе планирования.
Если забыли включить таймер, не переживайте — данные можно внести вручную:
В приведенном примере задача заняла 26 часов. При ставке 350 рублей за час исполнитель получит 9100 рублей.
Модель 3: Фиксированная стоимость задачи
Когда использовать: Заранее определена общая стоимость работ.
Самый простой для учета вариант. Не важно, сколько времени планировали потратить и сколько потратили в итоге — оплата всегда одинаковая.
Преимущества фиксированной оплаты:
- Абсолютная предсказуемость бюджета — знаете точную сумму расходов
- Мотивация к скорости — сотрудник заинтересован завершить работу быстро и качественно
- Минимальный контроль — не нужно отслеживать часы и анализировать эффективность
- Защита от переработок — никаких дополнительных затрат при затянувшихся сроках
Для настройки достаточно указать фиксированную стоимость при создании проекта:
Гибкая настройка под любые потребности
Аспро.Cloud позволяет применять разные модели оплаты даже в рамках одного проекта. Более того, настройки можно менять на уровне отдельных задач. Например, основная работа оплачивается фиксированно, а доработки — по фактическому времени.
Индивидуальные ставки для каждого сотрудника
Можете устанавливать разную стоимость часа для различных специалистов. Ставка стажера и middle-разработчика будет отличаться. Пользователей удобно объединять в группы по отделам с базовыми ставками.
Для сложных или нестандартных задач легко настроить особую ставку прямо в карточке задачи.
Автоматический расчет налогов
Система самостоятельно рассчитывает итоговую стоимость с учетом налоговых начислений. Доступны различные варианты:
- Начисление налога сверх основной суммы
- Включение налога в общую стоимость
- Многоуровневое налогообложение
Формирование отчетов для выплат
Аспро.Cloud автоматически собирает данные по всем задачам каждого сотрудника и показывает итоговую сумму к выплате.
Доступна гибкая фильтрация по различным параметрам:
1. Ответственный исполнитель
2. Статус задачи — например, только завершенные работы
3. Временной период — дата или диапазон завершения
4. Связь со счетами — для начисления зарплаты только после оплаты клиентом
5. Конкретный проект
После применения фильтров получаете точную сумму для каждого сотрудника.
Учет доходов и расходов по проектам
Правильный учет финансов включает не только расходы на зарплату, но и доходы от клиентов. Это критически важно для анализа рентабельности и принятия управленческих решений.
Внутренние проекты
Для внутренних проектов учет максимально прост. При завершении задач система автоматически рассчитывает суммы выплат и фиксирует их во вкладке «Финансы» как плановые расходы.
При настроенном налогообложении формируется отдельная строка расходов для корректного составления ДДС.
Остается только добавить фактический расход с указанием нужной статьи учета — зарплата или налоги с фонда оплаты труда.
Все данные автоматически попадают в отчеты ДДС и ПиУ, обеспечивая полную прозрачность движения денежных средств.
Клиентские проекты
Для проектов с внешними заказчиками учет немного усложняется, поскольку нужно отслеживать, сколько должен заплатить клиент за выполненные работы.
Важная особенность: Аспро.Cloud позволяет устанавливать разные ставки для сотрудника и клиента, а также использовать различные принципы начисления. Заполните соответствующие поля при создании проекта или задачи.
Проекты с предоплатой
Шаг 1: Выставляете счет клиенту прямо из карточки проекта.
При формировании счета указываете все задачи проекта. Их можно добавить из текущего проекта или выбрать из заранее созданного каталога услуг.
После отправки счета и получения оплаты система автоматически создает фактическое поступление в проекте.
Шаг 2: Создаете задачи на основе оплаченного счета. Можете назначить одного ответственного за весь проект или распределить задачи между разными сотрудниками.
Система автоматически формирует задачи на канбан-доске и привязывает их к оплаченному счету.
Учет расходов происходит следующим образом:
- При работе по плановому времени или фиксированной оплате расходы сразу появляются во вкладке «Финансы»
- При работе по фактическому времени расходы добавляются после фиксации времени сотрудником
Шаг 3: Для корректного расчета рентабельности добавляете фактический расход.
Сумму расхода можно скорректировать вручную, если сотрудник получил премию или выполнил KPI.
Обязательно указывайте статью учета для фактического расхода — эти данные автоматически попадают в общий отчет ДДС.
После внесения всех данных система показывает рентабельность и баланс проекта.
Учет дополнительных работ
Когда заказчику нужны доработки или дополнительные услуги, Аспро.Cloud поможет не потерять эти расходы и не забыть выставить счет.
Создаете задачу в проекте вручную. После завершения система рассчитывает стоимость и создает дополнительные плановые доходы и расходы.
Благодаря этому легко видите неоплаченные задачи и можете выставить счет. Такой подход работает и при частичной предоплате.
Проекты с постоплатой
Создаете задачи для выполнения вручную. Процесс можно автоматизировать с помощью шаблонов проектов.
Плановые расходы и доходы добавляются аналогично предыдущему случаю:
- При работе по плану или фиксированной оплате — сразу
- При работе по факту — после фиксации времени
В разделе «Поступления» видите сумму к оплате от заказчика, в «Расходах» — сумму для сотрудника. Стоимости могут различаться при разных ставках для сотрудника и клиента.
Далее выставляете счет клиенту и добавляете фактический расход по зарплате.
Не забывайте указывать статью учета для фактического расхода — данные автоматически попадают в отчет ДДС.
После получения оплаты система рассчитывает рентабельность и баланс проекта, показывает отклонения от плана.
Работа с доработками по завершенным задачам
Ситуация: задача завершена, счет выставлен, оплата получена, но потребовались доработки. Аспро.Cloud поможет не потерять оплату за дополнительную работу.
Возвращаете задачу в работу, фиксируете стоимость доработок или затраченное время. Принцип начисления за доработки можно изменить. Система покажет отклонения от планового дохода по конкретному счету.
Система сформирует счет только по стоимости дополнительных работ — считать вручную не придется.
Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.