Современную бухгалтерию невозможно представить без автоматизации. Еще в прошлом веке возник тренд на оптимизацию рутинных операций. Сегодня под автоматизацией учета понимают процесс выполнения задач с минимальным вмешательством человека. Функцию бухгалтера-статиста выполняют специализированные программные продукты.
С внедрением автоматизации сменилась парадигма и инструментарий. Там, где раньше были счеты, калькуляторы, бухгалтерские книги и журналы учета, сейчас цифровые данные, алгоритмы и электронный документооборот.
Цели и особенности автоматизации
Автоматизация создавалась и внедрялась для упрощения учета (в широком смысле) и повышения качества данных (своевременность, точность).
Ее основными целями были и остаются:
- Минимизация ошибок. При ручном вводе данных риск опечаток заметно выше. Сложные расчеты зарплат и налогов требуют проверки и перепроверки. Технологические решения справляются с задачей быстрее и точнее самого квалифицированного специалиста. Суть проста: данные обрабатываются по заданному алгоритму. И если алгоритм верный, а данные корректны, ошибки практически исключены.
- Оптимизация ресурсов. Ручной учет требует от специалиста постоянной вовлеченности, скрупулезности, внимательности. Рутина забирает буквально все время бухгалтера в режиме нон-стоп. Автоматизация позволяет уменьшить ресурсозатраты и переключить специалиста на решение более важных задач, например, на аналитику, налоговую оптимизацию, стратегическое планирование.
- Скорость операций. Срок формирования счетов, накладных, актов, проверки и оформления другой первички, подготовки регулярной отчетности сильно сокращается, с внедрением автоматизации учета.
- Прозрачность и контроль. Автоматизация дает оперативный доступ к ключевым показателям учета, позволяет отслеживать операции на всех этапах, контролировать состояние кредиторской и дебиторской задолженности в реальном времени.
Автоматизация учета стоит на трех китах:
- Однократной регистрации операции в системе. При поступлении товара, начислении зарплаты, оплате счета формируется проводка в соответствующем регистре и обновляются связанные регистры учета.
- Использовании стандартных алгоритмов, которые выполняют сложные расчеты с на основе заложенных правил и законодательных норм. Так считается все, что угодно, от зарплаты, амортизации и налогов до курсовой разницы.
- ЭДО. Электронный документооборот нужен для быстрого и юридически значимого обмена информацией с контрагентами, контролерами и регуляторами.
Процесс и инструменты автоматизации
Автоматизация учета предполагает использование бухгалтерских информационных систем (БИС), специализированных сервисов и облачных технологий. Системы представляют собой платформы, обеспечивающие полный спектр учетных операций, от оформления первичных документов до сдачи отчетности. Спецсервисы решают конкретные задачи, имеют узкую специализацию: ведение электронного документооборота, управление кассой, расчет зарплаты и т.п. Облачные технологии позволяют закрывать подавляющее большинство бухгалтерских задач удаленно через интернет. Они обеспечивают ЭДО, подготовку, сдачу отчетности, взаимодействие с контрагентами, налоговой.
Автоматизация как процесс включает несколько этапов. Первый и один из самых важных – подготовка. До внедрения автоматизации рекомендуется провести аудит для выявления и исправления шибок в финансовых записях и учете в целом. Следующим этапом является планирование – определение целей автоматизации, процессов, которые будет охватывать программное обеспечение, и ответственных лиц.
Техническая часть автоматизации включает выбор ПО и технологий, настройку программ, систем и баз, обучение специалистов. Одно комплексное решение использовать или несколько профильных, каждый решает сам. Этот принцип остался неизменным с истоков автоматизации.
Мы рассмотрели ключевые особенности автоматизации, и самое время поговорить о том, когда же она началась. История этого процесса уходит корнями в XVIII-XIX века. Началом автоматизации принято считать появление первых механических счетных устройств. Современная волна автоматизации стартовала в ХХ веке с появлением средств, позволяющих обрабатывать большие объемы данных. Речь о перфокартах и магнитных лентах.
Дальше больше, автоматизация шагнула вперед с появлением концепции планирования ресурсов предприятия (ERP, 1990-е годы). С 2000-х процесс активно развивается. Усовершенствуется обработка данных, увеличивается прозрачность и контроль. Специализированное программное обеспечение решает все большее количество задач.
Регистрацию ИП предельно упростили и… закрыли для людей без прописки
Лишение свободы за подделку ЭЦП – новая реальность
