Производство — сложный полигон для стандартных CRM: много конкретных деталей и горящих сроков. В случае с компанией «Паллетра» классические системы оказались беспомощны, а решение нашлось в CRM/ERP-конструкторе «Клиентская база», который смог «понять» специфику производства.
Диагностика главной боли
«Паллетру» хорошо знают в отрасли — всё-таки 15 лет на рынке производства деревянной тары. По данным аудиторского сервиса «Тестфирм», предприятие входит в ТОП-40 игроков рынка по объёму выручки. В 2024 году компания показала выручку 156 млн рублей — на 34,6% выше, чем годом ранее. Прибыль составила 3,5 млн рублей, увеличившись на 40,4%.
Буквально за год до того, в 2023, собственники пригласили бизнес-аналитика Александра Яковлева с задачей построить управленческий учёт и отладить процессы. Основным инструментом стала CRM «Клиентская база»: Александр наш давний партнёр, уже более 10 лет работающий в системе «КБ».
На определённом этапе «Паллетра» столкнулась с классической проблемой растущего бизнеса, когда централизованная система учёта отсутствует, а вся отчётность ведётся в Эксель. Это приводило к ситуациям, когда требовалось многократно перепроверять информацию по статусам заказов, остаткам на складах и оплатам счетов поставщиков и клиентов.
— Я посмотрел, как у них всё устроено. Стало ясно: без CRM не обойтись, — вспоминает Александр.
На этапе постановки бизнес-процессов, их формализовки выяснилось: самая болезненная точка — заказы, которые “жили” в 4 разных отделах одновременно.
Продажи, закупки, производство и бухгалтерия вели собственные учёты. Статусы заказов сотрудники узнавали, обзванивая коллег. Материалы считали вручную — объём пиломатериалов в каждом случае вычисляли «на глазок».
— Из-за разделённой по разным файлам информации менеджерам приходилось прилагать сверхусилия, чтобы получить актуальную картину по производству, — вспоминает Александр.
Решение — внедрили таблицу заказов в КБ, где каждый отдел видел своё:
- Продажи — статусы и даты отгрузки.
- Закупки — потребность в материалах.
- Производство — очередь заказов.
- Бухгалтерия — закрытые позиции.
В результате был наведён долгожданный порядок:
- Заявки на закупку стали контролируемыми — появился трекинг от создания до оплаты.
- Вопрос «какой статус заказа?» решился автоматически — все данные в системе.
- Время на согласования сократилось на 70%.
Вот так уже на первом этапе автоматизации в «Паллетре» стало формироваться единое информационное пространство, где данные — не территория конкретного подразделения, а общий инструмент для роста бизнеса.
Как не потерять 100 кг гвоздей
При внедрении сложнее всего было ломать старые привычки. Люди держались за Excel-таблицы по принципу «знаю, где какую ячейку красить».
— Переломный момент наступил на примере заявок снабжения, — говорит Александр. — Раньше менеджер не видел, приняли ли его заявку на 100 кг гвоздей или она где-то зависла.
Выстроили в КБ простую цепочку:
- Менеджер создаёт заявку → закупщик получает уведомление.
- Закупщик принимает → менеджер видит статус «В работе».
- Закупщик подгружает счет → Бухгалтерия сразу видит статью расходов и плановую дату оплаты.
Исчезли звонки «где моя заявка?» и споры на тему «я написал — ты не ответил». Когда сотрудники увидели, как условные 100 кг гвоздей прошли весь путь без единого звонка, произошёл переломный момент: CRM перестала быть «ещё одной системой», а стала реальным помощником, который экономит ощутимое время любому из них.
“Залогом успешного внедрения стало понимание со стороны коллектива и полная поддержка со стороны руководителей — генерального директора Екатерины Богомоловой и финансового директора Игоря Лукьянова.
Закупки ПМ до внедрения дашборда
Каждые 3-4 дня закупщик тратил часы на расчёт требуемых пиломатериалов (ПМ). Он просматривал заказы на 2 недели вперёд и прикидывал объёмы — доску и брус разных сечений. Всё держал в голове: кто какие поддоны заказывает, какие спецификации требуются.
Из-за ручных расчётов систематически возникали проблемы:
- Привозили не те сечения (материал потом лежал мёртвым грузом).
- Не завозили нужные материалы вовремя.
- Деньги компании были заморожены в излишках на складе.
Но главные сложности замаячили, когда опытный закупщик захотел перейти в продажи. Оказалось, что для обучения сменщика нужно:
• посвятить его во все нюансы каждого заказчика;
• объяснить специфику 20+ видов изделий;
• передать информацию о сечениях и сортах пиломатериалов.
— Это просто нереально, — констатирует Александр. — Но либо ты пилишь тупой пилой, либо точишь её и потом работаешь втрое быстрее. Решили делать дашборд.
2 месяца от идеи до ювелирной точности
Раньше закупщик формировал заказы с запасом — иначе можно было остаться без материала. С появлением дашборда каждый заказ получил точный расчёт:
- Время закупки сократилось с часов до минут.
- Точность достигла «ювелирных» 1 м³.
- Запасы на складе уменьшились с месяца до 2 недель.
— Сложность была не в технической реализации, а в построении логики, — объясняет Александр. — Но если понимаешь, какие данные куда должны переходить, КБ делает всё сама.
Работа по созданию дашборда заняла 1,5–2 месяца:
- Неделя на идею → Концепция и архитектура связей.
- Месяц на наполнение → Принцип «наполняем → тестируем → исправляем.
- Внесение правок → «добавьте этот параметр» по ходу работы.
Технический бонус:
Специалист видит данные в КБ за 4-5 секунд — в 6-8 раз быстрее, чем в других системах, где аналогичные отчёты могут «подвисать» на 30-40 секунд.
— При создании отчёта мы настраиваем не просто разовый вывод данных, а структуру, которая будет автоматически заполняться, — объясняет генеральный директор «Клиентской базы» Марат Гарифуллин. — Стандартное время открытия — до 5 секунд. Всё зависит от объёма данных: при сотнях тысяч строк возможны задержки, но в реалиях малого бизнеса это редкость. Динамического обновления данных без перезагрузки страницы пока нет — сознательное решение, чтобы не нагружать сервер без необходимости. Мы за разумный компромисс — пока отказываемся от «красивой», но ресурсоёмкой нагрузки. Хотя технически для нас это реально.
Как изменилась работа закупщика
Теперь вместо многочасовых расчётов он просто открывает дашборд и сразу видит, сколько и какого пиломатериала нужно докупить на ближайшие заказы.
— Мы не просто ускорили процесс, а получили прямую финансовую выгоду, — говорит Александр Яковлев. — Снизили складской запас с месяца до 1,5-2 недель, высвободив оборотные средства.
Цифры говорят сами за себя:
- Раньше еженедельно на закупку уходило ~1,5 млн рублей.
- Сокращение запасов с 4 недель до 2 позволило «разморозить» около 3 млн рублей.
- Исчезли потери от пересорта — пиломатериал больше не лежит мёртвым грузом.
Так в «Паллетре» не просто автоматизировали рутину, а создали цифрового двойника уникального опыта сотрудника — и зафиксировали ключевые бизнес-процессы компании.
Неожиданные плюсы
Автоматизация на платформе КБ часто приносит незапланированные положительные эффекты. Так вышло и в Паллетре:
— Улучшилась коммуникация снабженца и менеджера, стало спокойнее. Если раньше добавление заказа приводило к пересмотру всей заявки — там выкинули, тут что-то вставили — снабженцу это всё нужно было перелопачивать. Понимаете его ощущения, да — несколько часов работать, чтобы снова заявку собирать?! С дашбордом появился такой эффект: “О! Ещё 20 кубов надо купить”. И всё. Больше нет вот этой адской работы, когда нужно искать, что появилось, а что убралось. Вот такой был эффект внезапный, — говорит Александр Яковлев.
Но ключевая вещь — уменьшился объём ненужных звонков и перепроверок: пришла ли заявка? производство, вы увидели заказ? снабжение, вы видели, что нужно закупить вот это? Информацию видят все заинтересованные люди, не надо 10 раз звонить и уточнять.
Цепочка ценности данных
— Любой дашборд — это верхушка айсберга, — говорит Александр. — Чтобы он показывал точные данные, нужна выстроенная цепочка на уровне первичных данных.
Пример для заказа поддонов:
- Менеджер создаёт заказ → выбирает клиента и изделие.
- Система автоматически подставляет рецепт этого изделия.
- Программа умножает объём материалов из рецепта на количество поддонов.
- Дашборд закупки показывает итоговую потребность в пиломатериалах.
— Если на втором шаге нет рецепта — дашборд молчит, — подчёркивает Александр. — Мы потратили время на создание «цифровых двойников» изделий, но теперь система работает как часы.
Вывод: автоматизация начинается не с дашбордов, а с проработанных процессов ввода данных. Каждое действие пользователя должно быть частью общей бизнес-задачи.
Сколько уникальных рецептов создали для производства
Чтобы в любой момент нужная информация была под рукой, в системе сформировали более 150 уникальных рецептов — под каждого заказчика. Так была оцифрована экспертиза компании, которая теперь не зависит от конкретных сотрудников. Новый менеджер может выйти на полную производительность за неделю вместо месяцев обучения. Знания сотрудников остаются в компании, даже если они уходят.
У большинства клиентов было по 1-2 индивидуальных изделия, поэтому повторяющихся конфигураций оказалось меньше трети.
— Если рецепт полностью подходил другому заказчику, мы просто копировали его — это экономило часы работы менеджеров, — объясняет Александр. — В остальных случаях брали за основу существующий рецепт и редактировали под новые требования.
Каждый рецепт — это виртуальная сборка изделия с точным раскладом:
- какие доски идут на лыжи поддона;
- какие элементы — на кубики и направляющие;
- сколько нужно материалов для обрешёток и ящиков.
— Идея не нова — в 1С тоже считают себестоимость через состав изделия. Но мы пошли дальше: на основе этих рецептов автоматически формировались «напилочные карты» для производства.
Когда поступал заказ, система за 2 клика создавала Excel-форму с раскроем: сколько и каких заготовок нужно напилить. Цех получал чёткую инструкцию, а не ручные расчёты.
Перенос склада в CRM
Если производство — сердце компании, то склад — её лёгкие. В случае с Паллетрой это ещё и лёгкие, которые через автоматизацию научились дышать ровно в такт с биением сердца — без задержек и без лишних вздохов.
Раньше складской учёт вёлся в Excel, но его перенесли в «Клиентскую базу». По сути, это уже не просто CRM, а полноценная ERP-система для учёта.
Всё по классической схеме:
- Создали карточки всех позиций пиломатериалов.
- Настроили таблицы прихода и расхода.
- Остатки система стала считать автоматически.
— Главной задачей был перенос. Я подготовил Excel-файл и загрузил его в CRM через встроенный импорт. Провели сверку — всё сошлось, и склад заработал в новой системе, — вспоминает Александр Яковлев.
Чем КБ хороша для производства
— CRM-конструктор — идеальный инструмент для небюджетной автоматизации малого производства, — уверен Александр. — На старте всегда много правок, и если работать с программистами, каждое изменение будет стоить денег и времени.
Опыт «Паллетры» показал: классические системы вроде 1С часто не успевают за гибкостью малого бизнеса. Полгода попыток настроить 1С не дали результата, хотя команда подробно объясняла разработчикам свои процессы.
— В малом производстве один человек часто совмещает несколько ролей, а процессы постоянно адаптируются под рынок. Жёсткая система с дорогими доработками здесь неэффективна.
Гибкость и кастомизация: интересные паззлы
Идеальная система — не та, где нет сложных задач, а та, где их можно решить. Нестандартные ситуации — норма для любой автоматизации, но в конструкторе их решать гораздо проще, чем переписывать код или ждать обновлений от разработчиков.
Пример 1. Календарь, который научили перетаскивать задачи
Изначально в календаре КБ нельзя было перетаскивать задачи мышью. Приходилось вручную менять даты в карточках и по кругу проверять результат.
— Я написал в поддержку, но сначала получил отказ — движок не позволял, — вспоминает Александр. — Однако позже функция появилась в релизе. Когда я сообщил об этом коллективу, там буквально захлопали в ладоши.
Теперь планировщики производства и логистики легко меняют график перетаскиванием. «Для сотрудников, которые ежедневно работают с календарём, это прорыв».
Пример 2. Недели, которые пришлось «собирать»
Сложнее оказалось с логическими задачами. Для производственного планирования нужно было рассчитывать номер недели, но в КБ такой функции не было.
Александр создал каскад полей:
- Задал начальную дату отсчёта.
- Настроил расчёт разницы в днях.
- Разделил на 7 для получения недель.
— Система некорректно округляла значения — показывала 45-ю вместо 46-й недели, — объясняет он. — Эмпирически подобрал начальную дату, чтобы попадать в нужные недели.
Итоги внедрения в «Паллетре»
Почему для компаний до 100 человек платформа «КБ» становится оптимальным решением? «Клиентская база» позволяет быстро тестировать гипотезы и сразу видеть результат — без ТЗ, разработчиков и долгих внедрений.
Сегодня в CRM работают 10 сотрудников из 25 — все ключевые подразделения: продажи, закупки, производство, бухгалтерия и финансы. Компания использует тариф 12PRO, который полностью покрывает потребности растущего бизнеса.
Платформа «КБ» стала инструментом, заточенным под конкретные нужды, а не под абстрактную схему. Но главное — компания перестала зависеть от уникальных знаний отдельных специалистов. Теперь даже новичок может с первого дня точно планировать закупки, не погружаясь в специфику каждого заказчика.
Автоматизация в «Паллетре» доказала: даже в консервативном производственном секторе гибкая CRM может стать недостающим звеном между хаосом ручных расчётов и цифровой трансформацией.
Было интересно? Ставьте лайки, делитесь своим мнением в комментариях.
Ещё больше интересного и полезного у нас в ТГ-канале.