Битрикс24 содержит инструменты для совместной работы, автоматизации рабочих процессов и управления клиентами. Эффективность использования всех возможностей такой многофункциональной системы напрямую зависит от ее грамотного администрирования. Эта статья посвящена основным функциям и настройкам, которые должен освоить каждый администратор, чтобы обеспечить бесперебойную работу портала.
Роль администратора в Битрикс24
Администратор – это ключевой сотрудник, который обладает неограниченными правами доступа и контролирует все аспекты системы: управление пользователями, настройку доступа, мониторинг производительности, решение технических задач, обеспечение безопасности, интеграцию с внешними системами, автоматизацию процессов и резервное копирование.
Необходимое число администраторов определяется масштабом компании, сложностью ее структуры и распределением обязанностей. В небольших компаниях достаточно одного человека, в крупных — целесообразно распределить обязанности между несколькими специалистами для повышения эффективности и снижения рисков.
Чтобы назначить сотрудника администратором, откройте его профиль и воспользуйтесь опцией «Дать права администратора» в меню действий. В Битрикс24 количество пользователей с правами администратора ограничено и зависит от выбранного тарифного плана: на бесплатном и базовом тарифах — один, на стандартном — пять, на профессиональном — десять, а на тарифном плане «Энтерпрайз» — двадцать пять.
Настройка пользователей и прав доступа
Администратор полностью контролирует пользовательские аккаунты: добавляет, изменяет данные и права доступа, блокирует/разблокирует и удаляет пользователей. Правильное назначение ролей и прав доступа обеспечивает безопасность данных и оптимизирует рабочие процессы, предотвращая несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
Добавление и управление пользователями
Добавление нового пользователя в Битрикс24 – интуитивно понятный процесс, который сводится к заполнению стандартной формы с указанием имени, фамилии, контактных данных и других необходимых сведений. Система позволяет создавать различные типы учетных записей, настраивая их под индивидуальные потребности каждого сотрудника.
Настройка ролей и прав в Битрикс24
Администратор может создавать произвольное количество пользовательских ролей, определяя для каждой из них уникальный набор разрешений с разными уровнями доступа:
• Чтение
• Добавление
• Изменение
• Удаление
• Экспорт
• Импорт
• Свой вид карточки
Система поддерживает иерархию ролей, позволяя создавать подчиненные роли с ограниченным набором прав по сравнению с родительской ролью.
Как ограничить или расширить доступ к данным?
Управление правами доступа можно реализовать несколькими способами:
• Через роли: каждый пользователь получает доступ, определенный его ролью.
• На уровне модулей: вы можете ограничить доступ к конкретным разделам и функциям внутри модуля. Например, можно разрешить сотруднику просматривать сделки, но запретить их редактирование.
• Настройка ограничений к отдельным элементам: например, в CRM вы можете ограничить доступ к некоторым контактам или сделкам.
• Настройка доступа к документам и файлам: в разделе "Диск" Битрикс24 можно настраивать права доступа к отдельным папкам и файлам, определяя, кто может просматривать, редактировать или загружать файлы.
Управление структурой компании в Битрикс24
Битрикс24 позволяет отразить внутреннюю организационную структуру вашей компании в виде иерархической схемы отделов, подразделений и групп. Это не просто визуальное представление – настройка организационной структуры непосредственно влияет на права доступа, коммуникацию и совместную работу сотрудников. Администратор может создавать, редактировать и удалять отделы, назначать руководителей и подчиненных, формировать рабочие группы для решения конкретных задач.
Интеграция и подключение внешних сервисов
Битрикс24 имеет возможность интеграции с другими сервисами и приложениями, что позволяет расширить функционал системы и интегрировать ее с уже используемыми в компании инструментами. Доступны интеграции с почтовыми сервисами (Gmail, Outlook), CRM-системами, мессенджерами (Telegram, Slack), системами e-commerce, платежными системами и многими другими.
1. Маркетплейс — это самый простой и распространенный способ интеграции. В маркетплейсе представлено множество готовых приложений, которые можно установить одним кликом: зайдите в свой Битрикс24, найдите раздел "Маркетплейс" (Называется “Маркет”) (обычно в меню настроек или в главном меню), найдите нужное приложение и нажмите кнопку "Установить".
2. API — это более сложный, но более гибкий способ интеграции. Он позволяет программно подключать сервисы, которых нет в маркетплейсе, или создавать собственные интеграции с более тонкой настройкой. Однако для этого вам потребуется знание программирования и работы с API.
Автоматизация процессов через администрирование
Администратор имеет доступ к настройке инструментов для автоматизации рутинных задач и бизнес-процессов, что значительно повышает производительность и эффективность работы. Рассмотрим примеры инструментов и возможных настроек:
1. Бизнес-процессы — используются для сложной автоматизации, включающей несколько этапов, участников и условий. Подходит для управления продажами, документами, задачами.
• Доступные типы процесса: "Входящий", "Исходящий" или "Циклический". Выбор зависит от того, как запускается и как заканчивается процесс.
• Настройка этапов: каждый этап процесса может включать действия (например, отправка уведомления, изменение статуса, назначение задачи).
• Определение условий: установка условия перехода между этапами (например, если сумма сделки больше 10000 руб., то осуществляется переход к следующему этапу).
2. Роботы — автоматизируют простые повторяющиеся действия, например, отправку уведомлений, обновление статуса элементов CRM или создание задач. Работают по триггерам (событиям).
• Выбор триггера: какое событие запустит робота (например, создание новой сделки, изменение статуса задачи)
• Настройка действий: какие действия должен выполнить робот после срабатывания триггера
3. Маршруты — автоматизируют маршрутизацию задач между сотрудниками, основываясь на определенных условиях.
• Указание условий: какие условия должны быть выполнены для запуска маршрута (например, задача создана в определенном разделе, назначена на определенного пользователя)
• Установка этапов: определите, как и кому будет перенаправлена задача на каждом этапе
• Настройка действий: какие действия должен выполнить робот после срабатывания триггера
Итоги
Администрирование Битрикс24 – это комплексная задача, требующая знания и навыки по работе с порталом на высоком уровне. Однако, правильная настройка и управление порталом обеспечивают значительное повышение эффективности работы компании. Если у вас нет времени или опыта для самостоятельного администрирования, обратитесь к профессионалам.
Если остались вопросы или нужна помощь с настройкой Битрикс24, будем рады помочь! :)
Задать вопрос
8 (800) 551 80 55
1@crmacademy.ru