Даже самая безобидная проверка может закончиться неприятностями, если сотрудники компании не знают, как правильно себя вести.
Поэтому инструктаж персонала перед проверками - важная часть системы правовой безопасности бизнеса.
1. Кто имеет право проверять
Сотрудники должны чётко понимать, кто вправе проводить проверки, а кто нет.
Перед началом общения необходимо:
- попросить служебное удостоверение и распоряжение (приказ, постановление) о проверке;
- сверить фамилии, должности и основания для проверки;
- убедиться, что документ оформлен правильно и подпадает под компетенцию органа.
Проверяющие без надлежащих документов - не проверяющие, а визитёры.
2. Правила поведения при проверке
Основное правило: всё общение, только в рамках полномочий и только по существу.
Стоит закрепить в инструктаже:
- не давать устных комментариев «по доброте» — только официальные ответы;
- не подписывать документы, не прочитав их полностью;
- фиксировать ход проверки (вплоть до аудио- или видеозаписи, если это не запрещено законом);
- не выдавать документов без описи, сопроводительного письма, расписки или протокола изъятия.
3. Роль руководителя и юриста
Сотрудники должны знать:
если пришла проверка - сразу уведомить руководителя и юриста.
Никаких самостоятельных действий, объяснений или «разговоров за жизнь». Юрист - не для того, чтобы разбираться после, а чтобы не допустить ошибок во время.
4. Как оформить результаты
После проверки важно составить внутреннюю служебную записку - кто пришёл, какие вопросы задавали, какие документы смотрели. Это поможет при возможных последующих разбирательствах.
5. Минимум — письменная памятка
Хорошей практикой будет разработка короткой инструкции (1–2 страницы), которую можно выдать сотрудникам и разместить на внутреннем портале. В ней - конкретный алгоритм действий и пошаговая инструкция!
Инструктаж - это не бюрократия, а элемент защиты бизнеса наравне с договорами и внутренним контролем.
Ещё больше экспертных разборов и практических рекомендаций — в телеграм-канале управляющего партнёра коллегии адвокатов M-PARTNERS Екатерины Беспаловой.