Большинству людей трудно освоиться на новой работе. В первые дни, недели, а иногда и месяцы в организации человек часто испытывает стресс, что мешает ему быть максимально вовлечённым в трудовые процессы. Быстрее изучить свои новые обязанности, справится с волнением и привыкнуть к работе помогает адаптация сотрудников в организации. В этой статье расскажем, что это такое, почему она важна и как её проводить.
Что такое адаптация сотрудников
Часто также используется термин «онбординг» (от англ. onboarding — «введение в должность»). Это процесс знакомства новых сотрудников с организацией, её правилами, культурой и своими рабочими обязанностями, чтобы быстрее включиться в трудовую деятельность и стать частью команды.
Чаще всего адаптация происходит на испытательном сроке, когда работник и компания проверяют, насколько хорошо они подходят друг другу. По закону этот период не может длиться дольше трёх месяцев.
Кроме того, существует ещё и повторная адаптация — она нужна тем, кто давно работает в организации, но получил новую должность или сменил профессию внутри фирмы. Таким людям также важна поддержка и помощь в привыкании к новой роли в компании.
Зачем нужна адаптация персонала
Адаптация персонала — это важный этап, помогающий новым сотрудникам успешно интегрироваться в компанию. Основными задачами процесса являются снижение стресса новичков, уменьшение риска ошибок и увеличение вероятности успешного старта карьеры в компании.
Влияние на удержание сотрудников
Успешная адаптация нового сотрудника оказывает прямое влияние на уровень текучести кадров. Когда новичок чувствует себя ценным членом коллектива, понимает свою роль и видит перспективы развития, вероятность того, что он останется надолго, возрастает многократно. Это особенно актуально в условиях конкуренции за талантливых специалистов.
Рост продуктивности и эффективности
Процесс онбординга направлен на быстрое погружение сотрудников в рабочие процессы и обеспечение необходимой поддержки. Чем лучше адаптирован персонал, тем быстрее он приступает к выполнению задач и достигает высоких результатов. Эффективная система онбординга минимизирует риски непродуктивного использования рабочего времени и способствует повышению общей производительности труда.
Методы и подходы к адаптации
Как адаптировать персонал? Существует несколько подходов. Давайте рассмотрим самые основные из них.
Использование систем управления проектами
Современные системы управления проектами играют важную роль в адаптации новых сотрудников. Они позволяют чётко организовать рабочие процессы, распределять задачи и контролировать их выполнение. Такие инструменты обеспечивают прозрачность деятельности персонала, облегчают взаимодействие между сотрудниками и способствуют быстрому погружению новеньких в рабочую среду. Использование специальных платформ (Asana, Битрикс 24 и т.п.) даёт возможность руководителям своевременно отслеживать успехи и проблемы каждого работника, оперативно реагировать на возникающие вопросы и давать обратную связь.
Создание вводного курса
Одним из наиболее эффективных способов адаптации персонала является создание специально разработанного вводного курса для новых сотрудников. Этот курс охватывает всю необходимую информацию о компании: историю её основания, ценности, организационную структуру, правила внутреннего распорядка, принципы взаимодействия с клиентами и партнёрами. Такое подробное введение помогает сотрудникам лучше ориентироваться в рабочей среде, быстрее осваиваться и понимать ожидания руководства относительно своей роли в фирме. Для повышения эффективности курсы можно проводить в интерактивной форме, используя онлайн-платформы, вебинары или мастер-классы.
Наставничество и поддержка
Для эффективного онбординга сотрудников часто используется наставничество. Назначенный опытный коллега берёт шефство над новичком, помогая ему освоить тонкости профессии, познакомиться с особенностями внутренней культуры компании и построить эффективные коммуникации с коллегами. Поддержка наставника значительно ускоряет адаптацию, уменьшает стрессовые ситуации и создаёт комфортную атмосферу для быстрого освоения профессиональных навыков. Важно отметить, что наставники сами получают дополнительную мотивацию, развивая лидерские качества и укрепляя собственные компетенции в рамках своего профессионального роста.
Этапы адаптации новых сотрудников
Этапы онбординга, независимо от выбранного метода, включают в себя 4 основных шага.
1. Подготовка к адаптации
Перед началом процесса адаптации важно провести подготовительную работу, включающую разработку плана онбординга, определение целей и задач, а также назначение куратора или наставника, который будет сопровождать сотрудника на начальном этапе.
2. Знакомство с компанией и командой
На данном этапе сотрудник знакомится с историей компании, её миссией, ценностями и культурой. Проводятся встречи с руководством и коллегами, что помогает новичку лучше понять свою роль в команде и наладить рабочие отношения.
3. Привыкание к рабочему процессу
Здесь основное внимание уделяется обучению основным рабочим обязанностям, правилам и процедурам. Сотруднику предоставляется доступ к необходимым ресурсам и инструментам, проводится обучение работе с ними.
4. Подведение итогов адаптации
Завершающим этапом является оценка результатов адаптации. Проводится обсуждение успехов и трудностей, возникших в процессе, определяются дальнейшие шаги развития сотрудника внутри компании.
Платформы и инструменты для адаптации
Эффективная адаптация новых сотрудников невозможна без использования современных цифровых решений. Вот список популярных платформ и инструментов, которые помогут оптимизировать этот процесс:
1. Системы управления обучением (LMS).
Эти платформы предназначены для централизованного хранения учебного материала, отслеживания прогресса сотрудников и оценки уровня усвоенных знаний. Вот самые распространённые из них:
- Moodle. Открытая LMS, используемая организациями всех размеров для подготовки курсов и тестирования сотрудников;
- TalentLMS. Простое решение для удалённого обучения и адаптации персонала;
- GetCourse. Российский сервис для создания онлайн-курсов и онбординга сотрудников.
2. Корпоративные чаты.
Быстрое общение и интеграция в рабочий коллектив возможны благодаря современным мессенджерам. Некоторые из них:
- Telegram. Часто используется российскими компаниями для оперативной связи и координации действий сотрудников (*принадлежит Meta, чья деятельность признана экстремистской и запрещена на территории Росиийской Федерации);
- Microsoft Teams. Полноценная среда для совместной работы, конференций и передачи файлов.
3. Системы управления проектами и CRM.
Подобные платформы полезны не только для продаж и координации работы над проектами, но и позволяют наиболее эффективно проводить адаптацию новых сотрудников и отслеживать прогресс их интеграции в компании.
- Trello. Эта система основана на канбан-досках, где каждая задача представлена отдельной карточкой. Идеально подходит для небольших команд и простых проектов. Работа в Trello помогает организовать задания и планы поэтапно, постепенно вводить сотрудников в рабочий процесс.
- Asana. Представляет собой систему управления проектами, идеально подходящую для среднего и крупного бизнеса. Работая на платформе, сотрудник будет получать чёткое распределение задач и понимание круга обязанностей, постоянный контроль и обратную связь от руководителей. Это способствует наиболее быстрой адаптации к новым условиям труда.
- Битрикс24. Сочетает в себе CRM и систему управления проектами. Система наиболее эффективна при интеграции с IP-телефонией (виртуальной АТС). Работа на этой платформе упрощает адаптацию сотрудников, автоматически связывая звонки клиентов и историей их общения, помогая новичкам быстро ориентироваться в рабочем процессе. Система также позволяет создавать учебные задачи, обеспечивать доступ к документам и регламентам, поддерживать постоянную коммуникацию с наставниками и руководителями.
- CRM от Envybox. EnvyCRM умеет автоматически распределять лиды и оптимизирует работу отдела продаж. Благодаря объединению всех каналов коммуникации в едином интерфейсе, система исключает потерю заявок и повышает эффективность взаимодействия с клиентами. Управляется кнопками, имеет более 80+ интеграций, повышает уровень продаж на 30%.
Заключение
Адаптация новых сотрудников — это важная задача для каждой фирмы. Если всё сделать правильно, новые работники быстрее привыкнут, будут лучше работать, дольше останутся в компании и станут частью её команды.
Ошибочно считать, что испытательный срок — это только проверка компетенции нового сотрудника. Во время адаптации друг друга оценивают обе стороны: и компания смотрит на работника, и работник присматривается к фирме. Поэтому очень важно организовать процессы онбординга в компании, контролировать их и вовремя исправлять недостатки. Инвестируйте своё время и ресурсы на грамотную адаптацию, и ваши сотрудники отплатят вам преданностью и эффективностью.