Перейти от бумажной волокиты к системной работе с электронной отчётностью проще, чем кажется. Аптечная сеть «Фармленд» наладила сбор закрывающих документов с помощью онлайн-сервиса по организации деловых поездок — Островок Командировки. О том, как именно удалось этого достигнуть, рассказала Дина Гизатуллина — помощник руководителя в «Фармленде».
О компании
Аптечная сеть «Фармленд» была создана в Башкортостане в 1997 году и сегодня входит десятку крупнейших в России. В её портфеле — аптеки (более 2500) и ортопедические салоны в 11 регионах страны. Их обслуживают десять бэк-офисов и 11 000 сотрудников.
Как устроены командировки
«Фармленд» организует 20–30 деловых поездок в месяц для сотрудников отдела продаж, провизоров и ИТ-специалистов. За это отвечает помощник руководителя: бронирует ж/д и авиабилеты, отели, помогает оформить закрывающие документы.
Какую проблему решали
Раньше в компании комбинировали оформление тревел-услуг напрямую через отели и в онлайн-сервисах. Такой подход вёл к трём проблемам.
Хаотичность процесса бронирования. Не хватало единого сайта и приложения, где была бы собрана вся информация о поездках.
Обилие бумажной работы. Бухгалтерии приходилось подолгу собирать подтверждающие документы от сотрудников, в том числе в печатном виде.
Долгая переписка с сотрудниками. Работники не сразу присылали чеки, квитанции и акты после поездки.
В итоге в организации поставили цель упростить работу бухгалтерии с закрывающими документами. «Фармленду» понадобился удобный сервис для юрлиц, который смог бы закрыть эту потребность — им стал Островок Командировки.
Какого результата достигли
После регистрации на платформе в «Фармленде»:
- легко оформляют закрывающие документы по ЭДО (электронному документообороту);
- моментально бронируют отели и билеты;
- без проблем управляют заказами — в том числе в мобильном приложении сервиса.
4 шага, чтобы ускорить сбор отчётности
• Перейти на B2B-сервис для юрлиц, который поддерживает ЭДО. Например, зарегистрироваться в Островок Командировки.
• Подключить электронный документооборот в личном кабинете сервиса. Инструкция — в «Базе знаний».
• Выгружать заказы из онлайн-сервиса в 1С.
• Формировать авансовые отчёты онлайн.
Что нравится в сервисе Островок Командировки
Представитель «Фармленда» перечислила возможности сервиса, которые больше всего помогают ей в работе:
- встроенный ЭДО,
- лёгкая передача отчётности,
- импорт заказов в 1С,
- авансовые отчёты онлайн,
- личный аккаунт-менеджер,
- широкий выбор вариантов проживания,
- программа лояльности,
- автоматическое добавление сотрудников,
- разные варианты оплаты,
- корпоративные тарифы,
- поддержка 24/7.
Итог
«Оценка 10 из 10 за моментальное бронирование и возможность автоматически получать ваучеры и счета. В моей работе и в рутине бухгалтерии определенно стало меньше стресса», — Дина Гизатуллина, помощник руководителя в «Фармленде».
Командировки без стресса
- Забудьте о бумажной отчётности: в сервисе Островок Командировки автоматически генерируются документы — счета, УПД, акты сверки и приёма-передачи.
- Присоединяйтесь к более чем 25 000 компаний, которые уже упростили работу бухгалтерии с помощью платформы Островок Командировки.