Вопрос в отдел кадров
Какие именно документы должен предоставить работник своему будущему работодателю при трудоустройстве? Обязан ли сотрудник передавать оригиналы всех необходимых бумаг или достаточно лишь продемонстрировать их? Может ли компания сохранять копии некоторых важных документов сотрудника (например, паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета)? Какие риски возникают, если такое хранение осуществляется неправомерно?
Краткий ответ: Сотрудник обязан предъявить оригиналы документов, указанных в законодательстве, однако передавать их компании для постоянного хранения не требуется. Исключение составляет бумажная трудовая книжка, ведение которой осуществляет работодатель. Копии остальных документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета) нельзя хранить у работодателя, поскольку это нарушает правила обработки персональных данных и влечет за собой штрафные санкции.
Подробный разбор ситуации
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора сотрудник обязан предоставить ряд документов, среди которых:
- паспорт гражданина РФ;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- трудовую книжку (бумажную версию, если ведется);
- военный билет (или иной документ воинского учета).
Однако законодательство не требует передачи самих оригиналов работодателю для дальнейшего хранения. После оформления договора сотрудник вправе вернуть себе оригиналы представленных документов. Что касается хранения копий документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН и военный билет, закон запрещает подобное действие. Компании не имеют права оставлять у себя подобные копии.
Почему же это важно? Дело в том, что указанные документы содержат личные данные работников, обработка которых регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ («О персональных данных»). Согласно этому закону, организация обязана обрабатывать персональные данные только в рамках определенной цели и минимизировать сбор ненужных сведений.
Например, копию паспорта и СНИЛС разрешено запрашивать только для проверки личности и регистрации нового сотрудника. Однако дальнейшая обработка и хранение этих данных сверх необходимого объема считается нарушением прав субъекта персональных данных. Хранение даже одной страницы паспорта может привести компанию к привлечению к административной ответственности.
Также стоит отметить, что согласно законодательству, получение налогового номера (ИНН) не обязательно для приема на работу, следовательно, требование предоставления документа с указанием ИНН незаконно, равно как и последующее хранение его копии.
Кроме того, наличие документов воинского учета, обусловлено правилами кадрового учёта и они необходимы работодателям для правильного ведения соответствующей документации (например, заполнение формы № 10), но это опять-таки не означает право компании хранить копию военного билета постоянно.
Любое превышение норм относительно количества хранимых персональных данных наказуемо. Например, судебная практика показывает, что судебные органы неоднократно привлекали работодателей к ответственности за неправильное обращение с персональными данными сотрудников (определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 07.09.2023 № 88-20602/2023, апелляционное определение Верховного Суда Республики Татарстан от 16.03.2023 по делу № 33-4986/2023).
Возможные последствия нарушений
За несоблюдение требований по обработке персональных данных предусмотрены наказания в виде штрафов. Они варьируются следующим образом:
- Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – от 50 тыс. до 100 тыс. рублей.
- Для юридических лиц – от 150 тыс. до 300 тыс. рублей.
Таким образом, правильное оформление документов при найме новых сотрудников крайне важно для минимизации рисков компаний перед контролирующими органами. Работодатели должны избегать избыточного накопления личной информации сотрудников, соблюдая нормы законодательства.
«1С:Бухобслуживание.Ленбаланс» - Санкт-Петербург: 8 (800) 222-21-75
Управлять бизнесом проще, когда финансовые процессы работают, как часы. Узнайте, как мы может помочь именно вам.