Автоматизация процессов управления персоналом позволяет HR-отделу работать быстрее, точнее и прозрачнее. Битрикс24 воспринимается как CRM-система, однако ее функциональность гораздо шире. Помимо взаимодействия с клиентами, платформа предоставляет инструменты для управления задачами, коммуникациями, документами, телефонией, обучением, созданием внутренних процессов и хранения данных. Это делает ее удобным инструментом и для HR-направления.
Ниже представлен подробный разбор того, как можно выстроить полноценную систему работы HR-отдела в Битрикс24 — от найма и онбординга до адаптации, обучения и взаимодействия с сотрудниками в процессе их работы.
Создание рабочего пространства HR-департамента
Для удобства в Битрикс24 формируется отдельное рабочее место HR-департамента, доступное отдельным пунктом в левом меню. В него входят пять основных разделов:
- Сотрудники
- Вакансии
- ИПР (индивидуальные планы развития)
- Обучение
- Права доступа
Такое разграничение позволяет HR-специалистам быстро находить нужные инструменты и вести процессы максимально прозрачно.
Процесс найма: от создания вакансии до принятия оффера
1. Создание вакансий
Найм начинается с заполнения карточки вакансии:
- Название
- Ссылка на вакансию
- Описание
- Дата начала и завершения
- Ответственный специалист
При необходимости из карточки создаются задачи — например, «Опубликовать вакансию на сайте».
2. Получение и обработка откликов
Отклики рекомендуется обрабатывать через воронку сделок, доступ к которой есть только у HR-сотрудников и руководителей.
Почему именно сделки:
- корректная работа с почтой (автопривязка писем);
- подключение мессенджеров — WhatsApp, Telegram;
- удобная фиксация всей коммуникации.
Заявки могут создаваться автоматически (например, через интеграцию с hh.ru) или вручную.
3. Создание карточки кандидата
При поступлении нового отклика создается карточка:
- Название заявки
- Контакт кандидата (ФИО, телефон)
- Привязка к вакансии
- Резюме
- Источник отклика
- Нанимающий менеджер
- Комментарии и рекомендации
Карточка переходит на стадию «Новый кандидат», и автоматически создается задача «Связаться и назначить собеседование».
4. Проведение первого собеседования
HR назначает дату и время встречи, фиксирует ее в календаре, завершает задачу — и переводит сделку в стадию «Первое собеседование».
Здесь создается задача «Провести собеседование», а календарь автоматически резервирует время встреч.
Если кандидат не подходит, сделка закрывается как «Проиграна» с указанием причины:
неактуально, не устраивает оффер, нет ответа, заявка отклонена.
5. Тестовое задание и повторные собеседования
Успешные кандидаты проходят следующие этапы:
- Отправка тестового задания
- Получение ответа
- Проверка результата
- Назначение второго собеседования
После второго собеседования карточка может перейти в стадию «Финальное собеседование», однако этапы гибко регулируются. Если достаточно двух встреч — HR вручную переводит сделку на стадию «Оффер».
6. Работа с оффером
На стадии «Оффер» ставится задача «Отправить оффер кандидату и получить ответ».
После получения отклика сделка переводится в стадию «Обратная связь от кандидата».
Если кандидат принимает условия — сделка завершается результатом «Кандидат принят на работу».
Преонбординг: оформление сотрудника до первого рабочего дня
После завершения найма HR переходит к этапу преонбординга. В разделе Сотрудники появляется карточка нового сотрудника, которая проходит следующие стадии:
1. Новый сотрудник → Запрос документов
Указывается формат работы, автоматически создается задача «Получить документы» с чек-листом.
2. Проверка документов
Карточка переводится в эту стадию, ставится соответствующая задача.
3. Согласование формата работы
Заполняются обязательные поля.
4. Дата выхода
Создаются две задачи:
- «Проконтролировать выход сотрудника»
- «Выдать доступы»
Обе имеют дедлайны, ответственных и чек-листы.После завершения задач карточка переходит в стадию «Успех».
Онбординг: сопровождение сотрудника в первые дни работы
Онбординг оформляется отдельной воронкой:
- 1 день работы
- Welcome-встреча
- Подписание документов
- Встреча по итогам 1 дня
После прохождения этих этапов карточка переходит в воронку «Адаптация», включающую стадии:
- 7 дней
- 30 дней
- 60 дней
- 90 дней
- Итоги испытательного срока
- ДМС
В результате сотрудник автоматически оказывается в стадии «Сотрудник успешно работает».
Работа с сотрудником после выхода на работу
Индивидуальные планы развития (ИПР)
Во вкладке ИПР создаются планы развития:
- краткое название
- подробное описание
- этапность развития
Обучение
Сотрудник может самостоятельно подать запрос на обучение:
- название обучения
- комментарий
Так HR-отдел получает централизованные заявки и может корректно планировать бюджет и обучение.
Автоматические HR-бизнес-процессы
В карточке сотрудника доступны процессы, которые можно запускать вручную или автоматически.
1. Встречи 1 на 1
Указываются дата, время и участники — по итогам автоматически создается задача.
2. Заявления на отпуск
Бизнес-процесс может включать:
- формирование печатной формы,
- автоподстановку ФИО и даты,
- отправку на согласование.
3. День рождения сотрудника
Процесс запускается автоматически и может:
- ставить задачу HR на подготовку подарка;
- отправлять поздравление в общий чат.
Вывод
Автоматизация HR-процессов в Битрикс24 делает работу отдела быстрее, прозрачнее и эффективнее. Система полностью покрывает задачи:
- найма и рекрутинга,
- преонбординга,
- онбординга и адаптации,
- обучения,
- развития сотрудников,
- внутренних процессов и коммуникаций.
Грамотная настройка помогает снизить ручную нагрузку, исключить ошибки и обеспечить качественный путь сотрудника на всех этапах работы в компании.