📊 Модели AS IS и TO BE: как есть и как должно быть

Представьте: ваша команда регулярно пропускает сроки, задачи зависают на непонятных стадиях, и вы не можете точно определить, где именно возникают задержки. Вероятно, дело не в сотрудниках, а в том, что бизнес-процессы в компании никто не зафиксировал и не усовершенствовал должным образом.

Для таких ситуаций идеально подходят модели AS IS и TO BE – они позволяют увидеть реальную картину и наметить путь к эффективному будущему. В этой статье разберем, что это за инструменты и почему без них сложно вести современный бизнес.

⚙️ AS IS и TO BE: суть и механизм действия

Это фундаментальный метод анализа и улучшения процессов, основанный на двух шагах: сначала подробно описать «как есть» (AS IS), а потом спроектировать «как должно быть» (TO BE).

• AS IS – это карта текущего процесса с его слабостями, бутылочными горлышками и нюансами.
• TO BE – видение оптимизированного процесса после всех доработок.

Ключевой принцип: улучшать можно только то, что полностью понятно, поэтому сначала фиксируем реальность без прикрас.

⚙️ Модель AS IS: как захватить текущее состояние

Чтобы построить модель, нужно узнать, как процесс протекает на практике, а не по документам или предположениям начальства.

📊 Шаги по созданию AS IS

1. Сбор данных. Проводите беседы со всеми вовлеченными – от специалистов до менеджеров. Уточняйте: 
   ➥ кто за что отвечает на каждом шаге,
   ➥ сколько времени уходит на операции,
   ➥ где появляются сбои и простои.
2. Наблюдение вживую. Практика часто отличается от теории. Следите за повседневной работой и отмечайте: 
   ➥ неофициальные хаки,
   ➥ пересечения обязанностей, 
   ➥ паузы в ожидании.
3. Анализ документов и метрик. Проверьте, какие формы заполняются, как они циркулируют и где оседают. Оцените показатели производительности.
4. Визуализация. Создайте схему. Главное, чтобы она отражала факты, а не желаемое.

📊 Практический пример AS IS

Возьмем процесс обработки клиентских заказов в онлайн-магазине. Казалось бы, просто: заказ → сборка → доставка. Но на деле:

1. Прием заказа – через сайт или звонок, часто с неполными данными.
2. Неформальная проверка – менеджер уточняет детали по телефону или в чате.
3. Поиск товара на складе – ручной обход, если система не обновлена.
4. Сборка – с задержками из-за отсутствия компонентов.
5. Упаковка и маркировка – дублирование, если несколько сотрудников.
6. Координация с курьером – ожидание подтверждения.
7. Отправка – иногда откладывается из-за пиковых нагрузок.
8. Обратная связь – редкие уведомления клиенту.

Это выявляет проблемы: неточности в данных, ручной труд, отсутствие синхронизации.

⚙️ Модель TO BE: создание оптимального варианта

На основе AS IS перестраиваем процесс целиком, а не латаем дыры.

📊 Принципы TO BE

➥ Ценность на первом месте. Каждый шаг должен приносить пользу клиенту; бесполезные – убрать или автоматизировать. 
➥ Меньше handover'ов. Сокращаем передачи между людьми для скорости и качества. 
➥ Прозрачность. Все видят статус и свою роль в потоке.

📊 Шаги по созданию TO BE

1. Цели. Определите measurable targets, например: 
   ➥ Ускорить обработку на 40%.
   ➥ Сократить возвраты в 3 раза. 
   ➥ Снизить затраты на 25%.
   ➥ Улучшить отзывы клиентов.
2. Ликвидация bottleneck'ов. Для каждого слабого места из AS IS – решение: автоматизация, смена порядка, новые роли или софт.
3. Стандартизация. Зафиксируйте обязанности, шаблоны и правила.
4. Интеграция. Проверьте совместимость с другими процессами и инструментами.

📊 Пример TO BE для обработки заказов

Оптимизируем:

1. Автоматический прием – форма на сайте с валидацией данных.
2. Мгновенная проверка наличия – интеграция с ERP-системой.
3. Автосборка – роботизированный склад или алгоритм подбора.
4. Параллельная упаковка – пока товар собирается, генерируется этикетка.
5. Автоматическое планирование доставки – API с логистикой.
6. Реал-тайм уведомления – клиенту приходят трекинг-ссылки.
7. Пост-обработка – автоопрос удовлетворенности.

Итог: цикл сокращается вдвое, ошибки падают, клиенты в курсе всего.

⚙️ Распространенные ошибки

📊 В AS IS

📊 В TO BE

⚙️ Внедрение: от чертежей к практике

Модель – старт, внедрение – вызов.

📊 Шаги

1. Мотивация. Покажите выгоды для каждого.
2. Пилот. Тестируйте на малом объеме, корректируйте.
3. Масштаб. Расширяйте постепенно.

Сопротивление – норма. Делайте эволюционно: скопируйте AS IS в инструмент, потом улучшайте по частям. Обучайте на ходу – визуализация упрощает.

⚙️Заключение

AS IS и TO BE – практические рычаги для системной оптимизации. Стартуйте с одного болевого процесса: зафиксируйте AS IS, нарисуйте TO BE, запустите пилот. С опытом распространите на компанию целиком.

📊 Ваша команда срывает дедлайны – а процессы всё ещё "на словах" и в чатах?

👉🏻 INREAL поможет внедрить модели AS IS и TO BE, чтобы точно увидеть "как есть", спроектировать "как должно быть" и превратить хаос в эффективную систему! 👈🏻

✅ Анализируем текущее состояние (AS IS).
✅ Проектируем оптимизированное будущее (TO BE).
✅ Выявляем скрытые проблемы.

🧩 У вас сложные и запутанные процессы? Мы разберём по шагам, визуализируем и создадим рабочие инструкции!

📌 Подберём идеальный формат: текст, схемы, диаграммы, инструкции, чек-листы и многое другое – чтобы изменения прижились и работали на практике.

📲 Свяжитесь с нами – вы удивитесь, как AS IS и TO BE ускорят ваш бизнес и снимут нагрузку с команды.

КОНТАКТЫ ДЛЯ СВЯЗИ 👇🏻

📱 + 7 (933) 333-02-23

🌐 САЙТ

📣 TELEGRAM КАНАЛ

🚀 INREAL – когда процессы понятны, оптимизированы и дают результат!