Задача
Компания DEEPSOUND — один из крупнейших прокатчиков сценического оборудования в России. Руководство искало систему, которая позволит:
- объединить управление проектами и финансами в едином интерфейсе;
- отказаться от дублирования задач между CRM и проектами;
- сделать работу руководителей проектов прозрачной и управляемой.
Решение
Команда Аспро.Cloud провела аудит процессов и предложила полностью перевести работу из CRM в модуль «Проекты».
1. Перенос фокуса на проекты
Продаж как таковых не осталось: клиенты сами обращаются за арендой. Поэтому все этапы — от согласования сметы до акта выполненных работ — теперь ведутся внутри проекта.
Чтобы убрать лишние шаги, разработчики Аспро.Cloud реализовали возможность привязывать коммерческие предложения к проектам, а не только к сделкам. Это позволило DEEPSOUND окончательно отказаться от CRM.
2. Настройка шаблонов и автоматизация
Специалисты создали универсальный шаблон проекта, который подходит под оба сценария компании — аренду оборудования и мероприятия «под ключ».
- Все стандартные задачи объединили и снабдили чеклистами.
- В каждую задачу добавили шаблон отчета, который сотрудники заполняют по ходу работы.
- При создании нового проекта автоматически подгружается структура, назначаются ответственные, формируются КП и счета.
Теперь КП можно отправить клиенту прямо из системы, а все коммуникации — письма, звонки, встречи, финансы — видны в одной карточке.
3. Финансовый учет
Отдельное внимание уделили деньгам.
- Бухгалтер заносит поступления и расходы в разделе «Деньги» и сразу распределяет платежи по статьям.
- Менеджеры видят план-факт по каждому проекту: система показывает отклонения от бюджета и сроков.
- Все документы — счета, акты, КП — собраны в «Финансах» и фильтруются по статусам.
4. Работа со списками и договорами
Для упрощения документооборота был создан пользовательский список для учета договоров. Один договор можно связать сразу с клиентом и проектом.
Это решило проблему, когда по одному заказчику велось несколько проектов — теперь все документы видны на одной вкладке.
5. Телефония и коммуникации
По запросу клиента специалисты настроили интеграцию с Mango Office.
- Все звонки автоматически фиксируются и записываются.
- Руководитель теперь может удаленно прослушивать разговоры сотрудников офиса в Челябинске.
- Добавили поле для Instagram-аккаунта клиента — база используется для рекламных выгрузок.
6. Календарь и планирование
Чтобы не пересекаться по оборудованию, в компании стали использовать общий календарь. В нем отмечают даты мероприятий и бронирования техники. В личных календарях — напоминания о звонках и письмах клиентам.
7. Обучение команды
После внедрения проведено комплексное обучение сотрудников:
- онлайн-консультации во время настройки,
- офлайн-встреча по итогам внедрения,
- демонстрация полного цикла работы — от первого обращения до закрытия проекта.
Результат
- DEEPSOUND перешла на единый стандарт управления проектами.
- Работа руководителей стала прозрачной: вся информация по клиентам, задачам и деньгам собрана в одном месте.
- Настроенные шаблоны позволяют запускать проект в два клика, а КП и счета формируются автоматически.
- Финансовый учет стал понятным и точным, документы — в порядке.
- Руководство видит состояние всех проектов в реальном времени.
Аспро.Cloud позволила команде DEEPSOUND сохранить управляемость бизнеса, отказаться от CRM и выстроить четкую систему проектного и финансового контроля даже без отдела продаж.
Если управление проектами у вас разбросано по CRM и таблицам, теряется контроль и прозрачность. Аспро.Cloud объединяет проекты, финансы и задачи в одном окне. Попробуйте 14 дней бесплатно и начните управлять всеми процессами в едином пространстве.