ЧАСТЬ 2. Фильтрация данных в Excel: от простых отборов до профессиональной аналитики. Узнайте, как применять фильтры в Excel: от базовых приёмов до числовых условий, множественных критериев и автоматизации через VBA. Практические примеры и пошаговые инструкции.
Сортировка данных в Excel — простая и многоуровневая сортировка для отчётов и аналитики
Фильтрация данных в Excel — мощный инструмент аналитики и автоматизации отчётов
В первой части мы подробно разобрали сортировку — инструмент, который превращает хаос данных в ясную структуру.
Но если вы хотите сосредоточиться только на нужных строках, а остальное скрыть, — вам нужен фильтр.
Фильтрация — это не просто способ отобрать данные. Это средство мгновенной аналитики, когда из тысяч строк остаются только те, что отвечают вашим условиям.
Руководитель спрашивает:
«Покажи сотрудников из Москвы со стажем больше трёх лет и выполнением плана более 100%.»
Вы нажимаете пару кнопок — и готово. Всё перед глазами.
🔹 Что такое фильтрация в Excel
Фильтр позволяет временно скрыть все строки, которые не соответствуют заданным условиям.
При этом данные не удаляются — просто перестают отображаться.
Это безопасно, быстро и идеально подходит для анализа больших таблиц.
Чтобы включить фильтр:
- Выделите диапазон или таблицу.
- Перейдите на вкладку Данные.
- Нажмите кнопку Фильтр.
В заголовках появятся стрелочки вниз — это и есть индикаторы фильтров.
🔹 Пример: отбор по региону
Представим, что у вас есть таблица сотрудников с указанием регионов.
Чтобы оставить только тех, кто работает, например, в Москве:
- Щёлкните по стрелке в ячейке C1 (столбец «Регион»).
- Снимите галочку с пункта «Выделить всё».
- Отметьте только «Москва».
- Нажмите ОК.
Excel мгновенно покажет только московских сотрудников, а внизу появится надпись:
Найдено 4 из 13 строк.
Вот и всё — вы уже применили первый фильтр.
🔹 Числовая фильтрация: гибкость анализа
Теперь усложним задачу.
Нужно вывести сотрудников со стажем от 1 до 3 лет.
- В столбце «Стаж» (например, D1) нажмите стрелку.
- Выберите Числовые фильтры → Между…
- Укажите:
Больше или равно: 1
Меньше или равно: 3 - Нажмите ОК.
На экране останутся только те, кто работает от одного до трёх лет.
Excel автоматически понимает, что в столбце числа, и предлагает именно числовые параметры.
🔹 Текстовые фильтры и частичные совпадения
Если вы работаете с текстовыми значениями (например, фамилии или категории), можно использовать текстовые фильтры:
- Начинается с…
- Содержит…
- Не содержит…
Это особенно полезно, если вы ищете сотрудников по определённым фамилиям или подразделениям.
🔹 Множественные фильтры: когда условий несколько
Фильтрация не ограничивается одним столбцом.
Вы можете комбинировать условия. Например:
- регион = Москва;
- категория = A;
- выполнение плана > 100%.
Порядок действий не имеет значения — фильтры работают независимо.
🔹 Практический кейс: анализ эффективности
Допустим, у вас список из 500 сотрудников.
Вы хотите узнать:
- кто из категории “A” перевыполнил план;
- кто из “C” — наоборот, недоработал.
Настраиваете фильтры — и Excel сразу показывает вам конкретные группы людей.
Это экономит часы анализа и делает таблицу управляемой.
🔹 Как снять фильтр и вернуть таблицу в исходное состояние
Чтобы убрать все фильтры:
- нажмите на вкладке Данные → Очистить;
или - снова нажмите Фильтр, чтобы отключить стрелочки.
После этого Excel покажет все строки обратно.
🔹 Частые ошибки при фильтрации
- Неактивные стрелки — вы не выделили заголовки.
- Фильтр применён к части таблицы — из-за пустой строки Excel «обрезает» диапазон.
- Неверные типы данных — если числа записаны как текст, числовой фильтр не сработает.
- Скрытые столбцы мешают анализу — лучше развернуть всё перед фильтрацией.
🔹 VBA-автоматизация фильтрации
Если вы часто применяете один и тот же фильтр, Excel можно научить делать это автоматически.
Вот пример макроса, который отбирает сотрудников из региона Москва со стажем от 1 до 3 лет и выполнением плана больше 100%.
Sub FilterEmployees()
Dim ws As Worksheet
Set ws = ActiveSheet
ws.Rows(1).AutoFilter Field:=3, Criteria1:="Москва"
ws.Rows(1).AutoFilter Field:=4, Criteria1:=">=1", Operator:=xlAnd, Criteria2:="<=3"
ws.Rows(1).AutoFilter Field:=6, Criteria1:=">100"
End Sub
После запуска Excel моментально отфильтрует нужные строки.
Если потом нужно снять фильтры, можно добавить простую команду:
Sub ClearFilters()
On Error Resume Next
ActiveSheet.ShowAllData
End Sub
🔹 Как сочетать фильтрацию и сортировку
Фильтры отлично работают вместе с сортировкой. Например, можно сначала оставить только сотрудников региона Москва, а затем отсортировать их по убыванию выполнения плана.
Так вы получите топ-лист лидеров в выбранной локации.
🔹 Как использовать фильтры для отчётности и визуализации
Фильтрация — ключ к построению динамических отчётов.
Вы можете:
- быстро анализировать регионы;
- выделять группы по категориям;
- подключать сводные таблицы, чтобы результаты обновлялись автоматически.
Комбинируйте фильтры, сортировку и формулы, чтобы отчёты становились гибкими и управляемыми.
🔹 VBA-пример: фильтр по нескольким критериям и сохранение результата
Иногда полезно не просто фильтровать, а сохранять отобранные данные на отдельный лист.
Sub CopyFilteredData()
Dim ws As Worksheet, wsNew As Worksheet
Dim rng As Range
Set ws = ActiveSheet
ws.Rows(1).AutoFilter Field:=3, Criteria1:="Москва"
ws.Rows(1).AutoFilter Field:=6, Criteria1:=">100"
Set rng = ws.Range("A1").CurrentRegion.SpecialCells(xlCellTypeVisible)
Set wsNew = Sheets.Add
rng.Copy Destination:=wsNew.Range("A1")
ws.ShowAllData
End Sub
Этот макрос создаёт новый лист и копирует туда только видимые (отфильтрованные) строки.
Очень удобно, когда нужно быстро подготовить мини-отчёт.
🔹 Практические рекомендации
- Используйте фильтры для диагностики проблем.
Например, отфильтруйте всех, кто не выполнил план — и ищите закономерности. - Создавайте шаблоны фильтрации под разные отделы.
Один макрос — один отчёт. - Помните: фильтр — не замена формул.
Он помогает смотреть на данные под нужным углом, но не выполняет расчёты.
📌 Подписывайтесь на Макрос решает. И напишите в комментариях: какой фильтр вы используете чаще всего — текстовый, числовой или по дате?
Сортировка данных в Excel — простая и многоуровневая сортировка для отчётов и аналитики
Фильтрация данных в Excel — мощный инструмент аналитики и автоматизации отчётов
