Представьте утро понедельника 9:00. К вам едет 120 гостей на большую конференцию. Парковка на 80 машин, охрана требует пропуска за 24 ч.
Ручной Excel → звонок охране → письмо → ещё звонок.
Итог: 12 сотрудников 2 дня в аду. Мы убрали этот ад за 1 неделю.
Кейс девелоперского агентства.
Глава 1. Что болело до автоматизации
Как мы уже обозначили, наш заказчик — девелоперское агентство, расположенное в крупном московском бизнес-центре. Ежедневно в компанию приезжает множество посетителей, и это не только сотрудники, но и курьеры, партнеры и клиенты.
В бизнес-центре реализована пропускная система, поэтому на каждого посетителя оформляется отдельный пропуск.
Рассмотрим самый простой случай: планируется конференция, и список гостей заранее сформирован. Гостей на мероприятие собирается достаточно много, и для каждого гостя есть перечень необходимых данных: ФИО, номер машины (если есть), дата и время посещения, до какого времени выдан пропуск, тип пропуска и место парковки.
Также необходимо указать список материальных ценностей, если посетитель проносит их в бизнес-центр (например, проектор для конференции).
ПО, которое используется в компании — Битрикс24 и Claris.
Основная задача, с которой пришел наш заказчик — это минимизировать ручной труд из процесса. Если не использовать автоматизацию, то оформление и выдача пропуска может затянуться, а в крайнем случае может вообще не оказаться места на парковке и гостя не пропустят.
Когда одновременно в комплекс приезжает множество посетителей, без автоматизации и подготовки заранее может сорваться целое мероприятие. Плюс заказчик хотел сохранять данные о посетителях, особенно если это потенциальные клиенты и к ним требуется особенное внимание.
Вторая часть задачи - это передача данных уже из Claris в смарт-процесс Битрикс24 (по статусу заявки), так как служба безопасности должна проверить гостя на наличие в "черном списке" и одобрить пропуск. Эта часть задачи также должна исключать ручной труд и синхронизировать статус пропуска в двух системах.
Суммируем: в чем боль?
- до 2 рабочих дней на 1 групповой пропуск,
- 30% гостей опаздывали — места на парковке заканчивались,
- 15% ошибок: чужие ФИО, просроченные пропуска,
- 0 аналитики: кто пришёл, когда ушёл, сколько раз...
Ключевая боль: данные о лидах терялись в почте охраны.
Задачу заказчика мы решили двумя интеграциями Пинкит, готовые шаблоны этих интеграций вы можете скачать и установить по ссылке.
Глава 2. Решение: 2 интеграции Пинкит (15 минут на запуск)
2.1. Из Битрикс24 → Claris: один клик = готовый пропуск
2.1.1. Менеджер создаёт в Битрикс24 смарт-процесс «Пропуск»
Смарт-процесс имеет несколько стадий: «Начало», «Подготовка», «Согласование» и «Выдан»:
2.1.2. Менеджер заполняет 8 полей (ФИО, авто, ценности, парковка и др.).
2.1.3. При переходе на стадию «Согласование» запускается интеграция Пинкит, которая создает заявку в Claris со всеми данными из смарт-процесса:
Охрана видит заявку в своём интерфейсе мгновенно и гостю не нужно ждать, пока администратор или охранник свяжется с ответственным сотрудником компании - достаточно просто представиться.
2.2. Из Claris → Битрикс24: статусы летят сами
Теперь у сотрудника службы безопасности есть два варианта: согласовать пропуск или отклонить (запросить уточняющие данные)
2.2.1. Охрана жмёт «Одобрено» → смарт-процесс переходит в «Выдан».
2.2.2. Охрана жмёт «Отказ» → менеджер получает задачу «Уточнить данные».
2.2.3. Чтобы заказчик был в курсе, на какой стадии находится пропуск, настраивается синхронизация статусов между Claris и Битрикс24: когда в Claris обновляется статус заявки, смарт-процесс в Битрикс24 переводится на такую же стадию.
Результат: гость приезжает, когда пропуск согласован, называет ФИО — шлагбаум открывается. Минимум ручного труда и «головной боли».
Готовые шаблоны (установка 3 клика):
👉 Скачать шаблон «Битрикс24 → Claris»
👉 Скачать шаблон «Claris → Битрикс24»
3. Бизнес-польза от автоматизации
3.1. Среднее время оформления первичного пропуска после автоматизации составило 15 минут вместо 2 рабочих дней.
3.2. Снижение затрат на оформление групповых пропусков (имеются в виду затраты на ручной труд) минимум на 20%.
3.3. Процент несанкционированных проходов в бизнес-центр (по чужим либо просроченным пропускам или вообще без них) снизился на 30%.
3.4. Процент ошибок при выдаче пропусков снижен минимум на 15%.
4. Как внедрить?
4.1. Скачайте шаблоны интеграции по ссылке (потребуется регистрация / авторизация в Пинкит).
4.2. Подключите в Пинкит доступ к вашему Битрикс24 и донастройте интеграции под идентификаторы своих полей.
Если возникнут сложности с настройкой, дайте знать — наши эксперты готовы помочь.
4.3. Запустите интеграции и начните экономить уже сейчас.
Нужна помощь?
Если нет времени вникать в настройки, то напишите нам в Телеграм или WhatsApp, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и эксперты Пинкит настроят первую интеграцию бесплатно.
Если вам нужна интеграция с другими сервисами или специфическими действиями, используйте Пинкитбилдер для самостоятельной настройки без разработки.
🔥 Больше шаблонов интеграции между различными веб-сервисами можно скачать без регистрации здесь.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #обмен #пинкит_битрикс24_смарт-процессы #пинкит_скуд_битрикс24
,