Истребование документов налоговыми органами при выездной проверке — это законная часть процедуры, документы вы предоставить обязаны по закону. Получать из налоговой требование о представлении документов — всегда неприятно и хлопотно. Нужно успеть собрать все в сжатые сроки, да еще и правильно оформить. В материале мы разберем, как действовать грамотно: исполнить обязанности, но при этом знать свои права, не делать лишней работы и не действовать себе во вред.
Если вам нужны грамотные налоговые юристы, которые помогут подготовить все необходимые документы, то обращайтесь к нам: +7 (495) 308 49 76
Истребование документов налоговыми органами при выездной проверке: куда и как направляют требования?
По общему правилу выездная налоговая проверка проходит прямо в офисе компании (п. 1 ст. 89 НК РФ). Но из этого правила есть исключение: если у компании нет возможности принять проверяющих (например, нет подходящего помещения или она работает удаленно), то все действие переносится в здание налоговой инспекции.
Хотя формально проверка идет на вашей территории, на практике инспекторы часто запрашивают документы удаленно — звонят или отправляют требования через интернет. Получается, что даже при выездной проверке основное общение может происходить на расстоянии.
Начнем с основ: как вообще до нас доходят требования из налоговой и в какой момент они считаются официально полученными?Вам могут вручить его тремя способами:
- При личной встрече, когда вы расписываетесь в получении.
- По интернету, через систему электронного документооборота
- Традиционной почтой — заказным отправлением с уведомлением.
Адрес для отправки берется из ЕГРЮЛ, и изменить его для такой переписки нельзя.
Даже если вы не ходилина почту и не получали письмо, по закону оно будет считаться полученным вами на шестой день после отправки. Ссылаться на то, что «я не получал», бесполезно — суды встают на сторону налоговой. Сроки начнут отсчитываться, а вы можете этого даже не узнать.
Если вы не получили письмо по уважительной причине (например, сбой в работе почты, что нужно доказать), это может быть учтено при споре. Но простое заявление «не получал» не сработает.
Когда ФНС стучится к вам в дверь, в 99% случаев необходимо сопровождение при налоговых проверках. Наши юристы помогут защитить ваши интересы: +7 (495) 308 49 76
Истребование документов налоговыми органами: что нужно передавать ФНС, а что не нужно?
Итак, требование у вас на руках. Первым делом изучите, что именно у вас просят. Если пункты расплывчаты, и непонятно, какие конкретно документы нужны- не терзайтесь в догадках. Направьте в инспекцию письмо с просьбой уточнить требование. Спросите, какие именно документы, с какими реквизитами? Это не отказ, а попытка исполнить требование корректно. Такая тактика может вам помочь, если вдруг вы что-то не дослали или опоздали со сроком.
В требовании должен быть четкий перечень: какие документы нужны и за какой период
По закону (ст. 93 НК РФ) инспекция запрашивает именно документы, а не пояснения. Но на практике все по-другому. Упрямо отказываться давать пояснения — себе дороже. Наоборот, это ваш шанс донести свою позицию и прояснить спорные моменты.
Пример: Допустим, компания получила от налоговой запрос на предоставление договора и счетов-фактур по конкретной сделке. Вместо того чтобы просто отправить копии документов, компания может приложить к ним краткое пояснительное письмо.
Проверяющему становится понятно, что именно вы хотели показать этими документами, и он с меньшей вероятностью станет придираться и задавать лишние вопросы потом. То, что вы помогли инспектору быстрее разобраться и закрыть ваш вопрос, будет вам только плюсом.
Истребование документов налоговыми органами вне проверок
Бывает, что налоговая запрашивает огромный пакет документов по сделке и вообще по деятельности компании без проведения проверки, ссылаясь на п. 2 ст. 93.1 НК РФ. В таком случае многие предприниматели кидаются в одну из двух крайностей: сдать абсолютно все или не сдать ничего. Но правильная реакция — проанализировать законность запроса.
Нужно отделить, что они имеют право запросить, а что — нет. Например, по НДС инспекция может запросить документы, подтверждающие правомерность вычетов (ст. 172 НК РФ). Но вот требовать от вас дополнительные пояснения и «аналитические справки» в рамках камеральной проверки (п. 7 ст. 88 НК РФ) она уже не вправе.
Представьте то, что обязаны по закону. Например, те же счета-фактуры и договоры.В остальной части откажите. Можно написать, что «Остальные запрошенные документы (внутренние отчеты и переписка) мы не предоставляем, так как их истребование по данному основанию не предусмотрено законом».
Как не пропустить срок сдачи документов
У вас есть десять рабочих дней, чтобы собрать и отправить документы. При этом срок начинает отсчитываться с того дня, когда вы фактически получили требование на руки (если письмо вручили вам лично или вы получили его в течение 6 дней с момента отправки).Если письмо пришло позже шестого дня, срок начинает отсчитываться с седьмого дня после отправки письма. Так что заявленный изначально десятидневный срок будет короче. Следите за этим!
Истребование документов при проведении проверки: часто задаваемые вопросы
Теперь давайте разберемся с техническими моментами — куда, как и в каком виде нужно представлять документы.
Как происходит истребование документов при проведении проверки?
Если вы сдаете отчетность в электронном виде, то и требование вам обязаны прислать электронно. Если вы его не получили (не открыли), ФНС должна продублировать его на бумаге.Если проверка идет прямо в вашем офисе, требование должны вручить лично. В остальных случаях действуют общие правила (почта, e-mail).
Как представлять копии?
Вы можете принести их самостоятельно, попросить об этом своего представителя с доверенностью или отправить заказным почтовым отправлением.
Можно ли оставить документы у себя в офисе для проверяющих?
Да, но только если проверка идет на вашей территории и инспекторы там физически находятся. Если документы запрашиваются дистанционно, их нужно везти в саму налоговую инспекцию.
Обязательно ли сдавать все в бумажном виде?
Нет. Если документ изначально электронный и у него есть утвержденный формат (как у счетов-фактур), можно сдать его в электронном виде. В остальных случаях сдаются заверенные физические копии.
Можно ли сдать сканы?
Да, но только для определенного списка (договоры, счета-фактуры, накладные и т.д.). Сканы должны быть подписаны УКЭП. Простые сканы, сделанные на сканере, не подойдут.
Можно ли сдать оригиналы?
Не стоит этого делать. Требуются именно заверенные копии. Если вы сдадите оригиналы, налоговая может их принять, но потом вы столкнетесь с проблемой их возврата.
Как правильно заверить копии?
На каждой копии ставьте: «Верно», свою должность, подпись, расшифровку (ФИО) и дату.Печать ставить необязательно, если ее нет в уставе.Многостраничный документ нужно прошить, пронумеровать и заверить наклейкой на обратной стороне последнего листа с надписью: «Всего пронумеровано и прошнуровано [число прописью] листов».Заверять факсимиле (штамп-подпись) нельзя. Такие копии считаются недействительными.
Что делать, если запрошенных документов нет?
Молчать — плохая стратегия. Если запрошенных документов у вас нет (не составлялись или утрачены), нужно в течение тех же десяти дней написать официальный ответ об их отсутствии и указать причину. Так вы закроете этот вопрос и избежите претензий о нарушении сроков.
Что делать, если компания не успевает собрать документы вовремя?
Если вы понимаете, что не успеваете (большой объем, документы в архиве и т.д.), не тяните время- сразу же проинформируйте об этом ФНС.Лучше всего сделать это на следующий день после того, как вы получили запрос. Укажите уважительную причину и попросите продлить срок. Налоговая рассмотрит ваше ходатайство за два дня и даст ответ.
Важно: Сама по себе подача уведомления не продлевает срок. Если налоговая вам отказала (или просто не ответила), вы обязаны уложиться в исходные десять дней.
Что будет, если проигнорировать требование налоговой о предоставлении документов во время налоговой проверки?
За каждый не переданный документ ФНС взыщет с вас 200 рублей (ст. 126 НК РФ). Но важно отметить, что штрафуют только за определенные, поименованные в запросе документы. Если в нем нет четкого перечня и реквизитов, привлечь к ответственности сложнее. Но, будьте осторожны! Если вы не представили, например, счета-фактуры, которые обязаны были вести, суд может поддержать налоговую и рассчитать штраф по их примерному количеству.
Как можно помочь себе и избежать злоупотреблений со стороны налоговой инспекции?
Главный принцип — сотрудничать в рамках закона, но не делать работу за инспектора:
- Не делайте аналитических справок и отчетов. Налоговая не вправе требовать от вас документы, которые не являются первичными или регистрами учета (например, какие-то сводные таблицы или аналитику). На такие запросы можно вежливо ответить отказом.
- Не сдавайте документы повторно, если вы уже их когда-то сдавали, и они не были возвращены вам как оригиналы.
- Уточняйте расплывчатые формулировки. Это не отказ, а стремление понять вопрос.
- Контролируйте информацию. Внимательно смотрите, что вы отправляете, чтобы случайно не передать лишнего.
В каких случаях полученное требование можно обжаловать
Истребование документов при выездной проверке можно не исполнять, если оно явно незаконно. Например:
- Его прислали до начала проверки или после ее окончания.
- Оно запрашивает документы, не относящиеся к делу или с истекшим сроком хранения.
- Вас просят составить специальные отчеты, справки или таблицы, не предусмотренные законом.
- Документы запрашиваются повторно без оснований.
- Объем запроса чрезмерно велик и не обоснован.
В таких случаях можно написать в налоговую мотивированное письмо о том, почему вы не будете исполнять это требование, и сослаться на нормы закона.
Если вам необходимо обжаловать действия налоговой. то обращайтесь к профессиональным юристам. Позвоните нам по номеру телефона: +7 (495) 308 49 76
Как отделить законное требование от незаконного: пример по НДС
К примеру, компания сдала декларацию по НДС, в которой заявила вычет по какой-то сложной или крупной сделке. Налоговая инспекция инициировала камеральную проверку этой декларации и прислала вам требование с огромным списком документов и вопросов. ФНС потребовала
- счета-фактуры;
- договоры, первичные документы (акты, накладные);
- пояснительную записку с детальным описанием хозяйственной операции;
- служебную переписку с контрагентом;
- обоснование цены сделки и расчет налоговых последствий.
В таком случае первым делом нужно проанализировать, что из этого законно, а что — нет:
- Законно (и нужно представить): первые два пункта. Это документы, подтверждающие правомерность налоговых вычетов, прямо указанные в статье 172 НК РФ. Счета-фактуры, договоры, накладные и акты — это основание для вычета. Их мы собираем и готовим к отправке.
- Незаконно (и представлять не нужно): все остальное. По правилам пункта 7 статьи 88 НК РФ, налоговая не может просто так требовать дополнительные документы. Это разрешено только в особых случаях — например, если вы сами подали с декларацией какие-то уточняющие документы (например, заявление на применение нулевой ставки). Пояснительные записки, служебная переписка и аналитические расчеты — это именно что дополнительные сведения, которые вы не обязаны готовить для налоговой.
Теперь нужно сформировать правильный ответ. Не молчите, но и не отправляйте все подряд. Действуйте по принципу: «Представить то, что положено по закону, и мотивированно отказать в остальном». Отправляйте в налоговую пакет документов, который включает копии счетов-фактур, договоров, накладных и актов, а также сопроводительное письмо:
«В ответ на Ваше требование от [дата] № [номер] представляем запрошенные документы, подтверждающие правомерность применения налогового вычета по НДС в соответствии со ст. 172 НК РФ (счета-фактуры, договоры, первичные документы).
Одновременно сообщаем, что представление иных запрошенных сведений (пояснительная записка, служебная переписка, расчеты), являющихся дополнительными, в рамках камеральной проверки настоящей декларации не предусмотрено пунктом 7 статьи 88 Налогового кодекса РФ. В связи с этим исполнение требования в указанной части не представляется возможным».
Таким образом,вы исполнили требование в законной части, продемонстрировали готовность к сотрудничеству и грамотно отстояли свои права, отказавшись от выполнения лишней и незаконной работы. Такой подход не является отказом в сотрудничестве- это цивилизованное следование нормам Налогового кодекса.
Резюме: как себя вести при получении требования?
Истребование документов налоговыми органами при выездной проверке — законное право ФНС. Самое главное — ни в коем случае не игнорируйте поступившее требование. Любой запрос налоговых органов об истребовании документов, даже если он кажется вам некорректным, требует официального и своевременного ответа. Ваше молчание будет расценено как нарушение и почти гарантированно приведет к штрафам.
Но не стоит подходить к вопросу радикально. Вместо того чтобы бездумно отправлять все запрошенное или, наоборот, от всего отказываться, проведите анализ. Спокойно разделите запрос на законную часть и откровенный «перегиб». То, что налоговая вправе истребовать по кодексу- исполняйте. На остальное смело пишите мотивированный отказ, ссылаясь на конкретные статьи НК РФ.
И пожалуйста, не нужно сразу идти на конфликт. Формально вас могут обязать представить только документы, но на практике грамотные и своевременные пояснения к ним — это ваш мощный инструмент. Они помогают прояснить ситуацию, снять лишние вопросы и часто позволяют избежать куда более серьезных проблем в будущем.
И наконец, дотошное соблюдение сроков и правил оформления — ваша главная защита от формальных поводов для штрафов. Уложиться в десять рабочих дней, правильно прошить и заверить копии — эти простые действия сведут на нет многие возможные претензии инспекции.Если сомневаетесь в правильности своих действий — всегда лучше проконсультироваться с налоговым специалистом.