Меня постоянно просят поделиться опытом (и на мастермайндах, и в личной работе, и просто в жизни)
«Как и где сейчас найти хорошего бюджетного ассистента, не переплачивать менеджерам за поиск кандидата, не проводить миллиард собеседований и не страдать потом от плохой работы, переделывая все за ним»
Почему Я про это вообще пишу?
Меня зовут Полякова Дарья, я руководитель юридических команд и клиентского сервиса в консалтинговой компании. Я провожу найм в команды, развиваю сотрудников и продукты компании, несколько лет успешно работаю с бизнес-ассистентом. А как бизнес-коуч много работаю с запросами клиентов про качественное делегирование.
Конечно в плане поиска работы с ассистентом/помощником есть большая доля удачи (повезет ли с человеком) и можно сказать, что мне повезло (а это и правда так)!
НО есть много нюансов, ими и своей системой работы делюсь в этой статье.
С чего начать?
Когда вы поняли, что готовы делегировать часть из рутинных, простых, однотипных (но важных) или просто не драйвящих вас задач ассистенту (а как мы помним по Парето, 80% дел приносят лишь 20% результата – если не можем отказаться от них, делегируем). Сделайте несколько важных дел сразу:
- Примерно представьте портрет этого человека (какой опыт ожидаете, что будет преимуществом, что точно табу)
- Определите, сколько готовы платить за эти задачи сейчас, и какой примерный объем занятости в часах будет.
Что касается оплаты. Если вы не готовы платить даже те же 20к на данном этапе, не стоит думать, что вы никого не найдете.
ℹ️ Во-первых, кроме денег в плюсы вашей вакансии можно включить тот факт, что вы будете делиться опытом (это может быть актуально для начинающих специалистов вашей же сферы). Вы буквально покажете ему «ваш мир», вашу систему и процессы - а это уже отдельная ценность!
ℹ️ Во-вторых, если вашем продуктом можно легко и безубыточно поделиться, то можно добавить в вакансию бонус в виде участия во встречах, которые вы проводите или пользование продуктом, который вы предлагаете.
Как найти помощника?
Мой опыт говорит, что для начала нужно опубликовать вакансию в виде поста в вашем канале/чате или у знакомых/партнеров.
Я именно так и нашла свой бриллиантик!💎
Человек, который уже следил за вами и вашим контентом, разделяет ценности и идеи - лучший вариант! Он будет искренне заинтересован в росте, а не формально выполнять поручения.
Также можно опубликовать вакансию в тематических чатах для поиска ассистентов или каналах по вашей тематике.
Вот примеры:
https://t.me/work_online_today
https://t.me/top_ads_freelance
https://t.me/proffreelancee_chat
Как передать дела?
🗂Как только решили начать делегировать и выписали круг обязанностей, которые хотите передать, начните описывать процессы!
Идеально, если сделаете несколько регламентов, например, в базах знаний https://app.weeek.net, https://www.notion.so/,https://www.gitbook.com/ со скриптами и инструкциями, например, что и когда писать клиентам (для всех случаев жизни), фирменные стиль, наборы шрифтов и образцы работы, которые вам нравятся. Если ассистенту нужно будет общаться с клиентами, проверьте качество и прозрачность вашей crm-системы.
Лучше отсобеседовать несколько людей и дать тестовое задание (оформить пост/найти информацию/составить таблицу). После собеседований и договоренностей с конкретным человеком, назначьте отдельную встречу с ним для подробной передачи дел, поделитесь сервисами и доступами, обсудите порядок постановки будущих задач.
Как ставить задачи и контролировать процессы?
Задача - создать прозрачную систему: что, кто, когда и как делает, в каком виде сдает результат, как принимают.
📖 Есть прекрасный принцип в работе с сотрудниками из книги «Кто, а не как» Дэна Салливана и доктора Бенджамина Харди: вместо того, чтобы пытаться понять, как что-то сделать, лучше выяснить, кто может вам в этом помочь.
Вот несколько моих любимых цитат из этой книги вам для вдохновения к сотрудничеству с людьми:
«Вместо того, чтобы рассматривать людей или услуги как «издержки», как при транзакционном мышлении, всё рассматривается как инвестиция с возможностью десятикратной, стократной или даже большей отдачи и перемен.» (стр. 16)
«Кто-то однажды сказал мне определение ада: в последний день твоей жизни на земле тот, кем ты стал, встретится с тем, кем ты мог бы стать». (стр. 24)
И знаете что, этот принцип отлично работает при поиске команды и партнеров. Если вы впервые решили нанять ассистента, не стоит ожидать, что этот человек станет тем самым блестящим «Кто» и продвинет ваш проект на небывалый уровень. Если ваш помощник еще не опытный сотрудник, а скорее энтузиаст, то не стоит руководствоваться этим принципом! В данном случае, чем вы точнее покажете, как и что нужно делать, тем лучше.
Чтобы ставить задачи ассистенту, как и любому другому члену команды, можно пользоваться известными сервисами с задачами и канбан-досками: Weeek, YouGile, Яндекс.Трекер, Битрикс24, Asana.
Для этого нужно зарегистрироваться, добавить команду, ставить отдельные задачи в форме с описанием. Из плюсов: легко отслеживать результат, все это не теряется в чате, можно снимать статистику и результаты по текущим задачам одной кнопкой. Идеально подходят все же для больших команд.
ℹ️ Если хочется чего-то максимально простого и доступного (без сторонних приложений и кучи гугл-таблиц), ведь у вас пока только 1 ассистент, можно выстроить систему чатов в тг (в отдельной папке с чатами):
☝🏻Кстати задачи на неделю можно даже составлять списком прямо в чате и закреплять сообщение
У меня, например, так:
- Чат команды (туда присылаю голосовые/описания и файлы для выполнения задачи)
- Чат «визуал» (для быстрого доступа к файлам с элементами для оформления в фир.стиле)
- Чат тестовый (чтобы тестировать, как выглядит посты, редактировать их и сохранять важное)
❗️Но! Если просто ставить задачи в чатах, толка будет мало: их постоянно теряют, чатов у всех нас сотни, мы обнуляемся сразу же, что нас кто просил, а, возможно, и вовсе пропускаем сообщения.
Я решаю эту проблему 1 общей гугл-таблицей, на месяц вперед пишу контент-план отдельно с задачами ассистента на каждый день.
Туда же я пишу и свои задачи по проекту, и задачи других исполнителей (смм-специалистов, контент-менеджеров итд), выделяем разными цветами задачи разных людей + сами исполнители также заносят свои задачи в эту таблицу, понятными им формулировками.
То есть ассистент каждое утро заходит в эту таблицу просто с телефона, смотрит что нужно сделать, делает и при необходимости согласует со мной в чате команды, после выполнения красит ячейку таблицы в зеленый (так я вижу, что задача замечена и выполнена).
Если задачи нет в таблице, и я просто закинула просьбу в чат, а про нее в итоге забыли, я лояльно отношусь к ошибкам: нет системы, не жди результат. Но если задача была в таблице, есть веское основание сделать замечание.
Нужна ли отчетность?
Если вы даете аналитические задачи (найти блогеров с определенной тематикой, узнать цены на рекламу, собрать аналитику канала или сайта), то результаты очевидно должны быть оформлены в отчет-таблицу.
В остальных случаях, если выполнение задач видно наглядно (публикуются посты, сообщения подрядчикам и клиентам – их кстати можно просить скринами присылать в чат и разбирать скрипт диалога отдельно), то сложных отчетов можно не делать.
Единственно, я рекомендую ввести традицию короткого отчета по пятницам, когда помощник пишет ответы на 3 главных вопроса: что получилось сделать, с чем возникли проблемы, какие у него есть идеи и предложения в связи с этим. Так у вас больше шансов вовремя отследить ошибки и усовершенствовать процессы.
Поиск ассистента — это не просто шаг, а инвестиция в ваш успех. Когда вы находите того, кому можно доверить рутинные задачи, вы не только освобождаете время — вы открываете дверь к масштабированию, творчеству и стратегическому развитию.
Попробуйте начать с малого: передайте ассистенту хотя бы 3 задачи, которые отнимают у вас больше всего энергии. Уже через неделю вы почувствуете, как возвращается время, ясность и мотивация.
✒️ Если вы уже задумывались о составлении грамотной стратегии, чтобы найти те самые 20% действий, которые дают 80% результата в проекте и бизнесе, вспоминаем снова принцип Парето)
То в моем боте можно забрать ВЕБИНАР с готовыми сценариями, упражнениями и шаблонами для вашей стратегической сессии (без коуча и фасилитатора)!
Больше про мои принципы работы с командой, выстраивание личной дисциплины рассказала в Подкасте!