Представьте, договор на внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) подписан, система настроена и полностью готова к переходу на опытно-промышленную эксплуатацию. Казалось бы, до финиша рукой подать. Но именно в этот момент проект, в который были вложены силы и ресурсы, наталкивается на непреодолимую, на первый взгляд, преграду — иррациональный страх сотрудников. Таким образом идеальный с технической точки зрения проект оказывается на грани срыва. И причина — не в ошибках программы, а в человеческой психологии, которую нельзя игнорировать, но можно и нужно учитывать.
7 страхов сотрудников перед КЭДО и тактика их преодоления.
1. СТРАХ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ
"Я не справлюсь, опозорюсь"
Тактика преодоления: Еще на этапе внедрения необходимо познакомить сотрудников с интерфейсом, который интуитивно должен быть понятен даже новичку, например, как в сервисе 1С:Кабинет сотрудника. Так же необходимо проводить качественные обучающие вебинары с практическими задачами и ответами на вопросы участников. Создайте для сотрудников заказчика атмосферу безопасного экспериментирования.
О том, как правильно обучать сотрудников заказчика мы писали тут👉
2. СТРАХ НЕУДОБСТВА
"Мне придется тратить время и деньги на оформление подписи"
Тактика преодоления: В рамках обучения и знакомства с сервисом объясните сотруднику, что данное возражение - это стереотип. Электронная подпись для подписания кадровых документов создается за пару кликов в личном кабинете. Это бесплатно и очень быстро. Никаких поездок и бумаг.
3. СТРАХ УЯЗВИМОСТИ
"Электронный документооборот— это небезопасно, данные украдут"
Тактика преодоления: Продемонстрируйте безопасность работы системы, как конкурентное преимущество. Объясните, что бумажные документы можно подделать, а электронные документы подписываются только вами через персональный вход. Надёжная аутентификация, шифрование и тот факт, что подпись невозможно скопировать или использовать без кода, делают ее максимально защищенной.
4. СТРАХ ОШИБКИ
"Случайно подпишу что-то не то"
Тактика преодоления: Расскажите и покажите, что процесс подписания состоит из нескольких осознанных шагов, включая ввод пароля. Это исключает случайность. Система также позволяет всегда видеть полную историю своих действий и подписанных документов, которые можно выгрузить локально и хранить в другом месте, при необходимости.
5. СТРАХ БЕСПРАВИЯ
"В споре с руководством у меня не будет доказательств"
Тактика преодоления: Напротив, КЭДО — главный союзник для сотрудников. Объясните, что весь личный архив документов хранится в недоступном для редактирования кем-либо виде. В любой момент их можно распечатать или сохранить в юридически значимом формате.
6. СТРАХ ЗАГРУЖЕННОСТИ
"Это привяжет меня к гаджетам"
Тактика преодоления: Установите четкие и гуманные дедлайны — несколько дней на подписание (обычно это 3 дня). Система напомнит сотруднику о необходимости подписания в уведомлении, настроенном в сервисе. А если в течении указанного времени сотрудник не подпишет электронный документ, работодатель обязан предоставить для подписания документ на бумажном носителе. Речь о гибкости, а не о тотальном контроле.
7. СТРАХ ТЕХНИЧЕСКОГО БАРЬЕРА
"У меня нет подходящего устройства"
Тактика преодоления: Для входа в сервис достаточно любого устройства с возможностью выхода в интернет. Но так же работодателю необходимо предоставить возможность доступа в личный кабинет для всех сотрудников в офисе через отдельный компьютер.
О том, как справляться с сопротивлением сотрудников заказчика в проектах внедрения информационных систем мы рассказывали тут👉
Практический пример успешного перехода
Первый этап внедрения КЭДО в торгово-производственной компании был на грани провала: более 60% работников отказались подписывать согласие о переходе на КЭДО. Анализ показал, в основном возражения поступали от возрастных сотрудников. Их главный страх: "Не разберусь и буду выглядеть глупо", а так же, что нет подходящего устройства. Для решения этой проблемы был выделен компьютер с доступом в сервис.
Команда проекта НЭП сменила тактику: вместо массовых инструктажей были назначены индивидуальные обучения для каждого отдела, а так же были выделены кураторы, которые помогали на месте. Через две недели процент согласий превысил 95%.
Почему для успеха нужен профессиональный партнер?
Внедрение КЭДО — это на 20% IT и на 80% управление изменениями. Ошибка на этапе коммуникации может похоронить даже самую совершенную систему.
Компания «НЭП», являясь ответственным it-партнером, предлагает комплексный подход, где работа с человеческим фактором ставится во главу угла. Наши услуги включают:
- Глубокий аудит: Мы изучаем не только бизнес-процессы, но и корпоративную культуру заказчика, чтобы предвидеть "болевые точки".
- Стратегия вовлечения: Мы помогаем бизнесу не просто проинформировать, а увлечь сотрудников выгодами КЭДО, готовя для них персонализированные обучающие материалы.
- Адресное обучение: Мы не читаем скучные лекции. Мы проводим практические сессии, моделируя реальные рабочие ситуации для разных групп сотрудников.
- Поддержка на финише: Мы обеспечиваем не просто "запуск", а полную адаптацию коллектива к новым условиям, сопровождая проект до полного преодоления сопротивления.
Мы берем на себя самые сложные задачи — диалог с сомневающимися и трансформацию их скепсиса в лояльность к цифровым изменениям.
Переход на цифру — это командная работа
Успешный переход на кадровый ЭДО измеряется не фактом установки системы, а процентом сотрудников, которые ей добровольно пользуются. Это вопрос не технологий, а доверия и грамотной коммуникации.
Ваш следующий шаг: Не ждите, когда сопротивление перерастет в открытый конфликт. Оставьте заявку на бесплатный экспресс-аудит ваших кадровых процессов от специалистов «НЭП». Мы поможем вам разработать пошаговый план внедрения КЭДО, который будет поддержан вашей командой, а не просто спущен ей сверху!