Как руководителю объяснить сотруднику, что работа выполнена плохо

Всем салют! Даже в самых дружных и профессиональных коллективах случаются промахи. Сотрудник, несмотря на свои старания, мог допустить ошибки, не справиться с поставленной задачей или выполнить ее на уровне, который не соответствует ожиданиям. На собственном опыте знаю, что руководитель оказывается перед непростой задачей: как донести до подчиненного, что его работа выполнена плохо, но сделать это так, чтобы не демотивировать, не обидеть и, главное, побудить к улучшению? Эта статья — ваш путеводитель по искусству конструктивной критики. Я разберу, почему важно правильно подходить к этому процессу, какие ошибки часто допускают руководители и, самое главное, как эффективно донести обратную связь, чтобы она привела к положительным изменениям.

Сотрудник допустил ошибку: как реагировать руководителю?

На первый взгляд, может показаться проще проигнорировать или исправить недочеты самостоятельно, чем вступать в неприятный разговор. Однако, такой подход в корне неверен. Конструктивная критика — это не прихоть руководителя, а неотъемлемая часть профессионального развития и эффективного управления.

• Развитие сотрудника: Без обратной связи сотрудник не сможет понять, в чем его слабые стороны, и как ему стать лучше. Правильно поданная критика — это ценный урок, который помогает избежать повторения ошибок в будущем.
• Повышение качества работы: Когда сотрудник понимает, где именно он допустил промах, он может скорректировать свои действия и в следующий раз выполнить задачу на более высоком уровне. Это напрямую влияет на общие результаты команды и компании.
• Формирование доверия и открытости: Когда руководитель умеет грамотно давать обратную связь, даже негативную, это демонстрирует сотруднику, что его ценят, и что его развитие интересно компании. Это создает атмосферу доверия, где сотрудники не боятся признавать ошибки и учиться на них.
• Предотвращение эскалации проблем: Невыполненная или плохо выполненная задача может иметь цепную реакцию, влияя на работу других сотрудников или на сроки проектов. Своевременное обсуждение проблемы помогает предотвратить более серьезные последствия.
• Мотивация к росту: Парадоксально, но правильно поданная критика может стать мощным стимулом для сотрудника. Осознание того, что есть куда расти, и помощь руководителя в этом росте, может пробудить новую энергию и желание доказать свою состоятельность.

Типичные ошибки руководителей при обратной связи

Прежде чем перейти к тому, как делать правильно, давайте рассмотрим, каких ошибок стоит избегать:

1. "Эффект бутерброда" наоборот: Похвала, критика, похвала — этот метод часто превращается в "сэндвич с гнилой начинкой". Сотрудник настолько концентрируется на первой и последней похвале, что критическая часть просто пролетает мимо, не производя должного эффекта. Или, наоборот, завуалированная критика под видом "доброго совета" не воспринимается всерьез.
2. Общие фразы вместо конкретики: "Ты сделал плохо", "Это не то, что я хотел" — такие фразы бесполезны. Сотрудник не понимает, что именно было не так.
3. Эмоциональность и обвинения: "Ты опять все испортил!", "Почему ты такой невнимательный?" — подобные высказывания вызывают защитную реакцию, обиду и злость, но не способствуют конструктивному диалогу.
4. Публичная критика: Обсуждать ошибки подчиненного перед всем коллективом — гарантированный способ его унизить, демотивировать и навредить атмосфере в команде.
5. Сравнение с другими: "Вот Вася сделал это быстрее и лучше" — такое сравнение только подрывает самооценку и вызывает негатив к "Васе" и к руководителю.
6. Откладывание разговора: Чем дольше руководитель откладывает разговор, тем сложнее будет его начать, и тем больше у сотрудника будет шансов закрепить негативные привычки.
7. Фокус на личности, а не на действиях: "Ты ленивый/некомпетентный" вместо "Эта часть отчета требует доработки, потому что..."

Искусство конструктивной критики

Теперь перейдем к сути — как построить диалог, который приведет к желаемым результатам. Я приведу вам выжимку из своего авторского бизнес-тренинга для руководителей с пошаговым алгоритмом действий.

Шаг 1: Подготовка к разговору

• Соберите факты: Перед встречей четко определите, в чем именно заключается проблема. Какие конкретные ошибки были допущены? Какие критерии не были соблюдены? Какие последствия имеют эти ошибки?
• Выберите подходящее время и место: Разговор должен проходить в уединенной обстановке, где ничто не будет отвлекать. Убедитесь, что у сотрудника есть время, чтобы выслушать вас и обсудить все вопросы. Избегайте конца рабочего дня или моментов, когда сотрудник очень занят.
• Определите цель разговора: Чего вы хотите достичь? Каких изменений ждете от сотрудника? Четкое понимание цели поможет вам структурировать беседу.
• Настройтесь на позитив (но реалистично): Подготовьтесь воспринимать сотрудника как партнера по решению проблемы, а не как противника. Однако, будьте готовы к тому, что разговор может быть непростым.

Шаг 2: Начало разговора: Создание правильной атмосферы

• Начните с позитивного, но искреннего вступления: Можно начать с общей оценки работы, которая не связана напрямую с проблемным моментом, или отметить усилия сотрудника. Например: "Иван, спасибо, что уделил время. В целом, я ценю твои старания по проекту X. Я хотел бы обсудить с тобой одну задачу, чтобы мы смогли обеспечить наилучший результат."
• Обозначьте цель встречи: "Я хотел бы обсудить детали выполнения задачи Y, чтобы мы могли понять, как ее можно сделать еще лучше в будущем."

Шаг 3: Предоставление обратной связи: Детали и факты

• Фокусируйтесь на конкретных действиях и результатах: Избегайте обобщений и оценочных суждений о личности. Вместо "Твой отчет не годится" скажите: "В разделе 'Анализ рынка' не хватает данных по конкурентам B и C, которые мы обсуждали."
• Используйте STAR-метод (Situation, Task, Action, Result) или его вариации:Ситуация (Situation): Опишите контекст, когда возникла проблема.
  Задача (Task): Напомните, какая задача стояла перед сотрудником.
  Действие (Action): Опишите, какие конкретные действия были предприняты (или не были предприняты) и как они привели к результату.
  Результат (Result): Объясните, к каким последствиям привели эти действия (или их отсутствие).
  Пример: "На прошлой неделе, когда ты готовил презентацию для клиента (Ситуация), тебе было поручено включить последние данные по продажам (Задача). В финальной версии эти данные были представлены в старом формате, без визуализации (Действие), что затруднило восприятие ключевых цифр для клиента (Результат)."
  
• Используйте "Я-сообщения": Говорите о своих наблюдениях и чувствах, а не обвиняйте. Например: "Я заметил, что...", "Меня беспокоит, что...", "Я вижу, что..." вместо "Ты сделал так, что..."
• Объясните последствия: Сотрудник должен понимать, почему выполнение задачи на таком уровне неприемлемо. Объясните, как это влияет на проект, команду, клиента, компанию.

Шаг 4: Вовлечение сотрудника в процесс решения

• Задавайте открытые вопросы: Позвольте сотруднику высказаться, объяснить свою точку зрения, причины ошибок. Это показывает, что вы цените его мнение и готовы слушать."Как ты видишь эту ситуацию?"
  "Что, по твоему мнению, пошло не так?"
  "Какие сложности возникли при выполнении этой задачи?"
  "Что ты мог бы сделать иначе?"
  
• Совместно ищите решения: Не диктуйте, а предлагайте. Поощряйте сотрудника генерировать идеи по исправлению ситуации и предотвращению подобных ошибок в будущем."Как мы можем это исправить?"
  "Какие шаги, по твоему мнению, помогут тебе в будущем избегать подобных ошибок?"
  "Какая поддержка тебе нужна от меня или от команды?"
  
• Предложите конкретные шаги для улучшения: Составьте вместе план действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы результат соответствовал ожиданиям? Каковы сроки?

Шаг 5: Завершение разговора и дальнейшие действия

• Резюмируйте договоренности: Четко проговорите, какие решения были приняты, какие действия предпримет сотрудник, и какую поддержку вы окажете.
• Подтвердите веру в сотрудника: Завершите разговор на позитивной ноте, выразив уверенность в том, что сотрудник сможет исправить ситуацию и справиться с задачами в будущем. "Я уверен, что ты сможешь учесть эти моменты и в следующий раз результат будет отличным. Я готов помочь тебе в этом."
• Определите, когда вы будете отслеживать прогресс: Назначьте конкретное время для проверки или дальнейшего обсуждения обратной связи.
• Задокументируйте (при необходимости): В некоторых случаях, особенно если проблема серьезная или повторяющаяся, может потребоваться фиксация договоренностей в служебной записке или плане развития.

Посмотрите видео, как правильно делегировать задачи подчинённым.

Важные нюансы для руководителя

• Будьте последовательны: Нельзя сегодня требовать одно, а завтра — другое. Четкость и предсказуемость — основа доверия.
• Учитесь на своих ошибках: Возможно, вы дали нечеткие инструкции или не предоставили достаточные ресурсы. Признать свою долю ответственности — признак зрелости.
• Не забывайте про хвалить: Соотношение позитивной и негативной обратной связи должно быть сбалансированным. Положительные моменты также важны для мотивации.
• Адаптируйте подход: Разные сотрудники воспринимают критику по-разному. Учитывайте индивидуальные особенности каждого подчиненного.
• Различайте ошибки и нежелание работать: Если проблема не в навыках, а в отсутствии мотивации или в нарушении дисциплины, подход к разговору должен быть более строгим. Если требуется найти варинт депремирования, то лучше изучить схему в статье.

Когда стоит задуматься о более серьезных мерах?

Если, несмотря на все ваши усилия, ошибки повторяются, сотрудник не проявляет желания улучшаться, или качество его работы оказывает серьезное негативное влияние на команду, возможно, стоит рассмотреть другие варианты:

• Дополнительное обучение или менторство: Возможно, сотруднику не хватает знаний или навыков.
• Изменение постановки задач: Может быть, текущий функционал ему не подходит.
• Временное снижение ответственности: Пока сотрудник не исправит ситуацию.
• Кадровое решение: В крайних случаях, если все остальные меры не принесли результата, придется принять решение о целесообразности дальнейшего сотрудничества.

Посмотрите видео про 10 советов руководителям в управлении персоналом.

Заключение

Объяснить сотруднику, что работа выполнена плохо — это не признак слабости руководителя, а показатель его профессионализма и зрелости. Это сложный, но необходимый навык, который позволяет не только исправлять текущие ошибки, но и развивать команду, повышать ее эффективность и создавать здоровую рабочую атмосферу. Используйте конструктивную критику как инструмент для роста, и вы увидите, как ваши сотрудники, а вместе с ними и вся компания, будут двигаться вперед.

Подписывайтесь на канал и читайте больше полезных статей!

_______________________________________________________________________________________