Лёгкая организация деловых поездок — то, без чего не обойтись выставочным компаниям полного цикла. Опытом сотрудничества с сервисом Островок Командировки делится Наталья Воропаева, руководитель проектов в «НЕГУС ЭКСПО Интернэшнл».
О компании
«НЕГУС ЭКСПО Интернэшнл» организовывает участие в выставках в России и за рубежом с 1992 года. Спектр услуг включает:
- создание выставочных экспозиций под ключ,
- строительство выставочных стендов по всему миру,
- организацию деловых мероприятий «под ключ»,
- разработку мультимедийного контента.
Как устроены командировки
В компании около 50 сотрудников, чаще всего в командировки направляются руководители проектов, технические менеджеры и маркетологи. Команда специалистов выезжает к месту проведения мероприятий, контролирует застройку стендов и сопровождает заказчиков на площадке. В месяц выходит примерно 4 деловые поездки, которые организует тревел-менеджер.
Какую проблему решали
Раньше тревел-менеджер бронировал жильё и билеты на B2C-агрегаторах, заходил напрямую на сайты отелей и авиакомпаний, обзванивал объекты проживания на местах.
Это отнимало много времени, при этом закрывающие отчётные документы зачастую не устраивали бухгалтерию.
Раньше бронировали отели и билеты на B2C-агрегаторах — это отнимало много времени.
Тогда компания изучила аналоги на рынке бронирования тревел-услуг и остановилась на специализированном сервисе для юрлиц — Островок Командировки.
Какого результата достигли
Наталья Воропаева, руководитель проектов в «Негус Экспо Интернэшнл»:
- «После регистрации в Островок Командировки мы организуем поездки как минимум вдвое быстрее, чем раньше.
- Скорость получения закрывающих документов выросла в 3 раза — наша бухгалтерия оценила, что со счетами и актами теперь полный порядок.
- Также теперь мы легко заказываем трансферы онлайн и отслеживаем статус бронирований в личном кабинете, что облегчает жизнь тревел-менеджера».
«Мы организуем командировки как минимум вдвое быстрее».
Что нравится в сервисе Островок Командировки
- Много отелей — на платформе 2,9 млн вариантов жилья;
- большой ассортимент авиаперевозчиков и тарифов, к тому же через поддержку можно вносить изменения и добавлять услуги — например, для заказчика очень важен выбор места в самолёте;
- удобное бронирование трансферов онлайн;
- отработанный механизм получения отчётных документов;
- интерактивный календарь состояния бронирований — он много раз предотвращал ошибки при планировании поездок.
«Отдельно отмечу, что очень нравится наш куратор в Островок Командировки, которая много раз выручала в сложных ситуациях».
==> Зарегистрироваться в сервисе
Итог
Итог — упорядоченная организация деловых поездок и больше свободного времени для других задач.
«Если раньше мою работу можно было сравнить с профессией горняка, который перерабатывает много бесполезной руды ради нескольких крупиц стоящего материала, то теперь это, скорее, напоминает супермаркет, где можно найти что угодно, при этом всё прекрасно структурировано и организовано», — Наталья Воропаева, «Негус Экспо Интернэшнл».
Командировки без стресса
Островок Командировки — сервис по бронированию тревел-услуг для юридических лиц. С нами легко организовать деловую поездку без стресса: для этого в системе есть 2,9 млн отелей по всему миру, ж/д и авиабилеты, трансферы, аренда авто без водителя, а также оформление страховки. Всё — по сниженным B2B-тарифам. Более 25 000 компаний уже с нами, присоединяйтесь и вы!