Отрасль: Поставка медицинского оборудования и расходных материалов.
О компании: Компания “Карум” занимается поставкой медицинского оборудования, расходных материалов, дезинфекционных средств, мебели и инструментов для лечебных учреждений по всей территории Российской Федерации.
Программный продукт: 1С-Битрикс24: Корпоративный портал 50
Количество пользователей: 45
Цели и задачи проекта:
Идея доработки текущего Битрикс24 пришла с потребностью в доработке и расширения бизнес-процессов корпоративного портала. Требовалось создать сквозной автоматизированный бизнес-процесс по движению заказа от первой коммуникации до звонка по контролю качества после отгрузки и запуска оборудования. Все это подразумевало объемный бизнес-процесс со статусами (поделенный на сущности) и большое количество смарт-процессов на каждый используемый документ. При том каждый документ требовалось синхронизировать с 1С.
Ход проекта:
Изначально было составлено ТЗ клиентом на основании опыта предыдущего внедрения облачного Битрикс24. Переход в коробочную версию начался именно с внедрения новых бизнес-процессов практически с нуля. Далее ТЗ было скорректировано под функционал Битрикс24 и начался этап настройки системы. Сначала мы настроили двустороннюю интеграцию Битрикс24 и 1С:УТ через типовой модуль обмена (заказы, контрагенты, связанные документы через смарт-процессы). Далее были настроены карточки сделок с необходимыми пользовательскими полями, стадии сделок. И приступили к автоматизации - самому объемному блоку. Абсолютно каждый шаг менеджера и движения документа был автоматизирован, вручную не делалось ничего, кроме заполнения полей. Каждый этап моделирования подробно демонстрировался, чтобы у заказчика было строгое понимание порядка работы с системой.
Реализованные процессы:
Идея автоматизации заключалась в цепочке задач и запросе необходимой информации на каждом этапе. Запуск бизнес-процессов происходит роботами по своей стадии. Благодаря этому каждый этап сделки автоматизирован, менеджеру практически нет смысла заходить в карточку самой сделки. То что нужно сделать он видит в задаче с чек-листом, а также в чек-листе есть ссылка на запрос дополнительной информации, после чего эта информация вносится в сделку.
Смарт-процессы были настроены для связки и интеграции с 1С. Чтобы была видна вся иерархия документов. В общей сложности 7 смарт-процессов и все они интегрированы с 1С, но пока в одностороннем порядке.
Также при создании сделки создается папка на общем диске в том регионе, где находится клиент. В папке сделки автоматически создается шаблонная структура папок и документов.
Вторая воронка сделок используется для выгрузки закупок из Тендерплана (настройка интеграции через приложение из Маркета). После выгрузки нужной закупки в Битрикс24 на основании созданной сделки запускается бизнес-процесс, который запрашивает, к какой сделке по продаже необходимо привязать ее. После выбора и связки в сделку по продаже выгружается вся информация о закупке.
Результаты проекта:
● Структурирован и автоматизирован процесс прохождения клиентов по воронке продаж;
● Движение сделки ведется по всей воронке и параллельно по смарт-процессам с помощью автоматизации на каждом этапе. Сотрудники всегда знают, что нужно сделать;
● Уменьшено время, затрачиваемое на поиск информации;
● Создано единое пространство, обеспечивающее контроль за работой с клиентами;
● Настроена система оповещений и автоматического контроля по ключевым этапам продаж;
● На каждой стадии сделки или смарт-процесса Битрикс24 сопровождает менеджера задачами и уведомлениями.