«Ленинерт» поставляет нерудные материалы для строительных организаций Северо-Западного региона, а также оказывает услуги консалтинга в этой сфере. У компании 5 баз 1С, сложные логистические задачи и сотни документов. Сотрудники вынуждены переключаться между 1С и amoCRM для проверки оплат, формирования счетов и согласования поставок, что замедляет процессы и увеличивает число ошибок.
Заказчик попросил нас устранить хаос в управлении данными, чтобы сохранить лидерские позиции на своем рынке.
Эти 4 фактора создавали ежедневные проблемы в управлением данными для заказчика
1. Много юрлиц и баз 1С
Компания использует 5 юридических лиц, каждое из которых ведет учет в отдельной информационной базе 1С. Эти базы разделены по видам деятельности: 3 используются для консалтинга, а еще 2 — для поставки товаров. Такой расклад сильно усложняет управление: информация разбросана, быстро собрать данные для анализа или работать с ними централизованно невозможно.
2. Много документов
В каждом из 5 направлений работы свои документы: счета, акты, накладные, договора и другие — их нужно отправлять клиентам быстро и без ошибок. Работать с этими документами приходилось в 2-х базах одновременно: в 1С и amoCRM. В процессе легко ошибиться, потерять документ или отправить его позже назначенного дедлайна.
3. Мало воронок продаж
Для каждой информационной базы 1С по логике нужна была отдельная воронка продаж. Но на практике у клиента были общие воронки в amoCRM для нескольких баз 1C, что еще больше осложняло работу менеджеров и приводило к смешиванию данных из разных направлений бизнеса.
4. Разные доступы для сотрудников
В компании 12 менеджеров на разных направлениях. У менеджера направления есть доступ только к одной 1С, чтобы разграничить зоны ответственности и защитить информацию. При этом в amoCRM доступ не разграничен, роли не распределены, поэтому система часто превращалась в источник путаницы.
Наше решение: провели интеграцию amoCRM и 1С
Шаг 1. Создали тестовый аккаунт amoCRM
Мы начали с создания отдельного тестового аккаунта amoCRM, потому что клиент не мог предоставить прямой доступ к основному аккаунту — только через AnyDesk. Через тестовый аккаунт мы доработали amoCRM для связи с несколькими 1С, протестировали интеграцию и подготовили стабильное решение. Все настройки выполнялись без прямого доступа к amoCRM заказчика.
Шаг 2. Настроили воронки для разных направлений
Дальше нужно было переработать структуру воронок. Ранее в системе было две воронки: «Теплая» для работы с текущими сделками и «Холодная» для новых клиентов. Мы разделили процессы на 7 воронок, включая специализированные для консалтинга и товаров.
Это позволило четко разделить этапы работы для каждого направления и этапа: формирование счетов, согласование, получение оплаты, обработка заказа. Теперь каждая воронка отражает конкретный процесс, что в разы упрощает контроль и снижает вероятность ошибок. Одну из старых воронок выделили, чтобы собирать в нее успешные сделки для отчетности и аналитики.
Шаг 3. Настроили систему для логистов
После завершения этапа оплаты в работу включаются логисты. Мы создали отдельную воронку для их задач, где можно формировать документы по отгрузке прямо из amoCRM. Логисты, ранее работающие исключительно в 1С, теперь подключены к CRM, могут согласовывать отправку товаров и вести отчетность в одной системе в рамках общего процесса.
Шаг 4. Подключили 5 баз 1С к одному аккаунту amoCRM
Мы реализовали сложную интеграцию — подключили 5 различных баз 1С к одному аккаунту amoCRM. Это потребовало существенной доработки модулей интеграции и настройки серверных решений. Ранее готового решения для такой задачи не существовало, мы создавали его специально под клиента. Несмотря на сложность, стоимость услуги для клиента не изменилась — цена осталась, как при интеграции одной базы 1С.
Шаг 5. Настроили статусы по оплатам и отгрузкам
Дополнительно обновили статусы сделок в amoCRM, добавив этапы «Оплачено», «Ожидает оплату» и другие, чтобы они соответствовали этапам работ в 1С. Это позволило актуализировать данные и настроить более четкие процессы для сделок в каждой организации, а также сделать видимыми статусы оплат. Теперь менеджеру не нужно дергать бухгалтера, чтобы узнать, что происходит со счетами и отгрузками.
Результаты для бизнеса после внедрения
1. Ускорилось создание документов и проверка оплат
Интеграция сделала процесс создания документов и проверки оплаты в разы быстрее. Раньше для этого нужно было открывать 1С, искать контрагента, вручную проверять данные по счетам и поступлениям. Теперь все это можно сделать прямо в amoCRM, что экономит время и упрощает работу менеджеров.
2. Сократилось время на работу со счетами
Обработка счетов стала занимать меньше времени. Если раньше на создание и проверку одного счета уходило около 10 минут, теперь это можно сделать всего за минуту. Информация об оплате поступает в CRM автоматически, без необходимости обращаться к бухгалтерии.
3. Задачи после оплаты ставятся автоматически
Когда клиент оплачивает счет, сделка автоматически переходит на следующий этап, а система запускает дальнейшие действия. Например, создается задача для логиста или уведомление для менеджера о завершении сделки. Это экономит время и помогает не упустить важные шаги в работе.
4. Повысилось удобство работы логистов
После оплаты логист сразу получает задачу в amoCRM, где указаны все детали заказа. Это позволяет ему быстро приступить к работе, проверить заказ и начать его обработку. Вся информация теперь доступна в одном месте, что делает процесс более удобным и прозрачным.
Мы уже решили больше 10 000 проблем в бизнес-процессах с помощью умной автоматизации — напишите нам и мы подберем решение под любые бизнес-задачи.
Связаться
