Чем грозит неправильное оформление персонала — и как избежать рисков
В условиях кадрового дефицита работодатели стараются нанимать быстро — и часто делают это в обход формальностей. Работа без договора, подмены ГПХ, оформление сотрудников как ИП или самозанятых — всё это кажется «гибким решением», но на практике оборачивается штрафами, судебными исками и налоговыми доначислениями. Закон в 2025 году даёт чёткие правила, а трудовые инспекции — реальные инструменты контроля. Нарушения фиксируются всё чаще, а последствия становятся всё ощутимее, особенно после недавнего принятия усиленных мер по “обелению” бизнеса. Давайте разбираться, какие риски несет в себе неправильный найм и как бизнесу обезопасить себя.
Основные риски для бизнеса
1. Штрафы от ГИТ и ФНС
Один из самых частых и быстрых последствий — административные санкции:
- для ИП: от 5 000 до 10 000 ₽ за одного неоформленного сотрудника, при повторном нарушении — до 20 000 ₽;
- для юрлиц — от 50 000 до 100 000 ₽.
Также при проверке налоговая вправе:
- доначислить НДФЛ, страховые взносы за весь период фактической занятости;
- наложить штраф от 20 до 40% от суммы неуплаты.
И это — только начало.
2. Судебные иски по оплате труда
Сотрудник, которого вы не оформили, может обратиться в суд. Суд, как правило, встаёт на сторону работника, если он предоставит доказательства: переписки, графики, свидетельские показания, видео и т.д. .Вы рискуете:
- восстановлением в должности задним числом,
- взысканием зарплаты и компенсаций,
- оплатой неиспользованных отпусков и больничных,
- штрафами и пенями в пользу фонда и государства.
3. Претензии по налогообложению
Формальное оформление сотрудника как самозанятого или ИП может быть признано уклонением от налогообложения, если:
- есть подчинение внутреннему распорядку,
- человек работает в офисе или на объекте как штатный,
- выплаты идут регулярно, а не по факту работы.
Такая схема может обернуться:
- доначислением налогов,
- штрафами,
- запретом на участие в госконтрактах и тендерах.
4. Репутационные и операционные риски
Неофициальные сотрудники — это:
- минус баллы в проверках контрагентов и банков (KYC/AML);
- угроза при аудите;
- основание для отказа в кредите или аккредитации;
- репутационные потери при конфликтах с персоналом.
Проверки становятся всё жёстче, особенно при сотрудничестве с крупными заказчиками или в рамках цепочек поставок.
Типовые ошибки оформления
Разберём, какие именно действия (или бездействие) чаще всего становятся источником проблем:
❌ Отсутствие договора
Человек работает, получает зарплату, но никаких документов нет. Даже при устной договорённости — это нарушение.
❌ Формальное оформление как ИП или самозанятого
Если по факту работник выполняет обычные трудовые обязанности, ходит на смены, получает фикс — это фактические трудовые отношения. И ответственность лежит на заказчике.
❌ Нет учёта времени и табелей
Отсутствие табелей, графиков отпусков, расписаний смен — серьёзное основание для штрафа. Особенно если есть больничные, переработки, споры по зарплате.
❌ Подработки и замены без оформления
Привели человека «на день помочь» — но это тоже нарушение, если нет договора или сопроводительных документов. Даже одна неоформленная смена = риск.
4. Как выстроить безопасную модель
✅ Правильный выбор формата
Трудовой договор. Подходит, если есть постоянные задачи, график, включённость в рабочий процесс. Обеспечивает соцгарантии и юридическую защиту обеих сторон.
Договор ГПХ. Работает в случае разовых услуг: разгрузка, монтаж, консультирование. Нет постоянного графика, подчинения.
Сотрудничество с самозанятыми. Допустимо при:
- отсутствии признаков трудовых отношений;
- лимите дохода (до 2,4 млн руб. в год);
- оформлении через приложение «Мой налог»;
- учёте факта оказания услуг, а не «нахождения на объекте».
✅ Проверка контрагентов и исполнителей
- Проверяйте статус самозанятого на сайте ФНС
- Убедитесь, что ИП зарегистрирован, имеет нужный ОКВЭД
- Заключайте договоры с чёткими формулировками задач
- Ведите переписку и храните документы: акты, заявки, отчёты
✅ Прозрачная кадровая документация
- Договоры, приказы, табели, ведомости — всё должно быть на месте
- Уведомления о приёме и увольнении — по форме
- Своевременная сдача отчётности в налоговую и фонды
- Ведение журнала охраны труда и вводных инструктажей
Подведем итог
Ошибки в оформлении персонала — не просто формальности, а реальные риски для бизнеса: от штрафов и конфликтов до потери репутации. Работодатель, который игнорирует тонкости трудового законодательства, в итоге сталкивается с затратами, которые можно было бы легко избежать.
Чтобы этого не произошло, важно выстраивать процессы прозрачно, внимательно следить за изменениями в законодательстве и при необходимости привлекать экспертов. Грамотно оформленные сотрудники — это не только безопасность, но и основа устойчивых, доверительных отношений внутри компании.
Подписывайтесь на наш телеграм — там всё, что нужно, чтобы понимать рынок, быть эффективным и не теряться в хаосе работы с людьми.