В этой статье мы подробно расскажем, как с помощью автоматизации документооборота можно существенно сэкономить время и снизить количество ошибок при управлении экспортной документацией, а также поделимся кейсом, который иллюстрирует автоматизированные процессы на практике.
Сегодня, в условиях глобальной торговли, компании, занимающиеся экспортом продукции, сталкиваются с высокой сложностью ведения и обработки экспортной документации. Быстро меняющиеся требования законодательства, особенности внешних рынков (в частности, ЕАЭС), необходимость точного и своевременного оформления множества документов — всё это создает серьезные вызовы. В таких условиях ручное ведение документооборота становится причиной ошибок, задержек и дополнительных затрат. На помощь приходит автоматизация, в частности — использование системы 1С:Документооборот.
Почему экспорт требует автоматизации документооборота?
Экспорт представляет собой сложный, многоступенчатый процесс, сопряженный с необходимостью оформления большого объема документации. Среди таких документов — товарные накладные, счета-фактуры, сертификаты качества и соответствия, декларации безопасности, а также различные таможенные формы. Особое внимание уделяется маркировке продукции, например, в рамках системы «Честный знак». Корректное оформление и фиксация маркировочных знаков имеют критическое значение для соблюдения требований законодательства и успешного прохождения таможенных процедур. Кроме того, очень важно правильно вести учет сроков действия сертификатов и деклараций, поскольку их просрочка может обернуться штрафными санкциями и задержками грузов.
Если компании продолжают вести документооборот вручную, это сопровождается значительными временными затратами на оформление и согласование документов, ошибками, вызванными человеческим фактором, и отсутствием мобильности сотрудников. Последнее означает, что сотрудники вынуждены работать преимущественно на стационарных рабочих местах, что замедляет обработку оперативных задач. Кроме того, ручной учет сроков и взаимосвязей между документами становится слишком сложным, и многие компании просто не в состоянии решить задачи автоматизации без привлечения опытных специалистов, так как им не хватает компетенций в IT-сфере или правильно выбранных инструментов.
Как подготовиться к автоматизации?
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) — это не просто покупка лицензии, а сложный организационный проект. Его успех зависит от подготовки, правильного планирования и вовлеченности команды. Вот пошаговые рекомендации, основанные на лучших практиках.
Шаг 1. Проведите внутренний аудит и формализуйте процессы до старта проекта. Зафиксируйте процессы «как есть». Не полагайтесь на устные описания. Пропишите на бумаге все текущие маршруты движения документов: кто, кому, что передает, на каком этапе и в каком виде (бумага, email, мессенджер).
Выявите «узкие места». Определите, где происходят самые частые задержки и ошибки. Это те процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь для быстрой победы и демонстрации пользы.
Определите зоны ответственности. Четко поймите, кто из сотрудников отвечает за каждый этап работы с документом (создание, согласование, подписание, исполнение, архив).
Зачем это нужно? Без понимания текущей ситуации в компании вы будете автоматизировать хаос — это главная причина неудачных внедрений. Но если вы потратите силы и время на подготовку, то получите четкое ТЗ для исполнителя и сможете аргументированно обсуждать варианты решений.
Шаг 2. Сформируйте рабочую группу и назначьте ответственных. Владелец процесса (топ-менеджер): как правило, это основной заказчик проекта. Обладает полномочиями принимать стратегические решения и «продавливать» сопротивление. Участвует на ключевых этапах.
Куратор от заказчика: менеджер проекта внутри компании. Координирует работу, собирает требования от отделов, организует тестирование и обучение, является единой точкой контакта для внедренца.
Ключевые пользователи: 2-3 представителя из разных отделов (бухгалтерия, продажи, закупки, юристы), которые лучше всех знают специфику работы с документами. Они будут тестировать процессы и станут «агентами изменений» в своих департаментах.
Команда исполнителя: обеспечивает техническую реализацию.
Зачем это нужно? Проект без ответственного и поддержки руководства обречен на провал. Рабочая группа обеспечивает принятие взвешенных решений и быструю коммуникацию.
Шаг 3. Начните с пилотного проекта. Выберите один-два самых проблемных, но не очень сложных бизнес-процесса для автоматизации. Например, «Согласование договоров» (юрист → менеджер → директор) или «Оформление заявок на закупку» (отдел → руководитель → отдел закупок). Настройте и запустите автоматизацию только для этих процессов. Отработайте на них все этапы: настройку, обучение, работу с ошибками.
Зачем это нужно? Это позволяет быстро (за 1-2 недели) получить первый измеримый результат и доказать ценность системы скептикам, выявить скрытые проблемы и доработать систему на небольшом масштабе, не рискуя проектом в целом, а также настроить процессы под себя, не пытаясь объять необъятное.
Шаг 4. Уделите максимальное внимание обучению и мотивации сотрудников. Обучайте на реальных задачах. Не просто показывайте интерфейс, а разбирайте конкретные кейсы «Как создать договор?», «Как отправить его на согласование?», «Как найти документ в архиве?».
Проведите обучение для разных ролей. Бухгалтерам не нужно знать, как создается приказ на отпуск, а кадровикам — как выставляется счет. Готовьте разные программы обучения.
Назначьте «агентов изменений». Это те самые ключевые пользователи, которые после обучения помогут коллегам в своем отделе.
Мотивируйте, а не заставляйте. Объясните сотрудникам, как система упростит им жизнь (меньше беготни с бумагами, не нужно искать документы в почте, все сроки под контролем). Свяжите использование системы с KPI.
О том, почему так важно обучать свою команду работе с информационной системой мы писали тут
Зачем это нужно? Любое изменение встречает сопротивление. Страх и непонимание — главные враги автоматизации. Грамотное обучение снимает 90% возражений.
Как выбрать интегратора?
Старайтесь выбирать компанию, которая давно существует на рынке, предоставляет услуги по внедрению it-решений для средних и крупных клиентов, сталкивающихся с разнообразными бизнес-задачами, включая экспорт продукции на рынки ЕАЭС и Китая. Обращайте внимание на то, чтобы интегратор мог не просто предложить стандартный программный продукт “из коробки”, а разрабатывал и внедрял адаптированные решения, которые учитывают нюансы различных бизнес-процессов, международной торговли и требования местного законодательства.
Выбирайте специалистов, которые обладают опытом интеграции учетных систем с системой маркировки «Честный знак», а также опытом подключения мобильных приложений, это позволяло бы вашим сотрудникам работать вне офиса через мобильные устройства. Автоматизация формирования полного пакета необходимых документов значительно снижает число ошибок, а встроенные механизмы контроля сроков и уведомлений гарантируют своевременное информирование ответственных лиц.
Уточните, обеспечивает ли интегратор комплексную поддержку и обучение пользователей на стадии опытно-промышленной эксплуатации — это позволяет максимально эффективно эксплуатировать систему с первых же дней ее внедрения. Такой опыт команды-исполнителя и системный подход позволят быстро запустить ваш проект без ущерба качеству и добиться высокой отдачи.
Как мы создали решение для управления экспортной документацией
Когда мы столкнулись с аналогичной задачей адаптации типового программного продукта для автоматизации экспортного документооборота под требования заказчика, специалисты практики ECM придумали, как привести в соответствие решение 1С:Документооборот с нуждами управления экспортной документацией. Полученное решение включало ряд функций, которые сделали процесс управления экспортными документами более удобным и надежным. Во-первых, система стала способна автоматически генерировать весь комплект экспортных документов. Это означает, что при выборе конкретных товаров комплект необходимых накладных, сертификатов и деклараций формируется автоматически с подстановкой всех связанных данных, что значительно ускоряет подготовку документации и минимизирует человеческие ошибки.
Во-вторых, особое внимание было уделено мобильности — пользователи могли обращаться к системе из любой точки мира с помощью мобильных устройств без необходимости присутствия за стационарным компьютером. В рамках процесса маркировки продукции была реализована возможность оформления заказа на маркировочные знаки по удобным шаблонам, загрузки файлов для печати, а также контроля факта нанесения маркировки на складских операциях.
Важным элементом системы также стал контроль сроков действия сертификатов и деклараций. Система автоматически напоминает ответственным сотрудникам о приближении даты окончания действия документов, что помогает планировать их своевременное обновление и снижать риск штрафов и задержек на таможне. Функции управления задачами и статусами обеспечивают прозрачность исполнения и позволяют различным подразделениям эффективно взаимодействовать друг с другом.
Как работает СЭД на практике
Один из кейсов внедрения такой системы был реализован в компании, специализирующейся на экспорте в Китай и страны ЕАЭС копченой, вяленой и замороженной рыбы, а также рыбных консервов и пресервов. До автоматизации документооборот в этой компании велся вручную или через электронную почту, что приводило к медленной обработке документов и значительному количеству ошибок, особенно связанных с маркировкой продукции. Менеджеры не всегда могли оперативно реагировать на задачи, особенно находясь вне офиса. Дополнительно возникали проблемы с просрочками деклараций и сертификатов, что создавало риски для бизнеса.
Для устранения этих проблем в компании-экспортере была внедрена система 1С:Документооборот с шаблонами основных экспортных документов, что позволило автоматизировать их формирование. Бизнес-процесс маркировки был настроен так, чтобы объединить заказ, печать и фиксацию маркировочных знаков в единой системе. Благодаря мобильному клиенту сотрудники получили возможность эффективной работы из любого места и в любое время. Также автоматизация контроля сроков и установка уведомлений позволили вовремя обновлять действующие сертификаты и декларации. Важной составляющей стала организация обучения и поддержки персонала, что значительно облегчило переход к новым рабочим процессам.
В итоге компания сократила время оформления документов примерно на четверть, снизила ошибки в маркировке на треть, а также повысила прозрачность рабочих процессов и мобильность сотрудников. Это дало ей ощутимые конкурентные преимущества и позволило качественно улучшить управление экспортом.
Какие трудности возникли и как мы их преодолевали
В процессе внедрения системы автоматизации документооборота возникали, конечно, и сложности. Одной из них стало сопротивление сотрудников нововведениям, что типично для процессов цифровой трансформации бизнеса. Для решения этой проблемы были проведены обучающие сессии, которые помогли персоналу адаптироваться к новым методам работы и понять преимущества автоматизации. Кроме того, интеграция с внешними системами — «Честным знаком» и системами ЕАЭС — требовала использования надежных API для стабильного обмена данными, что было реализовано благодаря технической экспертизе команды.
Еще одной задачей стало обеспечение мобильности и стабильности работы системы на различных устройствах, что решалось оптимизацией каналов связи и адаптацией интерфейса под разные типы гаджетов. Благодаря этим усилиям все основные препятствия были успешно преодолены, что позволило полноценному запуску системы с положительными результатами.
Итоги и преимущества автоматизации
Автоматизация документооборота — необходимый шаг для компаний, работающих на экспортных рынках с высокими требованиями к маркировке и контролю. Компании, которые внедряют СЭД, получают ощутимые конкурентные преимущества и освобождают ресурсы для развития и масштабирования бизнеса.
В результате автоматизации документооборота компании-заказчики всегда получают несколько важных преимуществ. Во-первых, отмечается существенное сокращение времени на оформление и согласование документов, что ведет к экономии ресурсов. Во-вторых, снижается риск ошибок и, следовательно, штрафов и возвратов. В-третьих, процессы становятся более прозрачными, а команда — более мобильной, что позволяет быстрее реагировать на изменение условий рынка. Наконец, гибкая и адаптивная система позволяет легко подстраиваться под разные бизнес-условия, что особенно ценно для компаний, работающих на сложных экспортных рынках.